Доклад

Списък

На тази страница се показват всички създадени доклади за заплати. Ето обяснение на статусите на докладите:

Статус	Описание
Processing	Докладът за заплати се генерира от системата. Този процес отнема време в зависимост от броя на служителите. Ако статусът не се промени след известно време, кликнете върху бутона "Set as draft" в колоната "Actions", за да промените статуса на доклада и да проверите резултатите.
Draft	Докладът за заплати е успешно създаден и потребителите могат да го редактират.
Send to approver	Докладът за заплати е изпратен за одобрение и ще бъде прегледан според зададеното ниво на одобрител.
Approved	Докладът за заплати е одобрен от последното ниво на одобрител.
Paid	Докладът за заплати е одобрен и превърнат в фишове за заплати, които могат да бъдат достъпни от всички служители чрез страницата на служителя.
Revoked	Докладът за заплати е отменен. Потребителите не могат да отварят подробности за отменен доклад.

За по-ясно проследяване на периодите на заплати, по-голяма прозрачност и подобрена точност на докладите, докладът показва следната информация:

• Период
  Показва периода на заплатите, обхванат от доклада. Това помага да сте сигурни, че разглеждате данни за правилния времеви интервал.

• Последна актуализация
  Показва дата и час на последното обновяване на доклада, което гарантира, че данните са актуални.

Генериране

Кликнете върху бутона Generate в горния десен ъгъл на страницата Report, за да създадете нов доклад за заплати.

Ще се появи форма, показваща избрания Payroll Profile заедно с всички налични Accounts, където потребителите могат ръчно да въвеждат или коригират стойностите при нужда.

При генериране на доклада потребителите могат:

• Да добавят име в полето Payroll Report Name.
• Да изберат конкретен Working Status (ако не е избрано, системата ще включи всички статуси).
• По желание да изберат филтри Employment Level и Placement, за да стесните обхвата на генерирания доклад.

Тези филтри позволяват на подразделенията да обработват доклади за заплати само за служители с конкретен статус, ниво или местоположение, включително генериране на фишове за заплати, данъчни обобщения и journal voucher.

Изборът както на Period, така и на Timesheet Period е задължителен, тъй като системата използва тези стойности за изчисляване на заплатите, особено за дневните работници, чиито заплати се базират на данните за присъствие за този период.

Полето Expected Working Days в момента е по желание.
По-късно това поле ще се използва за изчисляване на пропорционални заплати за служители, чиито работни дни се различават от стандартния период.

Секцията Accounts може да се коригира според схемата на заплатите на всяка компания.
Има опционален toggle, който може да се включва или изключва при нужда.
Въведените стойности в тази форма ще се прилагат за всички служители според името на Account.
Например, ако стойността за Service Charge е зададена на 1,000,000 (в рупии), всички служители ще получат 1,000,000 в сметката Service Charge.
Ако служителят има Employee Payroll Profile, стойността ще се вземе от този профил.

NOTE

Employee Payroll Profile е свързан с избрания Payroll Profile.
При промяна на Payroll Profile, настройките на Employee Payroll Profile ще се върнат към подразбиране или ще следват новия профил.
Това означава, че Employee Payroll Profile винаги наследява конфигурацията на активния Payroll Profile.

Заплатите на служителите и FPSC (Fixed Pay Salary Components) се вземат от данните за обезщетения за служители със статус активен контракт.
Служители с неактивен контракт могат да бъдат добавени в доклада за заплати след създаването му (статус: Draft).

Потребителите могат също да изберат опцията “Automatically generate salary slip when payroll report is marked as paid”, за да се изпратят автоматично фишове за заплати на всеки служител, след като докладът за заплати бъде маркиран като Paid.

Процесът на генериране на доклад за заплати може да отнеме време в зависимост от броя на служителите и докладът няма да бъде достъпен, докато процесът не приключи.
Потребителите ще получат известие по имейл, след като докладът е успешно създаден.

NOTE

Потребителите могат да създават само един доклад на месец и година.
Ако възникне грешка и докладът трябва да бъде пресъздаден, предишният доклад трябва първо да бъде отменен.
Въпреки това, ако е необходим допълнителен доклад за същия период (например за отделяне на доклади за дневни работници и служители по контракт), можете да се свържете с Sentec EMS Support Team, за да поискате разрешение за създаване на повече от един доклад за същия период.

За визуално ръководство, вижте видео урока как да Generate Payroll Report по-долу:

Преглед

За да прегледате подробностите на създадения доклад за заплати и неговия статус, изберете един от шаблоните на доклада. Секцията Timeline ще показва историята на доклада за заплати.

