Reporte

Lista

Esta página muestra todos los reportes de nómina que han sido creados.
A continuación se explica el significado de los estados de los reportes:

Estado	Descripción
Procesando	El reporte de nómina está siendo generado por el sistema. Este proceso puede tardar un poco dependiendo del número de empleados. Si el estado no cambia después de un tiempo, haz clic en el botón “Establecer como borrador” en la columna Acciones para cambiar el estado del reporte y poder revisar los resultados.
Borrador	El reporte de nómina se ha creado correctamente y los usuarios pueden editarlo.
Enviar al aprobador	El reporte de nómina ha sido enviado al aprobador y será revisado según los niveles de aprobación establecidos.
Aprobado	El reporte de nómina ha sido aprobado por el aprobador del último nivel.
Pagado	El reporte de nómina ha sido aprobado y convertido en recibos de pago que pueden ser accedidos por todos los empleados desde la página del empleado.
Revocado	El reporte de nómina ha sido revocado. Los usuarios no podrán abrir los detalles de un reporte revocado.

Para facilitar un seguimiento más claro de los períodos de nómina, aumentar la transparencia y mejorar la precisión y confiabilidad de los informes de nómina, el informe muestra la siguiente información:

• Período
  Muestra el período de nómina cubierto por el informe. Esto ayuda a garantizar que esté visualizando los datos del período de tiempo correcto.

• Última Actualización
  Muestra la fecha y hora en que el informe se actualizó por última vez, lo que brinda confianza de que los datos están actualizados.

Generar

Haz clic en el botón Generate, ubicado en la esquina superior derecha de la página Report, para crear un nuevo informe de nómina.

Aparecerá un formulario que muestra el Perfil de Nómina (Payroll Profile) seleccionado junto con todas las Cuentas (Accounts) disponibles, donde los usuarios pueden ingresar o ajustar los valores manualmente según sea necesario.

Al generar el informe, los usuarios pueden:

• Agregar un nombre en el campo Payroll Report Name.
• Seleccionar un Estado Laboral (Working Status) específico (si no se selecciona, el sistema incluirá todos los estados).
• Opcionalmente elegir el Nivel de Empleo (Employment Level) y la Ubicación (Placement) para limitar el alcance del informe.

Estas opciones de filtrado permiten a las unidades procesar informes de nómina solo para empleados con un estado, nivel o ubicación específicos, incluyendo la generación de recibos de sueldo, resúmenes de impuestos, y comprobantes contables (Journal Vouchers).

Seleccionar tanto el Período (Period) como el Período de Horas Trabajadas (Timesheet Period) es obligatorio, ya que el sistema utiliza estos valores para calcular los salarios, especialmente en el caso de los trabajadores diarios, cuyos pagos se basan en la asistencia registrada en ese período.

El campo Expected Working Days es opcional por ahora.
Más adelante, se utilizará para calcular salarios prorrateados para empleados que trabajen menos días que el período estándar.

La sección Accounts puede ajustarse de acuerdo con el esquema de nómina de cada empresa.
Existe un interruptor opcional (toggle) que puede activarse o desactivarse según sea necesario.
Los valores ingresados en este formulario se aplicarán a todos los empleados de acuerdo con el nombre de la Cuenta.
Por ejemplo, si el valor de Service Charge se establece en 1,000,000 (en Rupias), todos los empleados recibirán 1,000,000 en la cuenta de Service Charge.
Si un empleado tiene un Perfil de Nómina del Empleado (Employee Payroll Profile), el valor se tomará de ese perfil.

NOTA

El Employee Payroll Profile está vinculado al Payroll Profile seleccionado.
Cuando se cambia el Payroll Profile, la configuración del Employee Payroll Profile volverá a los valores predeterminados o seguirá el nuevo perfil.
Esto significa que el Employee Payroll Profile siempre hereda la configuración del Payroll Profile activo.

