Gestión de Asistencia
Horario
Ver y gestionar los horarios de trabajo de los empleados con turnos.
Vista
Este submenú muestra el horario de trabajo de un departamento durante un mes en modo Calendario o Lista.
Edición
Los empleados que se desempeñan como Jefes de Departamento (HOD) pueden modificar el horario de trabajo de su departamento utilizando el modo calendario. Haga clic en una fecha del calendario y aparecerá un formulario en el lado derecho. Seleccione al empleado y configure su horario de trabajo.
Para eliminar un horario de trabajo, haga clic en el ícono de Papelera junto al horario del empleado.
La creación de horarios personalizados o turnos separados se puede realizar aquí: enlace.
Nota
Las fechas pasadas no se pueden seleccionar para edición (agregar o eliminar horarios). Un empleado puede tener más de un horario de trabajo en un mismo día.
Crear
Esta función solo está disponible para empleados que se desempeñan como Jefes de Departamento. Permite crear horarios de trabajo para su departamento. Especifique el rango de fechas del horario y haga clic en Generate Table. Cree el horario utilizando el modo tabla. Seleccione el tipo de horario y luego haga clic en la celda correspondiente al empleado y la fecha.
Si ocurre un error o desea cambiar el horario de un empleado, seleccione el tipo de horario ubicado sobre la tabla y superpóngalo sobre el horario que desea modificar.
Nota
La creación de horarios mediante el modo tabla no admite horarios personalizados ni asignar más de un horario a un empleado en un mismo día.
Plan
Los empleados con permiso para crear horarios de trabajo pueden acceder a este menú. Pueden crear horarios para uno o varios departamentos, según el acceso otorgado.
El proceso de creación de horarios para un Creador es casi el mismo que para un Jefe de Departamento (HOD). Sin embargo, los horarios planificados deben ser aprobados por el jefe de departamento o la gerencia antes de que puedan activarse y ser utilizados por los empleados.
Los Creadores pueden crear un horario planificado desde el menú Plan haciendo clic en el botón más (+) para agregar un nuevo plan de horario.
NOTA
Si tiene el acceso correspondiente, podrá ver y utilizar este menú. Si no está autorizado, el contenido no estará disponible.
En el formulario del plan de horarios, especifique el rango de fechas del horario planificado y seleccione el departamento correspondiente. También puede agregar un título y notas si es necesario.
Horario de Equipo
También puedes crear un horario para un equipo. Sin embargo, solo puedes planificar el horario del equipo si has sido asignado como líder y creador del horario para ese equipo.
Ten en cuenta que solo puedes ser asignado como líder y creador del horario dentro de tu propio departamento.
Luego, ingrese los detalles del horario de trabajo haciendo clic y arrastrándolos a la tabla disponible según el nombre del empleado y la fecha especificada en cada tabla.
Nota
Asegúrese de que cada vez que cree un horario de trabajo, todas las columnas de fechas de la tabla estén completas con el horario correspondiente. Esto se debe a que los rangos de fechas de los planes de horario no deben superponerse.
Por ejemplo, si ya existe un plan de horario del 1 al 7 de mayo y desea crear otro del 5 al 12 de mayo, el sistema lo rechazará si el plan anterior no ha sido rechazado por el HOD o la gerencia.
Solicitud
En Sentec EMS, los empleados pueden enviar solicitudes para cambiar su propio horario de trabajo o un horario que les haya sido asignado.
Existen dos tipos de solicitudes de horario disponibles para los empleados:
- Agregar / Reemplazar Horario
- Intercambiar Horario
1. Agregar y Reemplazar Horario
Los empleados pueden solicitar un cambio de horario haciendo clic en el botón Request y completando la información requerida, que incluye:
- Fecha del Cambio de Horario
- Horario de Trabajo
- Aprobador (por ejemplo, Jefe de Departamento)
- Motivo del Cambio de Horario
Existe una opción de alternancia (toggle) que determina cómo se aplicará el horario solicitado:
Toggle Desactivado (Agregar Horario)
Cuando la solicitud es aprobada, el nuevo horario se agregará al horario existente en la fecha seleccionada.Toggle Activado (Reemplazar Horario)
Cuando la solicitud es aprobada, el nuevo horario reemplazará al horario existente en esa fecha.
El flujo de aprobación es el siguiente:
- El empleado envía la solicitud.
- La solicitud se envía al Jefe de Departamento para su aprobación.
- Una vez aprobada, el horario solicitado se activa y se aplica según la opción seleccionada (Agregar o Reemplazar).
2. Intercambiar Horario
Para intercambiar horarios, los empleados pueden acceder al menú View y seleccionar:
- La fecha del calendario
- El nombre del empleado con quien desean intercambiar el horario
El proceso de solicitud de intercambio de horarios es el siguiente:
- El empleado envía una solicitud de intercambio de horario.
- El empleado seleccionado recibe una notificación y debe aprobar la solicitud.
