Доклади за служителите

В Таблото за отчети (Report Dashboard), в категорията Доклади за служители, ръководството може да преглежда подробни отчети за Анализ на текучеството, Профилни отчети и Лични отчети.

---

Доклад за текучество

Докладът за текучество предоставя на ръководството цялостен преглед на текучеството на служителите в рамките на избран период. Този доклад помага за наблюдение на тенденциите в работната сила, идентифициране на модели на напускане и подпомага стратегическото вземане на решения в областта на човешките ресурси.

В горната част на страницата потребителите могат да зададат параметрите на отчета:

• Начална дата: Изберете началото на отчетния период.
• Крайна дата: Изберете края на отчетния период.
• Работен статус: Филтрира служителите според техния работен статус (например всички статуси или конкретни категории).
• Бутон Преглед (View): Натиснете View, за да генерирате отчета според избраните филтри.
• Изтегляне като (Download As): Експортирайте отчета в наличните файлови формати за по-нататъшен анализ или документация.

Докладът за текучество се състои от две основни визуални секции:

1. Напускащи (Кръгова диаграма)

Кръговата диаграма Напускащи показва разпределението на напусналите служители по категории в рамките на избрания период.

Категориите на текучество включват:

• Оставка – Служители, които доброволно са напуснали.
• Уволнение – Служители, чието трудово правоотношение е прекратено от компанията.
• Край на договора – Служители, чийто договор е изтекъл без подновяване.
• Починал / Други – Служители, напуснали поради смърт или други причини.

Тази визуализация помага на ръководството бързо да разбере основните причини за напускане на служителите.

2. Процент на текучество (%) (Стълбовидна диаграма)

Стълбовидната диаграма Процент на текучество (%) показва месечния процент на текучество за избрания период.

• Всяка колона представлява конкретен месец.
• Процентът, показан върху всяка колона, показва нивото на текучество за съответния месец.
• Това позволява на ръководството да идентифицира тенденции, увеличения или сезонни модели в текучеството на служителите.

Процентът на текучество обикновено се изчислява по следната формула:

Процент на текучество (%) = (Брой служители, които са напуснали през периода / Среден брой служители през периода) × 100

3. Подробни записи (Таблица с разбивка)

Освен визуалните обобщения, докладът за текучество предоставя и подробна таблица с всички служители, включени в данните за текучество.

Таблицата съдържа:

• Име на служителя
• Длъжност
• Име на отдел
• Работен статус
• Текущ статус (напр. Оставка, Уволнение)
• Дата на влизане в сила (датата, на която промяната на статуса е влязла в сила)

Налична е и поле за търсене, което позволява бързо намиране на конкретни служители в отчета.

Цел и ползи

Докладът за текучество позволява на ръководството да:

• Наблюдава тенденциите в текучеството на служителите във времето.
• Идентифицира отдели или периоди с високо текучество.
• Анализира причините за напускане на служителите.
• Подпомага планирането на работната сила и стратегиите за задържане на служители.
• Подобрява вземането на решения чрез анализ на данни.

Профилни отчети

Отчетът за служителите предоставя подробна информация за данните на служителите, включително лични данни, длъжности, отдели и трудов опит. Основните функции в този подмодул включват:

• Статистика на служителите: Представя статистически данни за броя на служителите по отдели, длъжности и статус на работа.
• Брой служители по отдели: Показва броя на служителите във всеки отдел.
• Сравнение на пол: Предоставя анализ на броя на мъжките и женските служители.
• Възрастови тенденции на служителите: Дава информация за разпределението на възрастите на служителите.
• Продължителност на работа: Показва групирани данни въз основа на продължителността на служебния стаж на служителите.
• Последно образование: Предоставя информация за разпределението на най-високото образование на служителите в организацията.
• Пълнота на профила: Следи пълнотата на профилните данни на служителите, включително снимки на профила, трудов опит, образователна история и контакти за спешни случаи. Попълнените данни се отбелязват с икона синия чек.
• Крайна дата на договора: Показва датата на изтичане на договора, заедно с броя на оставащите дни до края на договора. Ако договорът вече е изтекъл, ще се покаже и броят на дните след изтичането му.
• Сравнение на профилите на служителите: Позволява на потребителите да сравнят процента на служителите, които са попълнили данните си в профила, спрямо общия брой служители.

Пълнота на профила (Profile Completeness)

Функцията Profile Completeness в модула Employee Report предоставя централизирано табло за наблюдение и оценка на пълнотата на основните данни на служителите.

Тази функция валидира предварително дефинираните задължителни полета в профила на служителя и показва техния статус на завършеност в структурирана форма.

