Configuración

Descripción general

Sentec EMS permite a las empresas personalizar todas las funciones disponibles en el software según sus necesidades.

NOTA

Solo para usuarios con permiso de modo de escritura "Configuración"

Propiedad

En esta página, los usuarios pueden completar los datos de la empresa, crear plantillas de documentos para contratos y configurar recordatorios.

Datos de la Propiedad

Complete los datos de la empresa según los campos disponibles.

Color Primario y Color Secundario se utilizarán como colores en las notificaciones por correo electrónico. El Logo se mostrará en todas las páginas dentro de la aplicación, mientras que el Logo Simple se usará en las notificaciones por correo electrónico, documentos de verificación y recibos de salario.

NOTA

El tamaño del logo debe ajustarse a los requisitos del formulario de carga para lograr una buena precisión.

Documento

En esta página, puede crear plantillas para Listas de Verificación de Documentos y Documentos de Empleados.

Lista de Verificación de Documentos

Una Lista de Verificación de Documentos sirve como documento de apoyo dentro del contrato de un empleado. Está integrada en el Historial de Contrato, donde para cada adición o cambio de contrato, se puede crear o asignar una Lista de Verificación según sea necesario.

Puede crear plantillas de listas de verificación para diversos propósitos, tales como:

• Nuevos empleados
• Renuncias
• Promociones
• Y muchos más

Cada lista creada puede asignarse a los empleados responsables de la verificación. Puede asignar más de un empleado, pero la verificación será completada por una sola persona.

NOTA

El proceso de aprobación del empleado asignado se realiza desde la página del Empleado.

Documento del Empleado

Un Documento del Empleado funciona como plantilla o contenedor para almacenar los datos personales de un empleado. Estos documentos pueden personalizarse según el tipo de información y registros que desee conservar como parte del historial del empleado.

La gerencia puede agregar tantos documentos de empleados como sea necesario. Cada documento puede configurarse para permitir que los empleados carguen archivos e ingresen información directamente en la Carpeta del Empleado al habilitar la opción Allow Employee to Upload.

También se pueden agregar campos de información adicionales para acomodar los detalles requeridos en cada documento. La Gerencia puede definir el tipo de datos que se recopilarán según la información necesaria. Los tipos de entrada disponibles incluyen texto, número, opción y fecha.

NOTA

Los documentos de los empleados pueden ser cargados por usuarios autorizados desde la página Employee Profile. Una vez disponibles, los empleados pueden descargar los documentos a través de la pestaña Folder en su página de Personal Profile. Si la opción Allow Employee to Upload está habilitada, los empleados también pueden cargar documentos e ingresar la información requerida directamente.

Notificación

En el menú Notificación dentro de la sección de gestión de propiedades de Sentec EMS, los usuarios pueden activar varias funciones de notificación que envían alertas por correo electrónico de manera automática. Existen tres funciones principales disponibles para su activación:

• Incorporación de Nuevo Personal: Envía una notificación automática cada vez que un nuevo empleado se une a la unidad.
• Notificación de Permiso (Leave Notification): Permite que los empleados cuyos correos electrónicos estén registrados reciban notificaciones de aprobación de permisos por parte del Superior Administrativo.
• Solicitud de Permiso Adicional (Extra Leave Request): Envía notificaciones a los empleados correspondientes cuando se presenta una solicitud de permiso adicional.
• La función de Reclutamiento (Recruitment) permite a los usuarios con permiso de “Escritura” (Write) configurar notificaciones para el proceso de reclutamiento. Se pueden agregar direcciones de correo electrónico para recibir actualizaciones sobre las actividades de reclutamiento y el estado de los candidatos.
• Notificación de Promoción (Promotion Notification): Una función recientemente añadida, similar a Incorporación de Empleados, que envía notificaciones cada vez que un empleado recibe una promoción.

<img src=/configuration/management-property-notification.png" alt="Vista de Notificación" width="750" class=zoomable>

Para activar cada función, simplemente haga clic en “Activo” e ingrese las direcciones de correo electrónico de los empleados que recibirán las notificaciones. No existe un límite en la cantidad de correos que se pueden registrar.

Recordatorio

Los usuarios pueden configurar sus propios recordatorios. Actualmente, hay cuatro tipos de recordatorios disponibles.

En la pestaña de recordatorios, puede completar los siguientes campos:

• Enviar Recordatorio Antes (Send Reminder Before): Comienza a enviar recordatorios a partir de la fecha efectiva.
• Número de Recordatorios (Number of Reminder): Días para la entrega recurrente del recordatorio, con las opciones de recurrencia habilitadas.
• Proyección del Día de Recordatorio (Reminder Day Projection): Cronograma de entrega de recordatorios basado en la configuración anterior, editable por el usuario.
• Correos Electrónicos (Emails): Direcciones de correo de los destinatarios del recordatorio, separadas por comas si hay más de una dirección.

NOTA

Los recordatorios de cumpleaños no siguen la configuración general de recordatorios. Estos se envían automáticamente al correo del destinatario si un empleado cumple años ese día.

Formulario

Un Formulario Personalizado puede configurarse y adaptarse según los requisitos específicos de cada empresa. Esta funcionalidad permite la creación, gestión y administración centralizada de diversos documentos y cartas para empleados dentro del sistema.

