Reprimand

Modul Reprimand memungkinkan Manajemen untuk mendokumentasikan, memantau, dan mengelola tindakan disipliner karyawan dalam sistem secara terstruktur dan terkendali.

Saat ini, reprimand hanya dapat dibuat oleh Head of Department (HOD) dan/atau Property Leader melalui halaman Employee, sebagai bagian dari proses pengelolaan kinerja dan perilaku karyawan.

Semua reprimand yang dibuat atau ditetapkan oleh HOD akan tersedia pada halaman Manajemen, dan User yang memiliki akses ke fungsi berikut dapat:

• Melihat daftar reprimand yang telah ditetapkan
• Membuat atau mengunggah surat reprimand
• Mengunduh surat reprimand

Sebelum menetapkan reprimand kepada karyawan, template reprimand harus terlebih dahulu ditambahkan melalui menu Configuration.

Detail Reprimand

Pada halaman Reprimand Details, Manajemen atau HR dapat melakukan:

• Menambahkan tag untuk mengkategorikan reprimand
• Menambahkan catatan terkait reprimand
• Mengunduh lampiran pendukung
• Meninjau timeline persetujuan, termasuk seluruh riwayat proses persetujuan

Bagian ini memberikan visibilitas menyeluruh serta memastikan dokumentasi lengkap atas siklus reprimand.

Note

Tag yang tersedia berasal dari Employee Tags yang telah dikonfigurasi sebelumnya pada bagian Setup.

Menglola Surat Reprimand

Surat reprimand dikelola melalui tab Letter. Pada bagian ini, Manajemen dapat:

• Mengunggah surat reprimand yang sudah ada, atau
• Membuat surat reprimand secara otomatis

Surat yang dihasilkan secara otomatis akan dibuat berdasarkan template reprimand yang dipilih, termasuk format dan placeholder yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini memastikan konsistensi, akurasi, dan standarisasi dalam seluruh dokumen reprimand.

Ketika surat dibuat dari template, Manajemen atau HR dapat meninjau serta mengelola konten yang dihasilkan sesuai kebutuhan.

Pada template surat yang telah digenerate akan menampilkan informasi utama terkait surat yang dihasilkan, antara lain:

• Letter Number – Nomor unik yang dihasilkan berdasarkan prefix surat yang telah dikonfigurasi
• Create Date – Tanggal pembuatan surat
• Status – Status terkini surat (misalnya: Pending, Approved)

Konten Surat

Bagian halaman surat menampilkan isi surat reprimand yang dihasilkan. Pada bagian ini, pengguna dapat:

• Melihat pratinjau surat
• Mengedit konten jika diperlukan
• Mengunggah file PDF apabila surat disiapkan secara eksternal

Penting:
Mengunggah file PDF akan:

• Menggantikan konten surat yang ada
• Secara otomatis mengubah status surat menjadi Completed
• Melewati seluruh proses tanda tangan yang masih tertunda

Tindakan ini tidak dapat Batalkan atau tarik kembali.

Pengguna juga dapat menghasilkan file PDF langsung dari sistem berdasarkan konten dan tanda tangan yang tersedia.

Signatories

Jika surat reprimand digenerate secara otomatis dari template yang tersedia maka secara default, penandatangan surat reprimand akan tersedia dan prosesnya meliputi:

• Head of Department (HOD) sebagai penerbit
• Approver yang ditunjuk (jika ada)
• Karyawan yang menerima reprimand

Penandatangan juga dapat ditambahkan secara manual sesuai kebutuhan proses otorisasi organisasi.

Hal ini memastikan bahwa surat reprimand telah diakui dan disahkan oleh seluruh pihak terkait.

Finalizing the Reprimand Letter

Setelah seluruh informasi diverifikasi dan semua penandatangan telah menyelesaikan proses tanda tangan, Manajemen dapat melanjutkan dengan langkah berikut:

• Meninjau surat kembali
• Menghasilkan dokumen PDF langsung dari sistem
• Mengubah status reprimand menjadi Completed

NOTE

Selama status surat belum Completed, Management masih dapat mengunggah surat dari sumber eksternal dalam format PDF ke dalam sistem.

Setelah status menjadi Completed, Manajemen wajib menentukan Effective Date sebagai tanggal mulai berlakunya reprimand. Periode berlaku dan tanggal kedaluwarsa akan mengikuti konfigurasi yang telah ditentukan dalam template reprimand.

Download Surat Reprimand

Untuk mengunduh surat reprimand dalam format PDF:

• Klik tombol Preview
• Opsi Download akan tersedia pada jendela pratinjau

Fitur unduh tetap tersedia meskipun surat masih dalam proses penandatanganan atau sebelum status reprimand ditetapkan sebagai Completed.