Reprimand

Модулът Reprimand позволява на Management да документира, наблюдава и управлява дисциплинарни действия спрямо служителите по структуриран и контролиран начин в рамките на системата.

Към момента порицания могат да бъдат издавани единствено от Head of Department (HOD) и/или Property Leader чрез Employee Page, като част от процеса по управление на представянето и поведението на служителите.

Всички порицания, създадени или назначени от HOD, ще бъдат достъпни в страницата Management, като потребителите с достъп разполагат със следните възможности:

• Преглед на списъка с назначени порицания
• Генериране или качване на писма за порицание
• Изтегляне на писма за порицание

Преди да бъде назначено порицание на служител, е необходимо предварително да бъде конфигуриран шаблон за порицание чрез Configuration.

Детайли за порицанието

В страницата с детайли за порицанието Management или HR може да извършва следните действия:

• Добавяне на тагове за категоризация на порицанието
• Добавяне на бележки към записа
• Изтегляне на прикачени файлове
• Преглед на времевата линия на одобрение, включително пълната история на процеса

Този раздел осигурява цялостна видимост и гарантира коректно документиране на жизнения цикъл на порицанието.

Note

Наличните тагове се базират на Employee Tags, конфигурирани предварително в секцията Setup.

Управление на писмото за порицание

Писмото за порицание се управлява чрез таба Letter. В този раздел Management може да:

• Качи съществуващо писмо за порицание, или
• Генерира автоматично писмо за порицание

Автоматично генерираните писма се създават въз основа на избрания шаблон, включително предварително дефинирани формати и плейсхолдъри. Това гарантира последователност, точност и стандартизация във всички документи.

Когато писмото е генерирано от шаблон, Management или HR може да го преглежда и управлява при необходимост.

Този раздел показва ключова информация за писмото, включително:

• Letter Number – Уникален идентификатор, генериран според конфигурирания префикс
• Create Date – Дата на създаване на писмото
• Status – Текущ статус на писмото (напр. Pending, Approved)

Съдържание на писмото

Секцията Letter Content показва съдържанието на писмото. В тази секция потребителите могат да:

• Преглеждат писмото
• Редактират съдържанието при необходимост
• Качват PDF файл, ако писмото е подготвено извън системата

Важно:
Качването на PDF файл ще:

• Замени текущото съдържание
• Автоматично ще маркира писмото като Completed
• Ще пропусне всички чакащи подписи

Това действие е необратимо.

Потребителите могат също да генерират PDF файл директно от системата, включително текущото съдържание и събраните подписи.

Подписващи лица

Ако писмото за порицание е генерирано автоматично от наличния шаблон, подписващите ще бъдат включени по подразбиране. Процесът на подписване включва:

• Head of Department (HOD) като издател
• Назначения одобряващ (ако има такъв)
• Служителят, който получава порицанието

Допълнителни подписващи могат да бъдат добавени при необходимост в съответствие с вътрешните процедури за одобрение.

Това гарантира, че писмото за порицание е официално признато и одобрено от всички релевантни страни.

Финализиране на писмото за порицание

След като цялата информация бъде потвърдена и всички подписващи завършат процеса на подписване, Management може да извърши следните действия:

• Преглед на писмото
• Генериране на PDF документ директно от системата
• Актуализиране на статуса на порицанието на Completed

NOTE

Докато статусът на писмото не е зададен като Completed, Management все още може да качи писмо от външен източник в PDF формат в системата.

След завършване Management трябва да определи Effective Date, която указва кога порицанието влиза в сила. Периодът на валидност и датата на изтичане ще се прилагат съгласно конфигурацията, зададена в шаблона за порицание.

Изтегляне на писмо за порицание

За да изтеглите писмото за порицание в PDF формат:

• Натиснете бутона Preview
• Опцията Download ще бъде налична в прозореца за преглед

Функцията за изтегляне остава достъпна дори ако писмото все още е в процес на подписване или преди порицанието да бъде маркирано като Completed.