Para agregar una plantilla de formulario que pueda ser utilizada por los empleados, los usuarios pueden crear múltiples formatos de cartas que estarán disponibles para todos los empleados.

En el Perfil del Formulario, es obligatorio completar todos los campos requeridos.

Los campos obligatorios incluyen:

• Nombre del Formulario
  El nombre oficial del formulario o carta. Este nombre se utiliza para identificar el formulario dentro del sistema y debe reflejar claramente el propósito del documento (por ejemplo, Certificado de Empleo, Comprobante de Salario).

• Descripción
  Una breve explicación del propósito y uso del formulario. Esto ayuda a los administradores y usuarios a comprender cuándo y cómo debe utilizarse el formulario.

• Selección de Módulo
  Determina el módulo al que está relacionado el formulario, como Employment, Payroll u otros módulos relevantes. Esta selección es importante, ya que define el contexto de la carta y controla qué campos de datos están disponibles.

Los usuarios pueden configurar el siguiente contenido:

• Texto de Apertura y Texto de Cierre de la carta
• Selección de Datos del Empleado que se incluirán en la carta

Tales como:

• Nombre completo del empleado
• Puesto
• Número de identificación
• Otros datos relevantes según sea necesario

También se pueden definir los ajustes de aprobación y autorización del formulario, incluyendo:

• Especificar si el formulario requiere un Aprobador
• Mostrar el Nombre del Aprobador en la carta
• Habilitar un Aprobador Adicional si se requiere una aprobación adicional
• Habilitar Firma si se necesita una firma digital

Por último, se puede agregar contenido detallado entre el texto de apertura y el texto de cierre.
Este contenido se gestiona a través de Group Items, lo que permite incluir información estructurada como:

• Duración del empleo
• Otros detalles relevantes según el propósito de la carta

Cada elemento del formulario será completado posteriormente por el empleado. Puede definir el tipo de campo para cada elemento, como:

• Texto
• Número
• Fecha
• Hora
• Opción

Si el tipo de campo seleccionado es Opción, debe definir la lista de opciones.
Presione Enter después de agregar cada opción para incluirla en la lista.

Note

Puede crear tantos Group Items y Form Items como sea necesario para respaldar el propósito de la plantilla del formulario.

Como referencia, el formulario tendrá la siguiente estructura:

Sección	Nombre del Área	Descripción
Sección Uno	Nombre del Formulario	Muestra el nombre del formulario según lo definido en la plantilla, lo que permite a los usuarios identificar fácilmente el tipo de solicitud enviada.
Sección Dos	Logo y Detalles de la Propiedad	Muestra el logotipo de la empresa y la información de la propiedad configurada en Property Configuration, como el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico.
Sección Tres	Datos del Empleado	Muestra la información personal y laboral del empleado, incluyendo nombre completo, género, número de identificación, puesto, departamento y datos de contacto.
Sección Cuatro	Texto de Apertura	Muestra la declaración de apertura del formulario, proporcionando contexto y explicando el propósito del envío.
Sección Cinco	Group Item 1	Muestra el primer grupo de elementos del formulario según la información ingresada por el empleado, como detalles de solicitudes de préstamo u otra información relacionada.
Sección Seis	Group Item 2	Muestra el segundo grupo de elementos del formulario, como la configuración de pago u otros detalles específicos del formulario, según la configuración del mismo.
Sección Siete	Texto de Cierre	Muestra la declaración de cierre del formulario, que generalmente contiene confirmaciones o reconocimientos por parte del empleado.
Sección Ocho	Nombre y Firma del Solicitante y Aprobador	Muestra los nombres del solicitante y del aprobador junto con sus firmas, si así lo requiere la configuración de aprobación y firma del formulario.

Para obtener una guía de configuración más detallada, consulte el siguiente video tutorial.

Configuración

Cada función en Sentec EMS puede personalizarse según las necesidades de la empresa.

Empleado

Permitir Edición

En la última actualización, Sentec EMS introduce una mayor flexibilidad para la gestión de permisos de edición de datos de empleados en la sección Gestión de Usuarios (User Management). El administrador ahora puede controlar el acceso de edición para tres categorías clave de datos:

1. Información Personal: Incluye los datos esenciales del empleado, como nombre, fecha de nacimiento y contacto.
2. Dirección: Contiene la información sobre el domicilio del empleado.
3. Detalles Administrativos: Comprende información como el estado civil, la ciudadanía y otros registros administrativos.

Usando la opción Permitir Todo (Allow All), el administrador puede conceder acceso completo de edición a todos los campos dentro de cualquiera de estas categorías. Por el contrario, la opción Prohibir Todo (Forbid All) restringe toda capacidad de edición. Para necesidades más específicas, el acceso también puede personalizarse o concederse parcialmente para ajustarse a los requisitos de la organización. Esta nueva función proporciona un mayor control y garantiza que el acceso a los datos esté alineado con las políticas de la empresa.

