Record

Sentec EMS memiliki fitur Record, dimana karyawan dapat menggunakan smartphone untuk melakukan absensi.

View

Data absensi karyawan dapat ditampilkan berdasarkan periode tanggal yang dipilih, dengan opsi filter per departemen, working status dan nama karyawan untuk memudahkan pencarian.

• Kolom Date: Menampilkan tanggal saat karyawan melakukan absensi.
• Kolom Employee: Berisi informasi lengkap tentang karyawan, termasuk foto profil, nama lengkap, departemen, dan jabatan.
• Kolom Work Schedule: Berisikan jadwal kerja karyawan pada hari absensi, baik untuk jadwal reguler maupun shift.
• Kolom Start Time/End Time: Selain menampilkan waktu mulai dan berakhir absensi, sekarang juga dilengkapi dengan validasi lokasi.
  • Teks waktu merah : Menunjukkan karyawan terlambat atau pulang lebih awal dari jadwal.
  • Teks waktu hitam : Menunjukkan karyawan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
  • Ikon lokasi merah : Menunjukkan karyawan berada di luar radius lokasi absensi yang sudah ditentukan.
  • Ikon lokasi hijau : Menunjukkan karyawan berada dalam radius lokasi absensi.
• Kolom Duration: Menampilkan durasi waktu kehadiran karyawan dalam jam dan menit
• Kolom Record Log: Menyediakan informasi tambahan terkait absensi, seperti lokasi karyawan saat melakukan check-in/check-out dan foto wajah saat absensi. Validasi lokasi kini dapat dilihat di kolom ini.

Informasi Pop-Up

Kolom Record Log juga memiliki tombol yang akan menampilkan pop-up berisi informasi kehadiran. Pop-up ini dibagi ke dalam beberapa bagian:

1. Map: Menampilkan lokasi kehadiran karyawan dan lokasi check-in yang dipilih (misalnya hotel).
2. Start Time: Menampilkan informasi clock-in karyawan, termasuk detail foto dan lokasi, beserta status validasi.
3. Log 1, Log 2, dan seterusnya: Mencatat aktivitas clock-out tambahan, termasuk detail foto dan lokasi, beserta status validasi.
4. End Time: Menampilkan informasi clock-out terakhir karyawan, termasuk detail foto dan lokasi, beserta status validasi.

User dapat mengubah status validasi pada kolom Location dan Photo dengan mengklik toggle yang tersedia.

Aturan

• Clock-in hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap jadwal.
• Clock-out dapat dilakukan beberapa kali dalam satu hari.
• Seluruh aktivitas clock-in dan clock-out dicatat dan ditampilkan dalam Activity Log.
• Sistem mencatat clock-in pertama dan clock-out terakhir dalam satu hari sebagai data kehadiran resmi.
• Setiap aktivitas clock-out tambahan akan disimpan dalam Activity Log dan ditampilkan secara berurutan (Log 1, Log 2, dan seterusnya) sebagai referensi.

Add Manual Record

Pencatatan kehadiran secara manual dapat dilakukan melalui Employee Calendar.
Buka profil karyawan, kemudian akses Employee Calendar.

Anda dapat menambahkan catatan kehadiran pada tanggal tertentu dengan mengklik kalender. Jika karyawan memiliki jadwal pada tanggal yang dipilih, maka formulir Add Record akan otomatis muncul.

Pengguna dapat menambahkan catatan kehadiran secara manual untuk mengatasi kendala, seperti karyawan yang mengalami masalah pada perangkat smartphone. Penambahan kehadiran manual dilakukan secara terpisah untuk check-in dan check-out.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan catatan kehadiran secara manual:

1. Klik Add Record pada kolom tanggal tempat Anda ingin menambahkan data kehadiran.
2. Pada formulir Add Record, nama karyawan akan terisi secara otomatis.
3. Pilih jadwal kerja jika diperlukan.
   Jika karyawan hanya memiliki jadwal reguler, kolom ini mungkin akan kosong dan dapat dilewati.
4. Pilih lokasi kehadiran.
5. Tanggal akan otomatis terisi berdasarkan kolom yang Anda pilih. Pastikan tanggal yang dipilih sudah benar.
6. Masukkan Time In atau Time Out.
7. (Opsional) Tambahkan catatan untuk memberikan informasi tambahan terkait data kehadiran.
8. Klik Save untuk menyimpan catatan.

Aturan

• Catatan kehadiran hanya dapat ditambahkan satu per satu.
• Catatan check-in harus ditambahkan terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan catatan check-out.
• Jika check-in sudah tercatat, maka penambahan kehadiran secara manual hanya dapat dilakukan satu kali untuk mengisi waktu check-out. Setelah disimpan, sistem akan secara otomatis mencatatnya sebagai check-out.
• Jika Anda ingin mengubah waktu check-in dan check-out setelah data ditambahkan, Anda harus menghapus catatan tersebut terlebih dahulu lalu menambahkannya kembali.

Setelah catatan berhasil ditambahkan, data tersebut akan ditampilkan pada Kalender Karyawan.

Hapus Record

User dapat menghapus record absensi karyawan secara manual dengan mengakses Record Log pada kalender dan memilih tanggal sesuai dengan record yang akan dihapus. Klik tombol menu, lalu pilih "Remove Attendance Record".
Tindakan ini akan menghapus riwayat check-in dan check-out karyawan yang terkait.

Note

Validasi jam kerja dan jadwal kerja tetap berlaku untuk penginputan absensi manual.