Отпуски

В менюто Отпуски служителите могат да подават заявки за отпуск, да одобряват отпуски (ако имат необходимите права), да преглеждат баланса си от отпуски и да използват календар, който показва всички одобрени или активни отпуски.

Служителите могат също да преглеждат всички графици за отпуски в рамките на обекта чрез изгледа на календара.

Заявки

Тази страница показва всички заявки за отпуск, подадени от служителите в избран период, заедно със статуса на всяка заявка (изпратена до ръководител / в процес на обработка от ръководител).

Новата функция Повторно изпращане на заявка за отпуск позволява на служителите да изпратят отново вече подадена заявка, като системата ще изпрати повторно имейл известие до административния или организационния ръководител на служителя.

Използвайте бутона Нова заявка за отпуск, за да създадете нова заявка.

Подаване на заявка за отпуск

В горната част на формата се показват наличните видове отпуски за служителя, заедно с оставащия им баланс. Служителите могат да изберат желания тип отпуск и да зададат датите чрез календара. Ако оставащият баланс за даден тип отпуск е по-малък от 1, този тип отпуск не може да бъде използван.

За типове отпуски с по-дълъг период на валидност служителите могат да изберат диапазон от дати. В рамките на една заявка за отпуск могат да бъдат избрани повече от един тип отпуск.

Попълването на полето Причина е задължително. Качването на подкрепяща снимка или документ (PDF) е по избор. Служителите могат също да добавят Бележки за всяка дата на отпуск, ако е необходимо.
Балансът на отпуска ще бъде приспаднат незабавно след подаване на заявката.

След подаване на заявката за отпуск, в зависимост от конфигурацията, зададена от мениджмънта, заявката може автоматично да бъде изпратена до административния ръководител или организационния ръководител, или служителят може да има възможност да избере между двамата.

Бележка

• Ако желаният тип отпуск не е наличен, моля, свържете се с мениджмънта.
• Уверете се, че крайната дата на договора на служителя е след заявените дати за отпуск. Ако служителят е получил удължаване на договора, но новият договор все още не е активен, използвайте крайната дата на новия договор.

Анулиране на отпуск

Служителите могат да анулират заявки за отпуск, дори ако те вече са били одобрени от „Административния или Организационния ръководител“. Съществуват два вида анулиране:

Анулиране на цялата заявка за отпуск

Този процес анулира всички дати, включени в подадената заявка за отпуск. Например, ако служител е подал заявка за определен период, анулирането ще обхване всички дати и ще отмени цялата заявка.

Анулиране на конкретни дати за отпуск

Това анулиране засяга само избраните от служителя дати. Само конкретните дати в заявката ще бъдат отменени, без да се анулира цялата заявка.

При всяко анулиране балансът на съответния тип отпуск ще бъде възстановен на служителя.

Бележка

Анулиране на отпуск е възможно само за бъдещи дати. Служителите не могат да анулират отпуск за текущия ден или за минали дати.

Одобрение

В менюто Отпуски е добавено ново подменю Одобрение. То е предназначено за преглед и управление на всички заявки за отпуск от служители.

Потребителите могат да използват различни филтри за по-лесно търсене и управление на заявките:

• Филтър Чакащи – показва заявки за отпуск, които все още не са одобрени. Може да се зададе период за филтриране.

• Филтър Отговорени – показва историята на заявки, по които е взето решение. В този изглед се показват всички заявки със статус Одобрен или Отхвърлен за избрания период.

Тази функция улеснява процеса на одобрение на отпуски, като позволява лесно проследяване на заявките, текущия им статус и историята на одобренията.

Процес на одобрение

Одобряващите лица, независимо дали са организационни или административни ръководители, могат да управляват одобренията чрез това меню.
Заявките за отпуск, които изискват одобрение, ще се появят във филтъра Чакащи със статус В очакване на одобрение.

За да одобри или отхвърли заявка, одобряващият може да кликне върху бутона Действие. В формата Преглед на отпуск той може да одобри или отхвърли всички заявени дати, като избере Избери всички и натисне Обработи.

Алтернативно, одобряващият може да одобри или отхвърли отделни дати, като използва съответния бутон за всяка дата и след това натисне Обработи.

Действието по одобрение или отхвърляне изисква потвърждение преди финализиране.

Промяна на одобрение

Одобряващият може да промени своето решение, дори ако заявката вече е била одобрена или отхвърлена. Въпреки това, само бъдещи дати могат да бъдат променяни; минали дати не подлежат на промяна.