Campo Personalizado

<img src=/configuration/update-management-setup-employee.png" alt="Vista de la pestaña Campo Personalizado" width="750">

Los usuarios pueden agregar nuevos datos para complementar la información del empleado (más allá de la información básica). Los datos añadidos pueden ser en forma de selecciones o entradas de texto. Estos campos personalizados aparecerán bajo la sección de información adicional en la página del perfil del empleado. Algunos de los campos personalizados proporcionados por Sentec EMS incluyen ID de huella digital, NPWP (número de impuestos), tipo de sangre, BPJS JP (seguridad social para la vejez), BPJS Kesehatan (seguridad social para la salud) y último nivel educativo.
Existe un interruptor que permite prohibir o permitir la edición de la información adicional desde la aplicación de Gestión o Empleado.

Etiquetas

El etiquetado se utiliza para agrupar a los empleados según atributos específicos que no se incluyen en la información básica ni en los atributos del contrato.
Por ejemplo, se pueden crear grupos de empleados según las actividades deportivas en las que participen o el número de piso en el que trabajen.

Nivel de Empleo

<img src=/configuration/img-employee-level.png" alt="Vista del Nivel de Empleo" width="750">

Los atributos en los contratos se utilizan para determinar el nivel o grado de los empleados.

NOTA

Por favor, contacte al equipo de soporte de EMS para agregar cualquier nivel de empleo que aún no esté disponible en la lista.

Departamento

Puede configurar y asignar departamentos de acuerdo con los disponibles en su propiedad.
Al configurar los departamentos, el sistema clasificará y mostrará automáticamente solo los departamentos asociados con su propiedad.

Puede agregar, asignar o modificar departamentos según la estructura de su propiedad.
Una vez configurados los departamentos, cualquier función que requiera la selección de un departamento mostrará únicamente los departamentos que haya definido para su propiedad.

Equipos

Sentec EMS introduce una nueva función para crear y gestionar agrupaciones de empleados a través de la función Equipos.

De forma predeterminada, los empleados se agrupan según su jerarquía departamental.
Sin embargo, esta función permite a los usuarios reagrupar manualmente a los empleados en grupos más específicos según sea necesario.

Esta función es especialmente útil para organizar a los empleados que trabajan en turnos, haciendo que la gestión de horarios sea más eficiente.

Nómina

Antes de crear un informe de nómina, se debe definir un perfil de nómina.
Los usuarios pueden cambiar el perfil de nómina en cualquier momento, pero estos cambios no afectarán a los informes de nómina previamente creados.

Al configurar la nómina, también puede habilitar el cálculo de Prorrateo (Prorate).

Cuando el interruptor Prorate está habilitado, el sistema calculará automáticamente los salarios de los empleados utilizando el método de cálculo prorrateado según el período de nómina configurado.

El prorrateo del salario significa ajustar el pago de un empleado de manera proporcional según la duración de su contrato de trabajo dentro de un período de nómina.

Esta función ayuda a:

• Garantizar métodos de cálculo de nómina consistentes dentro de un período de nómina
• Evitar conflictos de cálculo causados por la aplicación simultánea de múltiples métodos de tarifa
• Mejorar la precisión de la nómina para empleados que se incorporan, renuncian o tienen períodos de trabajo incompletos
• Simplificar la configuración de la nómina al permitir solo un método de cálculo activo

Además de Prorate, también puede configurar Rate Configuration, que incluye las opciones de Daily Rate y Hourly Rate. Estas opciones brindan flexibilidad para determinar qué tarifa se utilizará al generar la nómina.

La nómina puede calcularse utilizando Daily Rate, Hourly Rate o ambos. Simplemente active la opción deseada según el estado de trabajo utilizado en su empresa para incluirla en el proceso de cálculo de la nómina.

Sin embargo, cuando Prorate está habilitado, las opciones de configuración Daily Rate y Hourly Rate se desactivarán automáticamente. En este caso, los usuarios solo podrán aplicar un método de cálculo, ya sea Prorate o Daily/Hourly Rate.

NOTA

• El cálculo de Hourly Rate incluye tanto horas como minutos.
• Si Prorate y Daily Rate están habilitados al mismo tiempo, el sistema aplicará únicamente el cálculo de Prorate.
• Si Prorate está deshabilitado y Daily Rate y Hourly Rate están ambos habilitados, el sistema aplicará automáticamente el cálculo de Hourly Rate.

Además, en el menú Configuración de Nómina (Setup Payroll), los usuarios con acceso a configuración pueden ver una vista previa del recibo de salario después de seleccionar el perfil de nómina deseado.
Esta función permite revisar los detalles del recibo antes de generar el informe de nómina, garantizando la precisión de los datos que se reportarán.

Para asegurarse de que el perfil de nómina seleccionado sea correcto, utilice la función de simulación.

En el menú Cuentas (Accounts), los usuarios pueden ver la lista de cuentas disponibles en el perfil seleccionado junto con las descripciones y fórmulas de cada cuenta.
Las plantillas de informes de nómina se encuentran a continuación.
Asegúrese de que los datos fiscales estén completos para fines de presentación de impuestos.

NOTA

El perfil de nómina será creado por el equipo de EMS de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Si se requiere una nueva plantilla de informe, por favor contacte al equipo de EMS.

Configuración de Datos Fiscales (Retención de Impuestos en Indonesia)

Para la retención de impuestos en Indonesia, los datos fiscales deben configurarse en Payroll Setup.
Esta configuración es obligatoria, ya que la información se utilizará como la identidad del agente retenedor en documentos fiscales oficiales, como el Formulario 1721-A1.