Los salarios y los FPSC (Componentes de Pago Fijo) se toman de los datos de asignaciones de los empleados con un estado de contrato activo.
Los empleados con estado de contrato inactivo pueden agregarse al informe de nómina después de que el informe haya sido creado (estado: Borrador).

Además, los usuarios pueden marcar la opción “Automatically generate salary slip when payroll report is marked as paid” para enviar automáticamente los recibos de sueldo a cada empleado una vez que el informe se marque como Pagado.

El proceso de generación del informe puede tardar según el número de empleados, y el informe no se podrá acceder hasta que se complete el proceso.
Los usuarios recibirán una notificación por correo electrónico una vez que el informe se haya generado correctamente.

NOTA

Los usuarios solo pueden crear un informe por mes y año.
Si ocurre un error y se necesita volver a generar el informe, el informe anterior debe revocarse primero.
Sin embargo, si se requiere un informe adicional para el mismo período (por ejemplo, para separar informes de trabajadores diarios y empleados con contrato), puedes contactar al Equipo de Soporte de Sentec EMS para solicitar acceso y poder crear más de un informe en el mismo período.

Para una guía visual, mira el video tutorial sobre cómo Generar un Informe de Nómina a continuación:

Ver

Para ver los detalles del reporte de nómina creado y su estado, selecciona una de las plantillas de reporte.
La sección de línea de tiempo mostrará el historial del reporte de nómina.

Botones de acción:

• Enviar al aprobador: Envía el reporte al aprobador del nivel más bajo (los aprobadores recibirán una notificación por correo electrónico).
• Revocar: Revoca el reporte (todos los aprobadores recibirán una notificación por correo electrónico).

Botones de descarga:

• Resumen de Impuestos del Empleado: Descarga el reporte con la información fiscal de todos los empleados.
• Comprobante contable: Descarga el comprobante contable.

NOTA

El botón de descarga se activará una vez que el informe esté marcado como Pagado.

En la página View Report, si el informe aún se encuentra en estado Draft, también puede actualizar el nombre del informe haciendo clic en el botón Edit (icono de lápiz).

En Para ver el informe en detalle, seleccione una de las plantillas de informe para mostrar los detalles del informe de nómina.

En esta vista, puede ver todos los componentes de nómina en detalle. Los usuarios que generaron el informe de nómina pueden realizar ajustes directamente en este informe. Cuando se permiten ajustes, aparecerá la columna Action, que le permitirá modificar los valores de componentes específicos.

Nota

Si realiza un cambio en uno de los informes, el ajuste también se aplicará a todos los informes listados.

En la página de visualización, también puedes acceder y descargar los recibos de salario directamente desde cada reporte de nómina.
La pestaña Recibo de Salario siempre está visible en la página del Reporte de Nómina, pero solo podrás acceder y descargar los recibos una vez que el reporte se haya marcado como Pagado.

NOTA

Puedes acceder y descargar los recibos incluso para empleados que ya no están activos en tu empresa, ya que cada recibo está vinculado al reporte de nómina generado.

Edición

La edición o actualización de los resultados de nómina puede realizarse accediendo a la página de detalles del reporte o seleccionando una de las plantillas desde la vista de reportes.

NOTA

Si actualizas los datos en una “Cuenta”, esto también afectará esa misma “Cuenta” en otras plantillas de reporte.
Esta actualización se aplica a la “Cuenta” en sí, no al reporte.

Filtrar Datos

Los usuarios pueden filtrar los datos de nómina de los empleados usando cuatro tipos de filtros:
Nombre del empleado, Departamento, Religión y Estado laboral.

Descargar Reporte de Nómina

El reporte de nómina puede descargarse en formato Excel.
Haz clic en el botón de descarga en la parte superior derecha y selecciona “Excel”.

Agregar Empleado al Reporte de Nómina

Si un empleado no aparece en el reporte, los usuarios pueden agregarlo haciendo clic en el botón Editar en la parte superior derecha y seleccionando “Agregar Empleado”.
La lista disponible incluye a todos los empleados con contratos activos y aquellos con contratos inactivos en los últimos tres meses.

