Attendance Report

Pada kategori Attendance Report, terdapat tiga jenis laporan yang dapat diakses oleh manajemen untuk mendapatkan insight yang lebih detail.

Record and Schedule Reports

Record and Schedule Reports menyediakan informasi detail mengenai kehadiran dan ketidakhadiran karyawan. Report ini dapat digunakan untuk membantu memantau kedisiplinan, kepatuhan terhadap jadwal kerja, serta efektivitas kehadiran karyawan.

Pada report ini, filter data dapat dilakukan berdasarkan status kontrak karyawan, baik aktif maupun tidak aktif, dalam periode tertentu.

Data yang ditampilkan pada report juga dapat disesuaikan melalui fitur Column Filter, dengan memilih kolom informasi yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan report.

Informasi yang Ditampilkan

Dalam report ini, tersedia berbagai informasi terkait data attendance, antara lain:

• Rekap Kehadiran: Menampilkan ringkasan data kehadiran karyawan berdasarkan periode yang dipilih.
• Total Schedule: Menampilkan total jadwal kerja yang ditetapkan untuk setiap karyawan.
• Jumlah Jadwal Split Shift: Menampilkan jumlah jadwal kerja yang menggunakan sistem split shift.
• Jumlah Keterlambatan: Menampilkan jumlah kejadian serta total waktu keterlambatan karyawan.
• Jumlah Total Overtime: Menampilkan total jam kerja di luar jadwal kerja yang telah ditentukan.
• Jumlah Pengambilan Leave: Menampilkan total cuti yang diambil dalam periode tertentu.
• Balance: Menampilkan selisih antara jumlah absensi (Records) dan jumlah jadwal kerja (Schedules), khusus untuk karyawan dengan tipe kerja Shift. Nilai Balance yang normal adalah 0, yang menunjukkan bahwa jumlah record absensi sesuai dengan jumlah jadwal yang ditetapkan.

Attendance Changelog

Pada Attendance Report, tersedia fitur Changelog untuk melihat riwayat dan validitas data absensi karyawan.

Informasi yang tersedia meliputi:

• Valid dan Invalid Attendance Location: Menampilkan jumlah absensi yang dilakukan pada lokasi yang valid maupun tidak valid.
• Valid dan Invalid Attendance Photo: Menampilkan jumlah foto absensi yang valid maupun tidak valid.
• Attendance Validation Details: Menampilkan rincian validitas foto dan lokasi untuk setiap absensi yang dilakukan oleh karyawan.

Fitur ini membantu proses monitoring dan pengecekan validitas data absensi secara lebih detail.

Record Location Reports

Record Location Report menyediakan log detail check-in dan check-out karyawan berdasarkan lokasi. Report ini dapat diakses melalui Report Menu → Attendance Reports, sehingga data kehadiran berdasarkan lokasi dan Location Tag dapat ditinjau secara lebih detail.

Pada Record Location Report, periode data harus dipilih terlebih dahulu sebelum informasi ditampilkan. Tersedia juga filter tambahan untuk menyaring data berdasarkan Location dan Department.

Informasi yang ditampilkan dalam report meliputi:

• Employee Name
• Department
• Total Record
• Location Tag

Pencarian berdasarkan nama karyawan juga tersedia untuk menampilkan data yang lebih spesifik.

Setelah data ditampilkan, tombol Download tersedia untuk mengunduh hasil report.

Jika report difilter berdasarkan Location, data akan ditampilkan sesuai dengan Location Tag yang dipilih. Jika tidak terdapat filter lokasi, report akan menampilkan data dari seluruh lokasi yang tersedia dalam property.

Total Record dan Location

Record Location Report menampilkan jumlah aktivitas absensi karyawan dalam periode yang dipilih beserta distribusi lokasi tempat aktivitas absensi dilakukan.

• Total Record menunjukkan total jumlah aktivitas absensi, baik check-in maupun check-out, yang dilakukan dalam periode tersebut.
• Location menunjukkan lokasi tempat aktivitas absensi dilakukan. Nilai pada kolom ini tidak merepresentasikan penjumlahan dari Total Record dan tidak harus sama dengan nilai Total Record.
• Nilai pada masing-masing lokasi menunjukkan adanya aktivitas absensi pada lokasi tersebut dan bukan merupakan total frekuensi seluruh aktivitas absensi.

Contoh:

Seorang karyawan memiliki Total Record = 2 dalam periode yang dipilih, dengan rincian lokasi:

• Jakarta Office: 2
• WFH: 1
• Bali Office: 1

Artinya:

• Terdapat total 2 aktivitas absensi dalam periode tersebut.
• Jika check-in atau check-out dilakukan di beberapa lokasi dalam satu jadwal, setiap lokasi akan dicatat secara terpisah pada kolom lokasi.
• Satu karyawan dapat muncul pada beberapa lokasi dalam satu jadwal.
• Total Record menunjukkan jumlah keseluruhan aktivitas absensi, sedangkan kolom Location menunjukkan lokasi tempat aktivitas tersebut dilakukan.

Catatan

Pada log record absensi, setiap aktivitas absensi akan dicatat ketika karyawan melakukan absensi di beberapa lokasi dalam satu jadwal.

Setiap log mencantumkan lokasi dan Location Tag yang sesuai, sehingga riwayat aktivitas absensi berdasarkan lokasi dapat ditelusuri dengan lebih jelas.

Data lokasi tersebut kemudian direfleksikan dalam Record Location Report, di mana lokasi-lokasi yang terlibat selama periode yang dipilih dirangkum berdasarkan aktivitas absensi yang tercatat.