Si los datos fiscales están incompletos o no son válidos, el sistema no podrá generar correctamente el comprobante de retención de impuestos.

Los datos fiscales obligatorios incluyen:

• NPWP
  El número de serie del NPWP de la empresa utilizado para fines de retención de impuestos.
  Este NPWP aparecerá como el NPWP del retenedor en el comprobante de retención.

• NPWP Holder
  El nombre de la persona responsable de la retención de impuestos.
  Generalmente corresponde al Gerente General (GM), Controlador Financiero (FC) o Líder de Impuestos, según la estructura interna de la empresa.

• Nama Pemotong
  El nombre oficial del agente retenedor registrado para fines de reporte fiscal en Indonesia.
  Este nombre se mostrará en el Comprobante de Retención de Impuestos (Formulario 1721-A1).

NOTAS

• Todos los datos fiscales deben cumplir con el formato oficial del NPWP y la normativa tributaria de Indonesia.
• Los datos fiscales configurados se aplican automáticamente a:
  • Resumen Anual
  • Comprobante de Retención de Impuestos (Formulario 1721-A1)
• Si se actualiza algún dato fiscal, los cambios se reflejarán en los documentos fiscales generados posteriormente.

Asegúrese de que toda la información haya sido revisada y validada antes de generar los comprobantes de retención de impuestos, para evitar errores en los reportes fiscales oficiales.

Payroll Approver

En el menú Configuración de Nómina (Setup Payroll), los usuarios no solo pueden configurar los componentes de nómina, sino también habilitar y gestionar la función de verificación.
A través de esta función, los usuarios pueden definir las capas de aprobación requeridas según sea necesario.

Salary Slip Signature

Además, como función adicional, los usuarios también pueden agregar una firma que se generará automáticamente en el recibo de salario.

Asistencia

---

Método de Registro

Sentec EMS admite varios métodos para registrar la asistencia de los empleados. Actualmente, hay dos opciones disponibles:

• Usar los dispositivos personales de los empleados (registro de entrada/salida desde el móvil)
• Integrado con una máquina de huellas dactilares (verifique si su empresa planea integrar la máquina de huellas con Sentec EMS)

Para integrar su máquina de huellas dactilares con el sistema EMS, asegúrese de que el dispositivo cumpla con los siguientes requisitos:

• La máquina debe contar con la función de Servidor ADMS (puede confirmarlo con el proveedor del dispositivo).
• La máquina debe estar conectada a la red Internet/LAN.
• Debe preparar una PC/VM que pueda funcionar de forma continua (24/7) como interfaz.

Puede acceder a la documentación completa en:
Fingerprint Integration Documentation

Marque una o ambas opciones para activarlas.

INFORMACIÓN

Contacte al equipo de Sentec EMS si su máquina de huellas dactilares cumple con todos los requisitos y desea integrarla con Sentec EMS.

Configuración de Asistencia

A continuación se detallan las configuraciones de tolerancia horaria y el radio del punto de asistencia para los empleados:

• Radio: Tolerancia de ubicación para el registro de asistencia desde el punto de asistencia especificado, medida en metros.

• Hora de Entrada Tarde (Time In Late): Tolerancia para los empleados que llegan tarde respecto al horario laboral programado, medida en minutos.

• Hora de Salida Temprano (Time Out Early): Tolerancia para los empleados que se retiran antes del horario laboral programado, medida en minutos.

• Hora de Entrada Temprano (Time In Early): Tolerancia para los empleados que llegan antes del horario laboral programado, medida en minutos.

• Hora de Salida Tarde (Time Out Late): Tolerancia para los empleados que se retiran después del horario laboral programado, medida en minutos.

• Tomar Foto (Take Photo): Alterna entre requerir o no una selfie del empleado al registrar la asistencia. Si se establece en False, la cámara no se activará; si se establece en True, los empleados deberán tomarse una selfie.

• Ver Validación del Registro (View Record Validation): Esta configuración permite a los usuarios (gestión) mostrar u ocultar la validación de ubicación y foto durante el registro de asistencia.

  • Si se establece en True, el sistema mostrará los resultados de la validación de ubicación y foto en la aplicación del empleado al registrar asistencia.
  • Si se establece en False, los resultados no se mostrarán.

• Contar Horas Extra (Count Overtime): Configuración que calcula el tiempo trabajado por el empleado más allá del turno programado (hora de salida). El valor se ingresa en minutos. Si se establece en 0, el sistema calculará las horas extra desde el fin del turno programado hasta que el empleado registre su salida.

• Registrar Entrada/Salida Fuera del Punto de Asistencia (Check in/out Outside Attendance Point): Permite definir si se aceptará (True) o rechazará (False) el registro de asistencia fuera de la ubicación designada.

• Cambio de Horario Aprobado Automáticamente (Schedule Change Auto Approved): Permite definir si los cambios o intercambios de horario solicitados por los empleados se aprueban automáticamente.

  • Si se establece en True, la solicitud se aprobará automáticamente y se activará.
  • Si se establece en False, la solicitud deberá ser aprobada por el Jefe de Departamento antes de activarse.