Промяната на одобрението може да бъде приложена само за всички заявени дати едновременно.
Ако отпускът е бил предварително одобрен, одобряващият може да промени статуса на Отхвърлен.

След отхвърляне, одобряващият може отново да одобри отпуска, като промени статуса на всички заявени дати обратно на Одобрен.

Промените в одобрението са възможни, докато датите на отпуска все още не са изминали.

Баланс

Тази страница предоставя информация за видовете отпуски, налични за служителите.

Личен

В менюто Личен можете да видите разделите Редовен отпуск и Допълнителен.

Редовен отпуск

Показва видовете редовен отпуск, налични за служителите. Само активните типове отпуск могат да бъдат използвани. Колоната Баланс показва оставащия отпуск, а Право – отпуска, предоставян месечно или годишно според фирмената политика.

Колоната Статус показва дали отпускът е активен, а История позволява преглед на начисленията и приспаданията.

Допълнителен отпуск

Тази страница показва баланса на допълнителния отпуск. Всеки допълнителен отпуск има дата на изтичане, след която не може да бъде използван.

• Наличен – показва дали отпускът все още може да бъде използван
• Статус – показва дали е одобрен от мениджмънта

Плащане за почивен ден и заявка за допълнителен отпуск

В последната актуализация служителите могат да подават заявки за Плащане за почивен ден и/или Допълнителен отпуск директно от страницата за допълнителен отпуск чрез бутона „+“.

Как да подадете заявка:

1. Натиснете бутона „+“
2. Изберете тип отпуск
3. Въведете брой дни или стойност
4. Задайте начална дата
5. Посочете причина
6. Подайте заявката за одобрение

Процес на активиране на допълнителен отпуск

1. Одобрение от Ръководител на отдел (HOD)
2. Проверка и активиране от HR

Отдел

В последната актуализация служителите със статус Head of Department (HOD) вече имат достъп да преглеждат баланса на отпуските на служителите в своя отдел чрез менюто Leave, в подменюто Balance. Тази функция подобрява прозрачността в управлението на отпуските на работното място.

В секцията Department Leave Balance HOD може да преглежда визуализации с кръгова диаграма (pie chart) и обобщение. Данните могат също да бъдат експортирани в различни формати, което улеснява отчитането, анализа и управлението на записите.

Балансите на отпуските са разделени в две категории:

• Regular Balance: Показва комбинирания баланс от различни видове отпуск, класифицирани като Regular Leave. Служителите могат да видят общия наличен редовен отпуск за използване съгласно фирмената политика.
• Extra Balance: Представлява комбинирания баланс на видовете отпуск, класифицирани като Extra Leave. Това включва заявки за допълнителен или специален отпуск извън редовния лимит.

Освен информацията за оставащия баланс, секцията Leave Details вече предоставя на Heads of Department (HOD) по-подробна разбивка на данните за отпуските на служителите. HOD могат да преглеждат активния баланс, както и подробни записи за използван отпуск, включително Sick Leave, Annual Leave и Extra Leave, заедно с общия сбор.

Тази функция позволява на HOD по-добре да разбират използването на отпуските и да следят статуса на служителите по-точно.

Предоставяне на допълнителен отпуск (Extra Leave Credit)

Тази страница е достъпна само за служители, които заемат позицията Head of Department (HOD).

Тук можете да преглеждате всички предоставени допълнителни отпуски в рамките на избрания период.

Служителите имат възможност да добавят баланс за допълнителен отпуск, като натиснат бутона (+).

• Employee (Служител): Изберете името на служителя, който ще получи допълнителния отпуск.
• Leave Type (Вид отпуск): Изберете вида отпуск, който ще бъде предоставен.
• Day(s) (Дни): Въведете броя дни допълнителен отпуск, които ще бъдат предоставени.
• Activated date (Дата на активиране): Началната дата на баланса за допълнителния отпуск.
• Expire date (Дата на изтичане): Крайната дата на валидност на допълнителния отпуск, зададена автоматично според фирмената политика.

Всяка заявка за предоставяне на допълнителен отпуск не се активира незабавно и изисква преглед от управлението. Ако бъде одобрена, получателят ще получи имейл известие. Ако бъде отхвърлена, Head of Department ще бъде уведомен.

Календар

В последната актуализация на секцията Leave Calendar служителите вече могат да използват филтър, за да показват одобрените заявки за отпуск по отдели. Тази функция осигурява по-голяма гъвкавост при проследяване на графиците за отпуск във всички отдели.

Служителите могат също да виждат само собствените си дати на заявен отпуск, като активират опцията „Show Mine Only“.