Busca el empleado que deseas agregar al reporte de nómina y establece los valores para todas las “Cuentas”, igual que al crear el reporte.

Eliminar Empleado del Reporte de Nómina

Si necesitas eliminar a un empleado del reporte, haz clic en el menú y selecciona la opción “Eliminar empleado”.
Especifica el empleado a eliminar en el campo de búsqueda y haz clic en “Eliminar”.

Editar Nómina de un Empleado

Para modificar los datos de nómina de un empleado, haz clic en el ícono del lápiz en la fila del empleado.
Podrás actualizar los valores en las “Cuentas” que no tengan fórmulas (la lista de “Cuentas” disponibles es la misma que al crear el reporte).

Importar Datos

Además de utilizar la función Edit Employee Payroll, los usuarios también pueden actualizar los datos de nómina de los empleados a través del menú Import Payroll.

Para importar datos de nómina, haga clic en el botón Edit en la esquina superior derecha y seleccione la opción Import.
Antes de realizar la importación, debe descargar primero la Plantilla de Datos.

Pasos para descargar la plantilla:

• Seleccione las cuentas de nómina que desea actualizar.
• Se mostrarán todas las cuentas configuradas en el Payroll Profile.
• Elija la cuenta específica que desea actualizar.
• Descargue la plantilla de importación generada por el sistema.

Luego, puede ingresar los valores requeridos en la plantilla antes de importar los datos.

En la plantilla descargada:

• Ingrese el valor correcto o actualizado para cada empleado.
• Todos los nombres de los empleados se incluirán automáticamente en el archivo.

Tenga en cuenta:

• Cualquier valor que deba actualizarse debe volver a ingresarse en la plantilla.
• Si un empleado se elimina de la plantilla o el campo de valor se deja vacío, el sistema procesará el valor como 0.
• Los valores vacíos o los datos eliminados sobrescribirán los datos existentes y se tratarán como 0.

Asegúrese de que todos los valores se ingresen únicamente como números simples, sin utilizar:

• Puntos (.)
• Comas (,)
• Fórmulas

Una vez completada la entrada y actualización de datos, cargue la plantilla mediante la columna Import.
Asegúrese de que el archivo cargado coincida con la cuenta seleccionada.

Para continuar con la importación:

• Seleccione nuevamente la cuenta de nómina.
• Haga clic en el botón Import.

Si no se selecciona ninguna cuenta, el botón Import permanecerá inactivo y se mostrará una notificación.

Una vez que los datos se importen correctamente, los valores de nómina actualizados se reflejarán en el informe.

Push Loan

Además de la función Loan disponible en el módulo Finance, los préstamos ahora están totalmente integrados con Payroll en Sentec EMS.

Para incluir los datos del préstamo en el reporte de nómina, primero debe mapear el préstamo a la cuenta de nómina correspondiente. Una vez mapeado, las deducciones del préstamo se calcularán automáticamente y se reflejarán en el reporte de nómina durante el procesamiento de la nómina.

Esta integración ayuda a garantizar:

• Cálculos de nómina más precisos
• Reducción de ajustes manuales
• Mejor visibilidad de las deducciones por préstamos en los reportes de nómina

Para agregar o configurar una cuenta específica para deducciones de préstamos, comuníquese con el Equipo de Soporte para obtener asistencia.

Nota

Para utilizar la función Push Loan, primero debe configurar la

**Cuenta de Préstamo (Loan Account)**.

Para obtener información más detallada sobre la gestión de préstamos, consulte la

**Documentación de Préstamos**.

Para enviar un préstamo a la nómina:

1. Vaya a Payroll → Report.
2. Abra un reporte de nómina con estado Draft.
3. Haga clic en View en el reporte seleccionado (por ejemplo, Tax 21 o Payroll).
4. Haga clic en Edit y luego seleccione Push Loan.