• Plan de Horario Activo/Aprobado Automáticamente (Schedule plan auto active/approved without HOD approval):
  Cuando esta opción está en True, cualquier plan de horario creado por el Creador se activará automáticamente sin requerir aprobación del Jefe de Departamento (HOD).
  Si se establece en False, el plan deberá ser aprobado antes de hacerse efectivo.

• Tolerancia de Tarifa Horaria (Time Rounding Tolerance for Working Hours): Define cómo se redondean las horas trabajadas.

  • Ejemplo: si se establece en 25, las horas se redondearán hacia arriba después de 25 minutos.
  • Si se establece en 0, no se aplicará redondeo.
  • Ejemplo: si un empleado trabaja 1 hora y 45 minutos, se contará como 1 hora si el redondeo está en 0.

• Iniciar desde el horario (Start From Schedule): Si se selecciona la opción true, la duración del trabajo se calculará según el horario predefinido. Sin embargo, si se selecciona la opción false, la duración del trabajo se calculará según las horas de entrada (clock in) y salida (clock out) registradas durante la asistencia.

• Ubicación del Empleado: Si se establece en True, la ubicación del empleado es obligatoria al realizar el check-in o el check-out.

• Nota de Registro: Si se configuran notas predefinidas aquí, los empleados pueden seleccionar una de estas opciones como nota de asistencia al registrar su horario.

• Restrict Clock-In: Función que restringe a los empleados realizar el registro de entrada (clock-in) después de superar el límite de tiempo permitido, con la siguiente configuración:

  • Time In Late se refiere al período de tolerancia.
  • Restrict Check-In se refiere al tiempo adicional permitido después del período de tolerancia.

  Una vez superado el tiempo total permitido, el botón Check-In ya no estará disponible.

  Ejemplo:

  • Time In Late: 10 minutos
  • Restrict Check-In: 90 minutos

  Los empleados pueden realizar el clock-in hasta 100 minutos después de la hora de inicio programada. Después de ese tiempo, el registro de entrada ya no estará permitido.

Ubicación de Asistencia

Las empresas pueden crear más de un punto de asistencia en Sentec EMS, ideal para organizaciones con varios edificios u oficinas.
El sistema admite diferencias horarias entre estos puntos de asistencia, y la hora utilizada será la hora local de cada punto.

Cada ubicación de asistencia debe especificar sus coordenadas geográficas y la zona horaria utilizada.
La empresa también debe seleccionar una ubicación predeterminada que servirá como punto principal de asistencia.

Ubicación Dinámica

Sentec EMS también admite la configuración de ubicaciones dinámicas para empleados que estén en viaje de trabajo o trabajando desde casa (WFH).
Esta función permite agregar ubicaciones temporales de asistencia seleccionando la opción Ubicación Dinámica.
Una vez activada, la empresa puede ingresar el nombre de la ubicación y la zona horaria aplicable al empleado.

Horario de Trabajo

Sentec EMS admite horarios de trabajo personalizables.
Las empresas pueden crear varios horarios de trabajo según sus necesidades.
Existen dos tipos de horarios que se pueden crear: para empleados regulares y para empleados por turnos.

Las funciones disponibles para configurar los horarios son las siguientes:

• Código y Color de Horario: Código único para identificar el horario. Este código también se usa en los informes y tiene un máximo de 5 caracteres.
• Orden (Sort): Valor numérico utilizado para ordenar los tipos de horario, de menor a mayor.
• Turno (Shift): Marcar si el horario creado corresponde a un turno.
• Hora Personalizada (Custom Hour): Marcar si las horas de trabajo se determinan específicamente al crear el horario.
• Día Libre (Day Off): Marcar si el horario corresponde a un día libre.

NOTA

La empresa debe designar un horario como opción predeterminada.

Para una guía visual paso a paso, puede ver el siguiente video tutorial sobre cómo agregar un nuevo horario de trabajo:

Location Tag & QR Code

Sentec EMS ahora admite Location Tags, lo que permite a los empleados registrar su asistencia escaneando un código QR en una ubicación designada.

Los Location Tags pueden configurarse para cada ubicación de asistencia asignada. Cada etiqueta cubre un área específica según la configuración de la ubicación establecida.

Cada ubicación de asistencia ahora incluye la opción Location Tag, lo que permite agregar múltiples etiquetas según diferentes áreas de ubicación.

Para cada Location Tag:

• Se genera automáticamente un código QR único
• El código QR puede colocarse en la ubicación física correspondiente
• Los empleados deben registrar su entrada escaneando el código QR en la ubicación designada

Puede agregar tantos Location Tags como sea necesario. Cada etiqueta generará automáticamente un código QR único que puede colocarse en su respectiva ubicación física. Los empleados deben escanear el código QR en la ubicación designada para registrar su asistencia.

