Управление на присъствието

График

Преглеждайте и управлявайте работните графици на служителите със сменен режим на работа.

Преглед

Това подменю показва работния график на отдел за период от един месец в режим Календар или Списък.

Редактиране

Служителите, които изпълняват ролята на ръководители на отдели (HOD), могат да променят работния график на своя отдел чрез календарния режим. Кликнете върху дата в календара и отдясно ще се появи формуляр. Изберете служител и задайте неговия работен график.

За да изтриете работен график, кликнете върху иконата „Кошче“ до графика на служителя.

Създаването на персонализирани работни часове или отделни смени можете да намерите тук
линк.

Бележка

Минали дати не могат да бъдат избирани за редактиране (добавяне или премахване на графици). Един служител може да има повече от един работен график в рамките на един ден.

Създаване

Тази функция е достъпна само за служители с роля ръководител на отдел. Те могат да създават работни графици за своя отдел. Посочете периода на работния график и кликнете „Генериране на таблица“. Създайте графика чрез табличния режим. Изберете типа работен график, след което кликнете в таблицата според служителя и датата. Ако има грешка или желаете да промените графика, изберете типа график над таблицата и го наложете върху графика, който искате да промените.

Бележка

Създаването на работни графици чрез табличния режим не поддържа персонализирани работни часове или повече от един работен график за служител в рамките на един ден.

План

Служителите с разрешение за създаване на работни графици могат да имат достъп до това меню. Те могат да създават работни графици за един или няколко отдела в зависимост от предоставения достъп.

Процесът на създаване на график за Създател е почти същият като за ръководител на отдел (HOD). Разликата е, че планираните графици трябва да бъдат одобрени от ръководителя на отдела или от мениджмънта, преди да бъдат активирани и използвани от служителите.

Създателите могат да създадат планиран график от меню План, като кликнат върху бутона плюс (+), за да добавят нов планиран график.

БЕЛЕЖКА

Ако имате предоставен достъп, ще можете да виждате и използвате това меню. Ако нямате необходимите права, съдържанието няма да бъде достъпно.

Във формуляра за планиране на график посочете периода на планирания работен график и изберете съответния отдел. При необходимост можете да добавите заглавие и бележки.

График на екип

Можете също да създадете график за екип. Въпреки това, можете да планирате графика на екипа само ако сте назначени като лидер и съставител на графика за този екип.

Моля, имайте предвид, че можете да бъдете назначени като лидер и съставител на графика само в рамките на вашия собствен отдел.

След това въведете детайлите за работния график, като ги плъзнете в наличната таблица според името на служителя и съответната дата за всяка колона.

Бележка

Моля, уверете се, че всеки път когато създавате работен график, всички колони с дати в таблицата са попълнени с подходящия график. Периодите на планираните графици не трябва да се припокриват. Например, ако вече съществува планиран график от 1 до 7 май и искате да създадете нов от 5 до 12 май, системата ще го отхвърли, ако предишният график не е бил отхвърлен от HOD или мениджмънта.

Заявка

В Sentec EMS служителите могат да подават заявки за промяна на собствения си работен график или на график, който вече им е зададен.

Налични са два типа заявки за график:

• Добавяне / Замяна на график
• Размяна на график

---

1. Добавяне и замяна на график

Служителите могат да заявят промяна в графика, като кликнат върху бутона Заявка и попълнят необходимата информация, включително:

• Дата на промяна на графика
• Работен график
• Одобряващ (напр. ръководител на отдел)
• Причина за промяната

Налична е опция с превключвател, която определя как ще бъде приложен заявеният график:

• Изключен превключвател (Добавяне на график)
  След одобрение новият график ще бъде добавен към съществуващия график за избраната дата.

• Включен превключвател (Замяна на график)
  След одобрение новият график ще замени съществуващия график за тази дата.

Процесът на одобрение протича по следния начин:

1. Служителят подава заявката.
2. Заявката се изпраща до ръководителя на отдела за одобрение.
3. След одобрение заявеният график става активен и се прилага според избраната опция (Добавяне или Замяна).

2. Размяна на график

За размяна служителите избират от меню Преглед:

• Дата от календара
• Името на служителя, с когото искат да разменят графика

Процесът за размяна на график е следният:

1. Служителят подава заявка за размяна на график.
2. Избраният служител получава известие и трябва да одобри заявката.