Системата извършва проверка на следните задължителни компоненти:

• Дата на изтичане на договора (Contract End Date)
• Индикатор DTE (Days to Expire)
• Профилна снимка
• Данни за трудов опит
• Данни за образование
• Информация за контакт при спешни случаи
• Допълнителна информация за служителя

Освен основните профилни данни, отчетът предоставя видимост върху:

• Статуса на попълване на полетата в раздел Допълнителна информация
• Пълнотата на документите в папката на служителя, качени от Management или от служителя

Всеки оценен елемент се визуализира със следния индикатор:

• ✅ : Всички задължителни данни са попълнени и/или необходимите документи са качени.
• ❌ : Липсват задължителни данни или необходимите документи не са качени.

Тази структурирана валидация позволява на Management проактивно да следи липсващите данни, да гарантира съответствие с вътрешните изисквания и да поддържа точността на служебните записи.

В долната част на отчета системата показва процент на непълнота заедно с общия брой полета или документи, които не са актуализирани или качени.

Процентът представлява съотношението на задължителните полета и документи, които остават непълни. Това се отразява и в общия брой, който показва оставащите незавършени елементи.

Това обобщение предоставя количествен преглед на липсващите данни в профила, което позволява на Management бързо да оцени общото ниво на съответствие и да идентифицира областите, изискващи последващи действия.

Личен отчет

В Личния отчет ръководството може да преглежда подробни отчети за всеки отделен служител, което осигурява по-добра видимост върху личната информация и записите на служителя.

Тази функция позволява по-лесно наблюдение, преглед и управление на данните на служителите в централизирана и структурирана форма.

За да се прегледа отчетът, потребителите трябва да въведат името на служителя и да изберат отчетния период. След като информацията бъде изпратена, системата ще генерира отчет на служителя въз основа на избраните критерии, позволявайки на ръководството да прегледа конкретни данни за служителя в рамките на избрания период.

След като отчетът бъде успешно генериран, автоматично ще се появи бутон Изтегляне. Този бутон позволява на потребителите да изтеглят отчета на служителя във PDF формат.

Разделът Employee Report Profile Overview предоставя цялостно обобщение на ключовата информация за даден служител в структурирана и лесна за четене форма. Този раздел позволява на ръководството бързо да разбере профила на служителя, детайлите по неговата заетост и неговото място в организационната структура.

Отчетът включва също Обобщение на присъствието (Attendance Summary) и Обобщение на обученията (Training Summary), които предоставят подробна информация за участието и представянето на служителя в рамките на избрания отчетен период.

Разделът Attendance Summary представя цялостен преглед на записите за присъствие на служителя, включително:

• On-Time Percentage: Показва нивото на точност и навременност на служителя.
• Total Attendance: Общият брой регистрирани присъствия.
• Work Duration: Общият брой натрупани работни часове.
• Late In: Броят на закъснелите регистрации при влизане.
• Early Out: Броят на по-ранните излизания.
• Overtime: Общият брой регистрирани извънредни часове.

Разделът Training Summary предоставя обобщение на обучителните дейности на служителя, с възможност за превключване между два раздела: As Trainer и As Audience, в зависимост от ролята на служителя в обучението.

Разделът включва:

• Total Training Hours: Общият брой часове, прекарани в обучителни сесии.
• Total Sessions: Броят на обучителните програми, посетени или проведени.
• Training Details: Подробен преглед на обучителните дейности в рамките на избрания отчетен период.

Този отчет също показва раздела Latest Stats, който предоставя бърз преглед на най-новите дейности и записи на служителя. Тази функция позволява на ръководството лесно да проследява последните актуализации, свързани със служителя, без да е необходимо да преглежда целия отчет.

Основните действия и събития на служителя са представени в хронологичен и лесен за четене формат.

Разделът включва следната информация въз основа на избрания отчетен период:

• Last Check-in: Показва най-новата дата и час на регистрирано присъствие на служителя.
• Last Late: Показва последния случай на закъснение.
• Last Overtime: Показва най-новата активност за извънреден труд, ако има такава.
• Last Leave: Показва последния запис за отпуск, включително датата и вида на отпуска (например Годишен отпуск).
• Last Training as Trainer: Показва последната обучителна сесия, проведена от служителя като обучител, включително заглавието на обучението и датата.
• Last Training as Audience: Показва последното обучение, на което служителят е присъствал като участник, заедно с подробности за обучението.

Накрая, отчетът включва и раздел Leave Summary. Този раздел предоставя визуален и подробен преглед на използването на отпуск от служителя в рамките на избрания отчетен период.

Кръгова диаграма (pie chart) показва пропорцията на използвания отпуск според вида на отпуска, предоставяйки ясна представа за разпределението на отпуските.

Под диаграмата се предоставя подробна информация за отпуските въз основа на категориите отпуск, активирани за съответния служител. Всеки вид отпуск показва:

• Regular Balance
• Extra Balance
• Total Leave Taken

Този раздел помага на ръководството да наблюдава използването на отпуск, да разбира моделите на използване на отпуск и да преглежда статуса на отпуските на служителите по ясен и структуриран начин.