Reglas de Location Tag

• Los Location Tags definen puntos específicos de entrada y salida dentro de un área determinada.
• Se genera un código QR para cada Location Tag, el cual puede descargarse y colocarse en la ubicación física asignada.
• Los códigos QR pueden actualizarse (refresh) para generar un nuevo código manteniendo el mismo Location Tag.
• Los empleados deben habilitar y permitir el acceso a la ubicación en su dispositivo antes de escanear el código QR.
• Los empleados deben registrar la entrada y la salida utilizando el mismo código QR y Location Tag.
• Si un empleado registra asistencia en múltiples Location Tags, cada actividad se registrará como un log.
• El primer registro de entrada del día se considerará como la hora oficial de inicio de asistencia.
• El último registro de salida del día se considerará como la hora oficial de finalización de asistencia.
• Actualmente, la entrada manual de asistencia para registros de Location Tag no está soportada.

Perfiles de Horas Extra

La función Overtime Profiles en Sentec EMS permite a la empresa personalizar completamente cómo se calculan las horas extra, de acuerdo con las políticas internas o las regulaciones laborales vigentes.
Con esta función, la empresa puede crear varios perfiles de horas extra que determinan las reglas para el cálculo de la tarifa, el tiempo de tolerancia, el cálculo progresivo y la duración máxima de las horas extra, de modo que el sistema pueda ajustarse automática y dinámicamente a las políticas de la empresa.

A continuación se presentan las funciones que se pueden configurar más a fondo:

• Max Duration & Tolerance : Controla el límite máximo y el tiempo de tolerancia para el cálculo de horas extra.

  
  • Max Duration (Minutes): Determina la duración máxima de horas extra permitida por día.
    Ejemplo: Si se establece 120, los empleados pueden registrar hasta 2 horas de trabajo extra por día.
  • Tolerance (Minutes): Determina la duración mínima de horas extra que será contada.
    Ejemplo: Si se establece 60, las horas extra por debajo de 60 minutos no se contarán.

• Progressive Calculation : Si la opción Is Progressive (✔) está activada, las horas extra se calcularán de manera progresiva según la política de la empresa.
  Ejemplo: La primera hora se paga con una tarifa de 1.35x por hora, y las siguientes con una tarifa de 2x por hora.

• Rate Configuration : Determina cómo se calcula la tarifa de las horas extra.

  Puedes elegir entre dos métodos:

  • Fixed Rate – Utiliza una tarifa por hora fija ya establecida o basada en niveles (tier).
    Ejemplo: La tarifa de horas extra es de DOP 20 por hora. Puedes definir diferentes multiplicadores por nivel. Por ejemplo, la primera hora × 1.35, la segunda × 2, y así sucesivamente.

  • Formula-Based – Calcula automáticamente las horas extra en función del salario base del empleado u otros parámetros definidos por la empresa.
    Al utilizar este método, el sistema mostrará la variable Salary, que se toma del salario básico del contrato del empleado.
    Puedes añadir una fórmula según las políticas aplicables. Por ejemplo:
    Para determinar la tarifa por hora, se asume que el cálculo es:
    Tarifa por hora = Salario mensual / Horas mensuales
    Salary/(44*4.33) → para obtener la tarifa por hora, que luego se calculará según el nivel (tier).

• Tiers : Se utilizan para definir cómo se calculan las horas extra en cada nivel de duración.
  Cada Tier representa un período con un multiplicador específico, lo que permite calcular las tarifas según la duración del trabajo extra.

Ejemplo de Configuración:

Tier	Duración Mínima (Minutos)	Multiplicador
1er Tier	60	1.35
2do Tier	300	2.0

Explicación:

• La primera hora (60 minutos) se multiplica por 1.35x la tarifa por hora.
• Las siguientes horas (después de la cuarta hora) se multiplican por 2.0x la tarifa por hora.

Si un empleado trabaja 5 horas extra, entonces:

• De la 1.ª a la 4.ª hora se pagan a 1.35x la tarifa por hora.
• La 5.ª hora se paga a 2x la tarifa por hora.

El total de horas extra calculadas es 7.4x la tarifa por hora.

El sistema calculará automáticamente desde el primer Tier, y luego continuará con el siguiente si la duración cumple las condiciones.

⚠️ Nota Importante

El orden de los Tiers afecta el resultado del cálculo de horas extra.
Asegúrate de configurar cada Tier en el orden correcto para obtener resultados precisos.

---

Ejemplo de Escenario: Cálculo de horas extra con Fixed Rate:

• La empresa establece una tarifa fija de horas extra de RD$ 250.

Pasos de configuración:

1. Define Max Duration y Tolerance según la política de la empresa.
2. Activa Is Progressive (✔).
3. Selecciona el método Fixed Rate.
4. Establece la Rate en 250.
5. Añade los Tier (según la política, puede crearse solo uno si se aplica la misma tarifa):
   • Tier 1: Aplica de la hora 1 a la 4 → 1.35x.

---

Ejemplo de Escenario: Cálculo de horas extra con Formula-Based:

De acuerdo con la regulación de la República Dominicana:

• De la hora 1 a la 4 las horas extra se pagan a 1.35× el salario por hora.
• A partir de la 5.ª hora se pagan a 2× el salario por hora.

Pasos de configuración:

1. Define Max Duration y Tolerance.
2. Activa Is Progressive (✔).
3. Selecciona el método Formula-Based.
4. Establece la fórmula: Salary/(44*4.33).
5. Añade los Tier:
   • Tier 1: De la hora 1 a la 4 → 1.35x.
   • Tier 2: A partir de la 5.ª hora → 2x.