3. След като вторият служител одобри, заявката се изпраща до ръководителя на отдела за финално одобрение.
4. След одобрение от ръководителя, размяната на графика става активна и за двамата служители.

Записи

В това меню служителите могат да преглеждат собствените си записи за присъствие чрез подменю Лични.
За ръководителите на отдели е налично допълнително подменю (Отдел) за преглед на записите на техните служители.

Лични

Тази страница показва записите за присъствие на служителя според избрания период. Служителите могат да преглеждат работните си часове и личния си дневник за присъствие за всяка дата.

Отдел

Само ръководителят на отдел (HOD) може да преглежда записите за присъствие на служителите в отдела, който управлява.
За да види тези записи, HOD трябва да посочи периода, като избере диапазон от дати, и по желание може да приложи филтър по име на служител.
Показаните записи ще съответстват на избрания период.

Извънреден труд

В Sentec EMS служителите могат да заявяват и управляват записите си за извънреден труд чрез меню Присъствие.
Менюто Извънреден труд е налично като подменю, където служителите имат достъп до Заявка, Одобрение и Записи.

---

Заявка за извънреден труд

Подменюто Заявка показва списък с вашите заявки за извънреден труд. Можете да видите детайлите, като кликнете Преглед на детайли, както и статуса на всяка заявка (В изчакване, Одобрена или Отхвърлена).

За да подадете нова заявка, кликнете върху бутона + Добавяне на заявка.

БЕЛЕЖКА

Трябва да отговаряте на условията за заявяване на извънреден труд. Ако не сте допустими, няма да можете да подадете заявка.

Следната информация е задължителна при подаване на заявка за извънреден труд:

• Период на извънредния труд
  Изберете единична дата или диапазон от дати според заявката.

• Профил за извънреден труд
  Ако обектът има повече от един профил за изчисление и изборът е активиран, трябва да изберете един. Той определя начина на изчисление на часовете.

• Заявени часове извънреден труд
  Посочете броя часове, които заявявате.

• Максимален извънреден труд на ден
  Системата ще валидира заявката според максимално допустимите часове на ден.

• Бележка / Причина
  Трябва да посочите причина за заявката.

• Одобряващ
  Одобряващото лице ще бъде показано в долната част на формуляра.

След като кликнете Запази, заявката ще бъде изпратена за одобрение. Ще получите имейл известие при одобрение или отхвърляне.
Ако бъде одобрена, часовете извънреден труд ще бъдат изчислени и записани въз основа на вашите данни за влизане и излизане в Sentec EMS.

---

Одобрение на извънреден труд

За ръководители на отдели или одобряващи лица това меню показва списък със заявки за извънреден труд, подадени от служители. Можете да видите кои заявки са одобрени и кои са в изчакващ статус. Всяка карта показва датата и името на служителя.

За да одобрите или отхвърлите заявка, кликнете Преглед, за да отворите детайлите.

След като кликнете Одобри или Отхвърли, ще се появи диалогов прозорец за потвърждение, в който можете да добавите бележки.

За одобрените заявки можете да добавите и допълнителен одобряващ. След въвеждане на името, той ще получи известие за одобрение или отхвърляне.

БЕЛЕЖКА

Ако не сте ръководител на отдел или назначен одобряващ, това меню ще бъде празно.

---

Назначаване на извънреден труд

В меню Одобрение ръководителите на отдели (HOD) ще виждат бутон + Добавяне на назначение, който позволява директно назначаване на извънреден труд на служители.

Въведете името на служителя и посочете допълнителните детайли, като период на извънредния труд, профил, брой часове и бележка.

След като кликнете Изпрати, назначението автоматично става активно и служителят ще получи известие.
Не се изисква допълнително одобрение.

---

Записи за извънреден труд

Служителите могат да преглеждат записите си за извънреден труд чрез меню Записи.
Всички предстоящи одобрени извънредни часове ще бъдат показани на тази страница.

За да видите детайлите, кликнете върху иконата око в колоната Действие.

В детайлния изглед ще видите пълна информация, включително:

• Дата на извънредния труд
• Начален и краен час
• Заявена ставка и обща стойност
• Статус на извънредния труд

Тази функция ви позволява лесно да проследявате и преглеждате историята и статуса на извънредния си труд.