El cronograma de pago del préstamo se alineará con el período de nómina que se está generando.

Cuando el préstamo se agrega al reporte de nómina, el monto del préstamo se reflejará en:

• La Cuenta de Préstamo mapeada, o
• Otras cuentas aplicables (por ejemplo, Medical by Employee o una Cuenta Personalizada),

dependiendo de la configuración de la nómina y del mapeo de la cuenta del préstamo.

Reglas para Enviar Préstamos a Nómina

• El préstamo enviado siempre seguirá el período de nómina que se esté generando.
• Si se modifica el valor del préstamo o los detalles de las cuotas, debe enviar el préstamo nuevamente para aplicar los cambios.
• Incluso si el préstamo ya fue enviado, cualquier cambio posterior no se reflejará en la nómina a menos que el préstamo se vuelva a enviar.

Después de hacer clic en Push to Payroll Report, el préstamo se agregará y calculará automáticamente en el reporte de nómina.

Recalcular

El botón “Recalcular” se usa cuando los usuarios desean actualizar los datos de nómina o recalcular usando los valores existentes de las “Cuentas”.
Esta función es útil si hay un error en los valores de Salario o FPSC en el contrato del empleado.
Antes de usar el botón “Recalcular”, los usuarios deben actualizar los valores de beneficios en el contrato del empleado.

NOTA

Solo los usuarios que crearon el reporte pueden editarlo.
Solo los reportes con estado “Borrador” pueden actualizar los datos de nómina de los empleados.

Aprobación

El proceso de aprobación del reporte de nómina se realiza paso a paso según el número de aprobadores registrados.
El orden de aprobación sigue el número de nivel de cada aprobador (un número menor indica un nivel anterior).

Aprobar: El reporte de nómina se enviará al siguiente aprobador. Si el último aprobador lo aprueba, el estado cambiará a “Aprobado”.
Rechazar: El reporte de nómina volverá al estado “Borrador”.

NOTA

Cada vez que haya un cambio de estado en la nómina, todos los aprobadores y el creador del reporte recibirán notificaciones por correo electrónico.

Actualización del Perfil de Nómina

En el módulo de Nómina, existe una función que permite ajustar los reportes cuando ocurren cambios en el sistema.
Esta función ayuda a garantizar que los reportes generados se mantengan precisos y alineados con los datos más recientes.

• Revocar: Si hay adiciones o eliminaciones de columnas durante la operación del sistema, los usuarios deben realizar una Revocación en los reportes generados anteriormente. Este paso es necesario para reflejar los cambios en la estructura de datos.
• Recalcular: Si los cambios solo afectan las fórmulas de cálculo, los usuarios solo necesitan realizar un Recalculo sin necesidad de revocar. Esta función actualizará los cálculos según las nuevas fórmulas sin modificar la estructura de datos.
• Withdraw: Si el informe ya ha sido enviado para aprobación y solo requiere ajustes o actualizaciones menores, el usuario puede realizar Withdraw en el informe. El informe volverá al estado Draft para realizar ediciones adicionales.

Esta función garantiza que los reportes de nómina siempre estén actualizados y alineados con la configuración actual del sistema.

Set to Paid

Después de que se completen el proceso de revisión y todas las aprobaciones, debe establecer el informe en estado Paid para generar automáticamente el recibo de pago y el resumen del informe mensual.

Para establecer el informe en estado Paid, abra la página View Report del informe aprobado, luego haga clic en el botón Action y seleccione Set to Paid.

Una vez que el estado del informe sea Paid, puede descargar los siguientes informes disponibles:

• Employee Tax Summary: Formato de informe mensual de retenciones de PPh 21. Este informe está destinado a la presentación oficial de impuestos y/o a envíos regulatorios, de acuerdo con la normativa aplicable en Indonesia.
• Journal Voucher: Proporciona los asientos contables generados a partir del proceso de nómina.