Task Reporting

Task Reporting adalah menu yang dapat digunakan oleh karyawan untuk membuat dan mengajukan Task Report.
Karyawan juga dapat menerima penugasan task dari HR maupun atasan langsung (Head of Department).

Menambahkan Task Report Baru

Untuk menambahkan task report baru, karyawan dapat membuka menu Task Reporting List.
Seluruh daftar tugas yang diberikan juga akan tersedia pada menu ini.

Saat membuat task report baru, karyawan harus memilih template task dan tanggal laporan.

Karyawan wajib mengisi seluruh field laporan yang diperlukan dan melakukan submit setelah laporan selesai dibuat.

Sebelum dilakukan submit, status laporan akan tetap berada pada status Draft.
Karyawan masih dapat memperbarui laporan selama status masih berada pada Draft.

Saat menambahkan atau memperbarui task report, karyawan harus menyimpan setiap update data task report sebelum laporan disubmit kembali.

Karyawan juga dapat melihat indikator progres penyelesaian tugas untuk memastikan bahwa task report sudah diselesaikan.

Submit dan Simpan Task Report

Setelah laporan disubmit, Task Report akan dikirim untuk proses approval.
Karyawan tidak dapat lagi memperbarui atau menghapus laporan setelah proses submit dilakukan.

Namun, karyawan masih dapat mengembalikan status laporan menjadi Draft apabila masih diperlukan revisi atau pembaruan data.

Penugasan Task Report

Ketika HR atau Head of Department (HOD) memberikan tugas kepada karyawan, karyawan akan menerima notifikasi melalui email.

Karyawan dapat mengisi dan memperbarui laporan melalui menu Task Reporting List.

Untuk melengkapi dan melakukan submit Task Report, karyawan harus mengakses Details.

Setelah tugas diberikan, HR atau HOD dapat mengembalikan Task Report untuk direvisi.

Jika status laporan berada pada status Returned, maka karyawan harus terlebih dahulu mengubah status kembali menjadi Draft sebelum memperbarui dan mengirim ulang Task Report.

Penugasan Task Repot (HOD)

Head of Department (HOD) memiliki akses untuk memberikan penugasan Task Report kepada karyawan di dalam departemennya.
HOD dapat memberikan tugas kepada dirinya sendiri maupun kepada karyawan lain sehingga proses distribusi, monitoring, dan koordinasi tugas menjadi lebih fleksibel dan teorganisir.

Setelah tugas diberikan oleh HOD, karyawan yang ditugaskan akan menerima notifikasi melalui email terkait penugasan tersebut.

Karyawan kemudian dapat mengakses tugas melalui menu Task Reporting List, melengkapi Task Report, dan mengirimkannya untuk proses approval.

Alur penugasan tugas adalah sebagai berikut:

Task di Assign oleh HOD
        ↓
Karyawan menyelesaikan Task Report
        ↓
Task di Submit untuk Approval HOD

Task Approval

Setelah Task Report disubmit, approver akan menerima notifikasi.
Approver juga dapat mengakses dan melakukan review Task Report melalui menu:

Task Management → Task Reporting → Approval

Approver dapat melakukan review terhadap Task Report yang telah disubmit dan memilih untuk:

• Menyetujui tugas
• Menolak tugas

Setelah tugas disetujui, laporan akan otomatis dipindahkan ke tab Reviewed untuk kebutuhan tracking dan dokumentasi.

Jika tugas ditolak, karyawan tidak dapat lagi memodifikasi laporan maupun mengubah status tugas.

Namun, apabila Task Report dikembalikan oleh management atau HR, karyawan masih dapat memperbarui Task Report dengan mengubah status tugas kembali menjadi Draft sebelum melakukan submit ulang.