Бутон за действие:

• Send to approver: Изпраща доклада на най-ниското ниво на одобрител (одобряващите ще получат известие по имейл).
• Revoke: Отменя доклада (всички одобряващи ще получат известие по имейл).

Бутон за изтегляне:

• Employee Tax Summary: Изтегля доклада с данъчната информация за всички служители.
• Journal voucher: Изтегля journal voucher.

NOTE

Бутонът за изтегляне ще бъде активен след като докладът е маркиран като Paid.

На страницата View Report, ако докладът е все още със статус Draft, можете също да актуализирате името на доклада, като кликнете върху бутона Edit (молив).

За да видите подробния доклад, изберете един от шаблоните, за да се покажат детайлите на доклада за заплати.

В този изглед можете да видите всички детайлни компоненти на заплатата. Потребителите, които са генерирали доклада за заплати, могат да правят корекции директно тук. Когато корекциите са разрешени, ще се появи колоната Action, позволявайки промяна на стойностите за конкретни компоненти.

Note

Ако направите промяна в един от докладите, корекцията ще се приложи и към всички доклади в списъка.

В този изглед можете също да достъпвате и изтегляте фишове за заплати директно от всеки доклад. Табът Salary Slip е видим на страницата на Payroll Report по всяко време. Въпреки това ще имате достъп и възможност за изтегляне на фишове само след като докладът е маркиран като Paid.

Note

Можете да достъпвате и изтегляте фишове за заплати дори за служители, които вече не са активни в компанията, тъй като всеки фиш е свързан с генерирания доклад за заплати.

Редактиране

Редакцията или актуализацията на резултатите от заплатите може да се извърши чрез достъп до страницата с детайлите на доклада за заплати или чрез избиране на един от шаблоните на доклада от страницата за преглед на докладите.

NOTE

Ако актуализирате данни в един "Account", това ще повлияе и на същия "Account" в другите шаблони на докладите. Тази актуализация се прилага за самия "Account", а не за доклада.

Филтриране на данни

Потребителите могат да филтрират данните за заплатите на служителите чрез четири типа филтри: Име на служител, Отдел, Религия и Работен статус.

Изтегляне на доклад за заплати

Докладът за заплати може да бъде изтеглен във формат Excel. Кликнете върху бутона за изтегляне в горния десен ъгъл и изберете "Excel".

Добавяне на служител в доклада за заплати

Ако даден служител не се показва в доклада за заплати, потребителите могат да го добавят чрез бутона edit в горния десен ъгъл и избиране на “Add Employee”. Списъкът с налични служители включва всички служители със статус активен контракт и служители, чиито контракти са били неактивни през последните 3 месеца.

Намерете служителя, когото искате да добавите в доклада, и задайте стойности за всички "Accounts" както при създаване на доклада за заплати.

Премахване на служител от доклада за заплати

За да премахнете служител от доклада, кликнете върху менюто и изберете опцията "remove employee". Посочете служителя за премахване в полето за търсене и кликнете “Remove”.

Редактиране на заплатите на служител

За да направите промени в данните за заплатите на служителите, кликнете върху иконата молив в реда на служителя в доклада. Можете да актуализирате стойностите в "Accounts", които нямат формула (списъкът с налични "Accounts" е същият както при създаването на доклада).

Импортиране на данни

Освен използването на функцията Edit Employee Payroll, потребителите могат да актуализират данните чрез менюто Import Payroll.

За да импортирате данни:

1. Кликнете върху бутона Edit в горния десен ъгъл и изберете Import.
2. Преди импортирането, изтеглете Data Template.

За да изтеглите шаблона:

• Изберете payroll accounts, които искате да актуализирате.
• Всички сметки, конфигурирани във вашия Payroll Profile, ще бъдат показани.
• Изберете конкретни сметки за актуализация.
• Изтеглете генерирания шаблон за импортиране.

Въведете необходимите стойности в шаблона преди да го импортирате.

В изтегления шаблон:

• Въведете правилната или актуализирана стойност за всеки служител.
• Всички имена на служители ще бъдат включени автоматично.

Моля, обърнете внимание:

• Всички стойности за актуализация трябва да бъдат повторно въведени в шаблона.
• Ако служител бъде премахнат или поле е оставено празно, системата ще обработи стойността като 0.
• Празни полета или премахнати данни ще презапишат съществуващите данни и ще се третират като 0.

