Schedule
Sentec EMS mendukung pembuatan jadwal kerja yang fleksibel. Semua pilihan jadwal kerja harus dibuat terlebih dahulu melalui menu Configuration - Setup - Attendance.
Create
Pada halaman ini, pengguna dapat membuat jadwal kerja karyawan untuk periode tanggal tertentu dan per departemen dengan menggunakan mode tabel. Pilihan jadwal kerja yang muncul di atas tabel adalah jadwal kerja dengan tipe shift. Setiap karyawan hanya bisa memiliki satu jadwal kerja dalam satu hari. Jika terjadi kesalahan input jadwal, pengguna dapat mengganti jadwal karyawan dengan menimpa jadwal kerja yang lama dengan yang baru. Status jadwal kerja yang dibuat menggunakan tabel akan langsung aktif dan dapat dilihat dari kalender.
NOTE
Pembaruan jadwal kerja dengan mode tabel hanya dapat dilakukan untuk jadwal hari berikutnya.
Creator
Pengguna dapat menentukan karyawan mana saja (selain HOD) yang dapat membuat jadwal kerja. Karyawan dengan izin "Schedule Creator" dapat membuat jadwal kerja lintas departemen sesuai dengan izin yang diberikan. Jadwal kerja yang dibuat oleh "Schedule Creator" tidak langsung aktif; rencana jadwal ini harus mendapat persetujuan dari Kepala Departemen (melalui halaman karyawan) atau dari halaman manajemen.
Plan
Halaman ini menampilkan semua rencana jadwal kerja yang dibuat oleh "Schedule Creator" sesuai dengan periode tanggal yang dipilih. Pengguna dapat menyetujui atau menolak rencana jadwal kerja yang telah dibuat. Jika rencana disetujui, jadwal kerja akan menjadi aktif.
NOTE
Jika hanya ada sedikit perubahan pada rencana jadwal kerja, pengguna dapat menyetujuinya terlebih dahulu dan kemudian memperbarui jadwal kerja menggunakan mode tabel atau kalender.
Request
Halaman ini menampilkan proses pergantian jadwal kerja antar karyawan. Proses permintaan pergantian jadwal kerja berlangsung sebagai berikut:
- Karyawan mengajukan permintaan pergantian jadwal kerja dengan karyawan lain dalam satu departemen.
- Karyawan yang diajak tukar jadwal menyetujui permintaan.
NOTE
Karyawan yang diajak tukar jadwal akan menerima notifikasi terkait permintaan pertukaran jadwal dan dapat melakukan approval - Schedule melalui halaman Approval di Employee Page.
- Kepala Departemen (HOD) menyetujui permintaan pergantian jadwal.
- Jika poin 2 dan/atau poin 3 tidak mendapatkan persetujuan, maka proses pergantian jadwal akan dibatalkan.
Note
User di halaman manajemen dapat mengambil alih peran sebagai approver untuk poin ke-3.
Anda juga dapat mengatur terkait dengan ketentuan auto approve schedule di halaman Configuration - Setup - Attendance jika schedule yang diajukan oleh karyawan dapat langsung aktif setelah disetujui oleh karyawan yang diajak tukar jadwal.
View
Menampilkan jadwal kerja dalam bentuk kalender. Silakan tentukan departemen terlebih dahulu untuk melihat jadwal kerja karyawan selama 1 bulan dalam kalender. Pengguna dapat memfilter jadwal kerja melalui menu di sebelah kiri.
Manage schedule
Pada halaman ini, pengguna dapat membuat atau memperbarui jadwal kerja karyawan. Klik pada tanggal di kalender, kemudian formulir akan muncul di sebelah kanan. Pilih nama karyawan dan jadwal kerja yang akan ditambahkan.
Note
Karyawan dapat memiliki lebih dari satu jadwal kerja dalam satu hari.
Custom Work Hour
Pengguna (User) dapat menambahkan jadwal kerja untuk karyawan yang sebelumnya tidak tercantum di "Work Schedule". Pilih karyawan, kemudian masukkan jam masuk dan keluar dari jadwal kerja. Tipe "Work Schedule" ini harus menggunakan "Custom Hour" di menu Configuration - Setup - Attendance.
Note
Disarankan dibuatkan “Work Schedule” khusus untuk kasus ini
Split Shift
Jadwal kerja dimana jam kerja terpisah dalam satu hari. Misalnya, karyawan bekerja 8 jam dalam satu hari, tetapi jam kerjanya dibagi menjadi dua sesi masing-masing 4 jam. Pengguna dapat membuat jadwal dengan jam kerja terpisah seperti jam kerja kustom. Aktifkan pilihan "Split Shift" ketika membuat jadwal kerja karyawan.
Note
disarankan untuk membuat "Work Schedule" khusus untuk kasus ini. Karyawan tetap harus melakukan check in/out sesuai dengan jam yang telah ditentukan.