Reprimand
El módulo de Reprimand permite a Management documentar, monitorear y gestionar las acciones disciplinarias de los empleados dentro del sistema de manera estructurada y controlada.
Actualmente, las reprimendas solo pueden ser emitidas por el Head of Department (HOD) y/o el Property Leader a través de la Employee Page, como parte del proceso de gestión del desempeño y la conducta de los empleados.
Todas las reprimendas creadas o asignadas por el HOD estarán disponibles en la página de Management, y los usuarios con acceso cuentan con las siguientes funcionalidades:
- Ver la lista de reprimendas asignadas
- Generar o cargar cartas de reprimenda
- Descargar cartas de reprimenda
Antes de asignar una reprimenda a un empleado, se debe configurar previamente una plantilla de reprimenda a través de Configuration.
Detalles de la Reprimenda
En la página de Reprimand Details, Management o HR puede realizar las siguientes acciones:
- Asignar etiquetas para categorizar la reprimenda
- Registrar notas relacionadas con la reprimenda
- Descargar archivos adjuntos de soporte
- Revisar la línea de tiempo de aprobación, incluyendo el historial completo del proceso
Esta sección proporciona visibilidad integral y garantiza una adecuada documentación del ciclo de vida de la reprimenda.
Note
Las etiquetas disponibles se derivan de los Employee Tags configurados previamente en la sección Setup.
Gestión de la Carta de Reprimenda
La carta de reprimenda se gestiona a través de la pestaña Letter. En esta sección, Management puede:
- Cargar una carta de reprimenda existente, o
- Generar automáticamente una carta de reprimenda
Las cartas generadas automáticamente se basan en la plantilla de reprimenda seleccionada, incluyendo formatos y marcadores predefinidos. Esto garantiza consistencia, precisión y estandarización en toda la documentación.
Cuando una carta se genera a partir de una plantilla, Management o HR puede revisarla y gestionarla según sea necesario.
Esta sección muestra la información clave asociada con la carta generada, incluyendo:
- Letter Number – Identificador único generado según el prefijo configurado
- Create Date – Fecha en que se generó la carta
- Status – Estado actual de la carta (por ejemplo, Pending, Approved)
Contenido de la Carta
La sección Letter Content muestra el contenido de la carta generada. En esta sección, los usuarios pueden:
- Previsualizar la carta
- Editar el contenido si es necesario
- Cargar un archivo PDF si la carta fue preparada externamente
Importante:
Cargar un archivo PDF:
- Reemplazará el contenido actual de la carta
- Marcará automáticamente la carta como Completed
- Omitirá cualquier proceso de firma pendiente
Esta acción es irreversible.
Los usuarios también pueden generar un archivo PDF directamente desde el sistema, incluyendo el contenido actual y las firmas recopiladas.
Firmantes
Si la carta de reprimenda se genera automáticamente a partir de la plantilla disponible, los firmantes se incluirán por defecto. El proceso de firma incluirá:
- El Head of Department (HOD) como emisor
- El aprobador asignado (si aplica)
- El empleado que recibe la reprimenda
Se pueden agregar firmantes adicionales según sea necesario para cumplir con los procedimientos de autorización de la organización.
Esto garantiza que la carta de reprimenda sea debidamente reconocida y autorizada por todas las partes relevantes.
Finalización de la Carta de Reprimenda
Una vez que toda la información ha sido verificada y todos los firmantes han completado el proceso de firma, Management puede proceder con las siguientes acciones:
- Revisar la carta
- Generar el documento PDF directamente desde el sistema
- Actualizar el estado de la reprimenda a Completed
NOTE
Mientras el estado de la carta no esté marcado como Completed, Management aún puede cargar una carta desde una fuente externa en formato PDF al sistema.
Una vez completado, Management debe definir la Effective Date, indicando cuándo la reprimenda entra en vigor. El período de validez y la fecha de expiración se aplicarán según la configuración definida en la plantilla de reprimenda.
Descarga de la Carta de Reprimenda
Para descargar la carta de reprimenda en formato PDF:
- Haga clic en el botón Preview
- La opción Download estará disponible en la ventana de vista previa
La funcionalidad de descarga permanece disponible incluso si la carta aún está en proceso de firma o antes de que la reprimenda sea marcada como Completed.