Всички стойности трябва да бъдат въведени като числа без форматиране, без:

• Точки (.)
• Запетаи (,)
• Формули

След като въведете данните, качете шаблона чрез колоната Import.
Уверете се, че каченият файл съответства на избраната сметка.

За да продължите с импортирането:

• Изберете payroll account отново.
• Кликнете върху бутона Import.

Ако не е избрана сметка, бутона Import ще остане неактивен и ще се покаже известие.

След успешното импортиране, актуализираните стойности ще се отразят в доклада.

Прехвърляне на заем

Освен функцията Loan в модула Finance, заемите вече са напълно интегрирани с Payroll в Sentec EMS.

За да включите заемите в доклада за заплати, първо трябва да свържете заема със съответната сметка за заплати. След свързването, удръжките за заем ще бъдат автоматично изчислени и отразени в доклада за заплати.

Тази интеграция гарантира:

• По-точни изчисления на заплати
• По-малко ръчни корекции
• По-добра видимост на удръжките за заем в докладите

За добавяне или конфигуриране на конкретна сметка за удръжки по заеми, се обърнете към Support Team.

Note

За да използвате функцията Push Loan, първо трябва да конфигурирате Loan Account.

За повече информация относно управлението на заеми, вижте Loan Documentation.

За да прехвърлите заем в заплатата:

1. Навигирайте до Payroll → Report.
2. Отворете доклад със статус Draft.
3. Кликнете View на избрания доклад (например Tax 21 или Payroll).
4. Кликнете Edit, след това изберете Push Loan.

Графикът за погасяване на заема ще съвпада с периода на генериране на заплатите.

След добавяне на заем към доклада, сумата ще се отрази под:

• Свързаната Loan Account, или
• Друга приложима сметка (например Medical by Employee или Custom Account),

според вашата конфигурация и свързване на сметките за заем.

Правила за прехвърляне на заеми към заплатите

• Заемът винаги следва текущия период на заплати.
• Ако стойността или детайлите на вноските бъдат актуализирани, трябва отново да прехвърлите заема, за да се приложат промените.
• Дори и заема вече да е прехвърлен, промените след това няма да се отразят, освен ако заема не бъде повторно прехвърлен.

След като кликнете Push to Payroll Report, заемът ще бъде автоматично добавен и изчислен в доклада.

Преизчисляване

Бутонът "Recalculate" се използва, когато потребителите искат да актуализират данните за заплатите или да преизчислят съществуващите стойности на "Accounts". Това е полезно при грешки в стойностите на "Salary" или "FPSC" в контракта на служителя. Преди използване на "Recalculate", стойностите на обезщетенията трябва да бъдат актуализирани в служебния контракт.

NOTE

Само потребителите, които са създали доклада за заплати, могат да го редактират. Само доклади със статус "Draft" могат да имат актуализирани данни за служители.

Одобрение

Процесът на одобрение на докладите се извършва стъпка по стъпка според броя на регистрираните одобрители. Поръчката на одобрение следва нивото на всеки одобрител (по-малко число означава по-рано).

Approve: Докладът ще бъде изпратен на следващия одобрител. Ако бъде одобрен от последното ниво, статусът се променя на "Approved."

Reject: Докладът се връща в статус "Draft".

NOTE

При всяка промяна на статус на заплатите, всички одобрители и създателят на доклада ще получават имейл известия.

Актуализация на Payroll Profile

В модула Payroll има функция за корекции на доклади при промени в системата. Това гарантира, че генерираните доклади остават точни и съобразени с актуалните данни.

• Revoke : При добавяне или премахване на колони по време на работа, потребителите трябва да извършат Revoke на вече генерирани доклади. Това е необходимо за актуализиране на структурата на данните.
• Recalculate : Ако промените засягат само формулите за изчисление, просто използвайте Recalculate без Revoke. Това ще актуализира изчисленията според новите формули.
• Withdraw: Ако докладът е изпратен за одобрение и са необходими малки корекции, потребителите могат Withdraw доклада. Той ще се върне в статус Draft за допълнителна редакция.

Тази функция гарантира, че докладите за заплати винаги са актуални и съобразени с текущата конфигурация на системата.

Задаване на статус "Платено"

След приключване на процеса на преглед и одобрения, трябва да зададете доклада на Paid, за да се генерират автоматично платежните листи и месечният обобщен отчет.

За да зададете доклада на Paid, отворете страницата View Report за одобрения доклад, след което кликнете върху бутона Action и изберете Set to Paid.