---

Permisos

En el menú Configuración de Permisos (Leave Setup), la gestión puede configurar las solicitudes de permiso para que sean aprobadas por el superior organizacional o el superior administrativo.
También se puede activar la opción Ambos (Both) para permitir que los empleados elijan su aprobador.

Las empresas también pueden crear varios tipos de permisos según sus necesidades.
En general, existen dos tipos: permiso regular (derecho otorgado automáticamente por el sistema) y permiso adicional (otorgado por la empresa o el jefe de departamento).

Funciones disponibles para configurar tipos de permiso:

• Activado Después de (días): Define cuántos días después del ingreso del empleado puede usar este tipo de permiso.
• Derecho Automático (Auto Entitlement): Agrega automáticamente el derecho al permiso según la fecha de inicio del contrato.
• Tipo de Derecho Automático (Auto Entitlement Type): Especifica el período utilizado (por contrato o por año calendario).
• Límite Máximo (Max Limit): Define el límite máximo acumulable del permiso.
• Sin Expiración o Con Fecha de Expiración: Determina si el permiso expira o puede usarse indefinidamente.
• Expira en (Expiring In): Duración (en días) antes de que el permiso expire si la opción de fecha de expiración está activada.
• Reinicio Automático (Auto Reset): Configura que el sistema reinicie automáticamente los derechos de permiso.
• Tipo de Reinicio (Reset Type):
  • Basado en contrato: Se reinicia según la fecha de inicio del contrato del empleado.
  • Anual: Se reinicia al comienzo de cada año.
• Período de Gracia para Reinicio (Grace Period for Reset):
  Permite establecer un período de gracia (en meses) en el que los empleados pueden usar su permiso restante antes de que se reinicie completamente.
  • Ejemplo: Un reinicio anual con 3 meses de gracia significa que el permiso se reinicia el 1 de enero, pero los empleados pueden usar el saldo anterior hasta el 31 de marzo.
• Permiso Regular o Adicional: Determina si el permiso pertenece a la categoría regular o adicional.
• Descuento de Saldo (Balance Deducted): Define si este permiso reducirá el saldo de días disponibles.
• Rango de Fechas (Used Date Range): Permite enviar solicitudes que cubran varios días consecutivos.
• Permiso Remunerado (Is paid leave): Define si el permiso es pagado (no afecta el salario) o no pagado.

NOTA

Los empleados no pueden usar automáticamente los tipos de permiso creados en la página de configuración.
Debe crearse un perfil de permiso para cada empleado antes de poder usar esta función.

Para una guía visual paso a paso, puede ver el video tutorial sobre cómo agregar un nuevo tipo de permiso a continuación:

Reclutamiento

El módulo de Reclutamiento en Sentec EMS está diseñado para optimizar el proceso de gestión de contrataciones en cada unidad.
Antes de utilizar este módulo, es necesario realizar una configuración inicial en el menú Configuración (Setup) para alinearlo con los requisitos de la unidad.

La configuración del módulo de Reclutamiento se puede acceder a través de Configuración > Setup.
Hay tres ajustes principales disponibles:

Requisitos

Los requisitos que aparecerán cuando una vacante se publique en el Portal de Empleo.
Estos son los documentos o la información que los candidatos deben proporcionar al postularse a un trabajo, como una foto de identificación, tarjeta familiar, certificado de antecedentes penales, etc.

Nota

No hay límite en la cantidad de requisitos.

Para agregar un nuevo tipo de requisito:

<img src=/configuration/setup-requirement-add.png" alt="Vista de Agregar Requisitos" width="750">

• Haga clic en el botón + en el lado derecho.
• Ingrese la siguiente información:
  • Nombre: El nombre del requisito.
  • Tipo: Seleccione el tipo de entrada (texto, selección o documento).
  • Estado de Activación: Active o desactive el requisito.

Tableros

Cree una plantilla de Tablero Kanban para el proceso de reclutamiento según las necesidades específicas, como el reclutamiento para puestos de Jefes de Departamento (HOD).
Para crear un nuevo tablero:

• Haga clic en el botón + en el lado derecho.

• Ingrese la siguiente información:

  1. Nombre del Tablero: El nombre de la plantilla del tablero.
  2. Descripción: Una breve explicación del tablero.
  3. Estado de Activación: Active o desactive el tablero.
  

• Después de crear el tablero, use el botón Editar Columna (Edit Column) para agregar los detalles de las columnas.
  Las columnas representan las etapas del proceso de reclutamiento que cada candidato atravesará antes de recibir una oferta de contrato:

  <img src=/configuration/setup-boards-add-column.png" alt="Vista de Agregar Columna en Tablero" width="750">

  1. Haga clic en Agregar Columna (Add Column) para añadir una columna de proceso.
  2. Ingrese el Nombre de la Columna y la Descripción, luego actívela para mostrarla en el tablero Kanban.
  3. Agregue tantas columnas como sean necesarias para el proceso de reclutamiento (no hay límite de columnas).
  

• Asigne un Revisor (Reviewer) a cada columna haciendo clic en Agregar Revisor (Add Reviewer).
  Los revisores son los empleados autorizados para verificar o entrevistar a los candidatos.