- Después de la aprobación del segundo empleado, la solicitud se envía al Jefe de Departamento para la aprobación final.
- Una vez aprobada por el Jefe de Departamento, el intercambio de horarios se activa para ambos empleados.
Registro
En este menú, los empleados pueden ver sus propios registros de asistencia a través del submenú Personal.
Para los Jefes de Departamento, hay un submenú adicional (Department) que permite ver los registros de asistencia de sus empleados.
Personal
Esta página muestra los registros de asistencia del empleado según el rango de fechas seleccionado. Los empleados pueden ver y acceder a los detalles de sus horas de trabajo, así como a su registro personal de asistencia para cada fecha.
Department
Solo el Jefe de Departamento (HOD) puede ver los registros de asistencia de los empleados del departamento que gestiona.
Para ver estos registros, el HOD debe especificar el período de asistencia seleccionando un rango de fechas y puede aplicar opcionalmente un filtro por nombre del empleado.
Los registros de asistencia mostrados corresponderán al rango de fechas seleccionado.
Horas Extra
En Sentec EMS, los empleados pueden solicitar y gestionar sus registros de horas extra a través del menú Attendance.
El menú Overtime está disponible como un submenú, donde los empleados pueden acceder a los submenús Request, Approval y Record.
Solicitud de Horas Extra
El submenú Request muestra una lista de sus solicitudes de horas extra. Puede ver los detalles de cada solicitud haciendo clic en View Details, junto con el estado de la solicitud (Pending, Approved o Rejected).
Para enviar una nueva solicitud de horas extra, haga clic en el botón + Add Request.
NOTE
Debe ser elegible para solicitar horas extra. Si no cumple con los requisitos, no podrá enviar una solicitud de horas extra.
La siguiente información es obligatoria al enviar una solicitud de horas extra:
Período de Horas Extra
Seleccione una fecha única o un rango de fechas, según su solicitud de horas extra.Perfil de Horas Extra
Si su propiedad cuenta con más de un perfil de cálculo de horas extra y la selección de perfil está habilitada, debe elegir uno. El perfil seleccionado determinará cómo se calculan sus horas extra.Horas Extra Solicitadas
Especifique la cantidad de horas extra que está solicitando. El cálculo de las horas extra seguirá las horas solicitadas.Máximo de Horas Extra por Día
El sistema validará su solicitud según el límite máximo permitido de horas extra por día.Nota / Motivo
Debe proporcionar una nota o el motivo de la solicitud de horas extra.Aprobador
El aprobador responsable de revisar su solicitud se mostrará en la parte inferior del formulario.
Después de hacer clic en Save, su solicitud de horas extra se enviará al aprobador. Recibirá una notificación por correo electrónico una vez que la solicitud sea aprobada o rechazada.
Si es aprobada, las horas extra se calcularán y registrarán según sus datos de clock-in y clock-out en Sentec EMS.
Aprobación de Horas Extra
Para los Jefes de Departamento o aprobadores, este menú muestra una lista de solicitudes de horas extra enviadas por los empleados. Puede ver qué solicitudes han sido aprobadas y cuáles aún están en estado pendiente. Cada tarjeta de solicitud muestra la fecha de la solicitud y el nombre del empleado.
Para aprobar o rechazar una solicitud, haga clic en el botón Ver para abrir los detalles de la solicitud. Desde allí, puede aprobar o rechazar la solicitud.
Después de hacer clic en Aprobar o Rechazar, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación que le permitirá agregar comentarios.
Para las solicitudes aprobadas, también puede agregar un aprobador adicional. Cuando ingrese el nombre del siguiente aprobador, este recibirá una notificación para aprobar o rechazar la solicitud.
NOTA
Si no es Jefe de Departamento ni un aprobador asignado, este menú aparecerá vacío.
Asignar Horas Extra
Dentro del menú de Aprobación, los Jefes de Departamento (HOD) verán un botón + Agregar Asignación. Esto le permite asignar horas extra directamente a sus empleados.
Ingrese el nombre del empleado para asignar horas extra a un empleado específico. También debe proporcionar detalles adicionales, como el período de horas extra, el perfil de horas extra, las horas extra asignadas y una nota que describa la asignación.
Después de hacer clic en Enviar, la asignación de horas extra se activará automáticamente y se enviará una notificación al empleado seleccionado.
No se requiere ninguna aprobación adicional.
Registro de Horas Extra
Los empleados pueden ver sus registros de horas extra a través del menú Record.
Todas las horas extra futuras que ya hayan sido aprobadas se mostrarán en esta página.
Para ver los detalles de un registro de horas extra, haga clic en el ícono de ojo en la columna Action.
En la vista de detalles, podrá ver información completa de las horas extra, que incluye:
- Fecha de las horas extra
- Hora de inicio y hora de finalización
- Tarifa reclamada y tarifa total
- Estado de las horas extra
Esta función le permite realizar un seguimiento y revisar fácilmente el historial y el estado de sus horas extra.