След като статусът на доклада е Paid, можете да изтеглите следните налични отчети:

• Employee Tax Summary: Месечен отчет за удържания PPh 21. Този отчет е предназначен за официално данъчно отчитане и/или за подаване към регулаторните органи, съгласно действащите индонезийски регулации.
• Journal Voucher: Предоставя счетоводни записи, генерирани от процеса на заплати.

Декемврийски отчет (Индонезийски регулации)

За да се осигури правилното изчисляване на заплатите и данъците за декемврийската заплата, Sentec EMS е направил няколко корекции в системата.
Тези промени са в съответствие с Government Regulation (PP) No. 58 от 2023 и Minister of Finance Regulation (PMK) No. 168 от 2023, които определят, че изчисляването на Данък върху дохода по член 21 (PPh Article 21) се извършва чрез Monthly Effective Tax Rate (TER Bulanan).
За последния данъчен период, а именно декември, или за периода, в който служителят напуска компанията, изчислението на данъка се извършва с прогресивните ставки за данък върху доходите, както е определено в Article 17 от Закона за данъка върху доходите.

В Декемврийския отчет, Sentec EMS предоставя допълнителни колони и отчети, за да подпомогне правилното изчисляване на данъците за декемврийския период.

NOTE

Отчетът, който се използва, зависи от приложимия payroll profile.

В детайлите на декемврийския отчет ще намерите допълнителни колони за годишни изчисления, като например:
BPJS Employment (Ketenagakerjaan) – Годишно, BPJS Health (Kesehatan) – Годишно, Брут доход – Годишно, PTKP, Netto, PKP, Годишен данък и други компоненти, необходими за изчисляване на данъка.

Месечните изчисления и стойности ще продължат да се показват както обикновено. Годишните колони представляват стойностите, използвани от системата за изчисляване на годишния данък върху доходите, тъй като изчисленията на данъка се базират на годишния доход, и всички компоненти на дохода, включени в изчислението на данъка, се показват.

В декемврийския отчет системата предоставя и колони за корекции на:

• BPJS Employee (Годишна корекция) за JHT (Jaminan Hari Tua) и JP (Jaminan Pensiun)
• Допълнителен брут доход (Годишна корекция)

Тези колони се използват, когато годишният доход трябва да се изчисли от януари до декември, дори ако обработката на заплатите в Sentec EMS не е започнала от началото на годината.

Примери за използване

Заплати започнати в средата на годината
Ако компанията ви започне да използва Sentec EMS payroll през октомври, можете ръчно да добавите стойности за BPJS и допълнителен брут доход за всеки служител от януари до септември.
Това гарантира, че последният данъчен период (декември) се изчислява въз основа на пълния годишен доход (януари–декември).

Ново назначени служители
Ако служител се присъедини по време на годината и искате да изчислите годишния му доход от януари, можете да въведете съответните стойности в корекционните колони за този служител.

В декемврийския отчет системата извършва годишното изчисление на данъка върху доходите за всеки служител в съответствие с индонезийските данъчни регулации за последния данъчен период (masa pajak terakhir).

Годишни данъчни компоненти

• PTKP (Необлагаем доход)
  Системата изчислява приложимия PTKP за всеки служител според неговия данъчен статус.

• PKP (Облагаем доход)
  PKP се изчислява от годишния нетен доход на служителя след приспадане на PTKP, съгласно Article 17 от Закона за данъка върху доходите.

• Годишен данък (Tax Per Year / Pajak yang Disetahunkan)
  Представлява годишния данък върху доходите, изчислен според прогресивните ставки на данъка върху доходите, приложими към PKP на служителя.

Платен данък до KPP до ноември (Pajak yang Telah Disetor/Dipotong)
Тази сума представлява PPh Article 21, който вече е удържан и преведен към данъчната служба (KPP) за предходните месеци от същата данъчна година.

PPh Article 21 – Декември
Тази стойност се изчислява по формулата:

Годишен данък − Платен данък до KPP

• Ако резултатът е отрицателен, това означава преплащане (Lebih Bayar).
• Ако резултатът е положителен, това означава доплащане (Kurang Bayar).

Данък за декември
Сумата на удържания данък в декември следва стойността PPh Article 21 – December:

• Ако изчислената сума е отрицателна (Lebih Bayar), удържаният данък в декември ще бъде 0.
• Ако изчислената сума е положителна (Kurang Bayar), системата ще удържи оставащата данъчна сума в декемврийската заплата.