  
  1. Ingrese el nombre del empleado (se permiten asignaciones entre propiedades).
  2. Los revisores pueden modificarse al crear una vacante.

Explore la guía visual accediendo al siguiente video:

Portal de Empleo

Personalice la visualización de la propiedad en el Portal de Empleo:

• Foto de Encabezado (Header Photo): Cargue una foto de encabezado en formato JPG o PNG.
• Perfil de la Empresa (Company Profile): Complete la descripción del perfil de la empresa.
• Rango de Empleados (Employee Range): Ingrese el rango total de empleados.

La configuración del módulo de Reclutamiento es altamente flexible y puede adaptarse a las necesidades de cada propiedad.
Asegúrese de que todos los ajustes sean correctos antes de crear vacantes en el Portal de Empleo.
Si los requisitos cambian, la configuración puede actualizarse en cualquier momento.

Explore la guía visual accediendo al siguiente video:

Finanzas

---

El módulo Finance en Sentec EMS está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar de manera eficiente las políticas de préstamos.
Permite a la empresa administrar y monitorear el proceso de préstamo y los pagos de cada empleado.

También hemos agregado una función de Conversión de Compensación en la configuración de Finanzas, que permite configurar la compensación de horas extras según las necesidades de la empresa.

Puedes configurar el módulo de Finanzas en Configuration → Setup, con las siguientes opciones disponibles:

• Multiple Loan: Permite que los empleados tengan más de un préstamo activo al mismo tiempo.
  (Establécelo en True si los empleados pueden tener múltiples préstamos.)
• Max Loan: Define el monto máximo permitido por solicitud de préstamo.
• Min Loan: Define el monto mínimo permitido por solicitud de préstamo.
• Max Installment: Determina el número máximo de cuotas para el pago del préstamo.
• Min Installment: Determina el número mínimo de cuotas para el pago del préstamo.
  (Si el valor de Minimum Installment se establece en 1, significa que el préstamo debe pagarse al menos en una cuota o un mes.)

Compensación

La empresa puede decidir cómo se recompensan las horas extras de los empleados, ya sea como licencia adicional o como parte de la nómina.

Existen dos tipos de compensación que se pueden configurar en Sentec EMS:

• Overtime -> Leave: Convierte las horas extras aprobadas en saldo de licencia adicional para los empleados.
  La empresa puede elegir cualquier tipo de licencia disponible (como Vacaciones Anuales, Licencia de Compensación, etc.) a la cual se convertirán las horas extras.
  Esto brinda flexibilidad para gestionar la compensación por horas extras según las políticas de la empresa.

• Overtime -> Payroll: Permite configurar cómo los pagos de horas extras se asignan a los componentes de la nómina.

Para configurar la conversión de Overtime a Leave, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón + a la derecha.
2. Ingresa la siguiente información:
   • Name: Nombre de la compensación.
   • Type: Selecciona el tipo de compensación (Overtime to Leave).
   • Compensation Mapping: Elige entre los tipos de licencia disponibles configurados en tu propiedad.
   • Description: Agrega una descripción para la compensación.
   • Active Toggle: Activa o desactiva la compensación.

La configuración para mapear las horas extras a la nómina sigue los mismos pasos.
Puedes asignar la compensación de horas extras a cualquier componente de la nómina.

Por ejemplo:
Si se asigna a Other Allowance, la compensación por horas extras se convertirá y se registrará como Other Allowance en la nómina.
Aparecerá bajo el componente Other Allowance en los recibos de pago y se calculará de acuerdo con las reglas de dicho componente.

NOTA

Si deseas que las horas extras tengan su propia cuenta, contacta a nuestro equipo de soporte para solicitar la creación de una nueva cuenta en tu perfil de nómina.

Cuenta de Préstamos

La función Loan Account está diseñada para asignar los préstamos de la empresa a las cuentas maestras del sistema de nómina.
También puedes agregar tu propia cuenta de préstamos en la nómina y mapearla aquí para registrar las transacciones de préstamos en los módulos de nómina y finanzas.

NOTA

Puedes comunicarte con el Equipo de Soporte de Sentec EMS para configurar una nueva cuenta de préstamo si es necesario.

También tienes la opción de asignar la cuenta de préstamos a cualquier cuenta maestra disponible.

Por ejemplo:
Si se asigna a Deduction, el monto del pago del préstamo se registrará como una deducción en la nómina
(es decir, aparecerá bajo el componente Deduction en los recibos de pago y se procesará según las reglas de dicho componente).

NOTA

Al agregar un nuevo préstamo para un empleado, las cuentas creadas en esta configuración aparecerán como opciones en Loan Account dentro del módulo de Finanzas.

Para configurar una cuenta de préstamo:

1. Haz clic en el botón + a la derecha.
2. Ingresa la siguiente información:
   • Account Name: Nombre de la cuenta del préstamo.
   • Master Account: Selecciona la cuenta maestra.
     (Puedes elegir cualquiera de las cuentas listadas en tu perfil de nómina.)
   • Active Toggle: Activa o desactiva la cuenta del préstamo.

NOTA

Puedes desactivar, actualizar o eliminar la cuenta del préstamo cuando aún no esté en uso.
No puedes realizar cambios en las cuentas de préstamo que ya estén siendo utilizadas.