Registro de Cambios (Changelog)

🆕 30 de marzo de 2026

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✨ Nuevas Funciones

Gestión de Permisos: Edición Masiva de Saldo de Permisos

Se ha introducido una nueva función de Edición Masiva de Saldo de Permisos para simplificar la actualización masiva de los saldos de permisos de los empleados.

Capacidades clave:

• Realizar adiciones o deducciones masivas de saldos de permisos.
• Aplicar cambios a todos los empleados o grupos específicos según el estado laboral (Contrato, Permanente, Trabajador Diario).
• Compatible con tipos de permisos con saldo, como Vacaciones Anuales.

Opciones de Ajuste de Saldo:

• Restablecer saldo: Reemplaza todos los saldos existentes con el total ingresado.
• Sin restablecer: Suma o resta el valor ingresado al saldo actual.

Funciones adicionales:

• Todas las actualizaciones masivas quedan registradas y disponibles en el historial de cambios.

Beneficios:

• Gestión eficiente de ajustes masivos de permisos.
• Útil para casos como licencias colectivas (cuti bersama) o cambios de políticas.

Acceso:

• Disponible en Leave → Administration Menu.
• El botón Bulk Edit Leave Balance se encuentra en la esquina superior derecha de la página.

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Gestión de Propiedades: Configuración de Propiedad Predeterminada

Se ha introducido la función de Propiedad Predeterminada para mejorar la experiencia del usuario al gestionar múltiples unidades o propiedades.

Capacidades clave:

• Los usuarios pueden establecer una propiedad predeterminada para un acceso más consistente.
• El sistema abrirá automáticamente las páginas usando la propiedad seleccionada.
• Reduce la necesidad de cambiar de propiedad repetidamente.

Disponibilidad:

• Disponible en la Página de Gestión y en la Página de Empleado.

Cómo configurar la propiedad predeterminada:

• Ir al menú Switch Property.
• Seleccionar Set Default Property.
• Elegir la propiedad deseada.

Información adicional:

• Al seleccionar una propiedad predeterminada en la página de Empleado, también podrá ver los detalles del contrato, como puesto, departamento y nivel.
• La propiedad predeterminada se puede cambiar en cualquier momento.

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⚡ Actualizaciones

Configuración de Nómina: Simulación de Salario Prorrateado y por Hora

Se ha añadido una nueva función de simulación en Payroll Setup para mejorar la precisión y flexibilidad en los cálculos de nómina.

Capacidades clave:

• Simulación de salario prorrateado basada en días trabajados.
• Simulación de cálculos de salario por hora.
• Vista previa de los resultados antes del procesamiento final de la nómina.
• Compatible con escenarios como ingresos o salidas a mitad de mes y empleados con esquemas por hora.

Cómo usar:

• Activar el toggle de Hourly Rate e ingresar la cantidad de horas para la simulación.
• Para salario prorrateado, agregar un nuevo registro e ingresar los días de trabajo esperados.

Contrato de Empleado: Validación del Código de Empleado

Se ha realizado una actualización para mejorar la gestión del código de empleado en los contratos.

Mejoras:

• El sistema ahora evita códigos de empleado duplicados entre diferentes empleados.
• Un código de empleado que ya está en uso no puede ser asignado a otro empleado.
• Sin embargo, el mismo empleado puede seguir utilizando su código en sus propios contratos.

Beneficios:

• Garantiza la consistencia y unicidad de los datos de empleados.
• Mejora la precisión en la gestión de registros de empleados.

16 de marzo de 2026

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Nuevas Funciones

Gestión de Amonestaciones (Reprimand Management)

Se ha introducido una nueva función de Gestión de Amonestaciones para ayudar a la administración a documentar y gestionar acciones disciplinarias de los empleados dentro del sistema.

Capacidades clave:

• Configurar Plantillas de Amonestación a través de Configuration → Setup → Performance Tab.
• Las plantillas definen la estructura de la amonestación, el flujo de aprobación y el formato de la carta.
• Soporte para marcadores dinámicos (placeholders) que completan automáticamente los datos del empleado y de la amonestación en la carta.
• Los Jefes de Departamento (HOD) y Property Leaders pueden emitir amonestaciones directamente desde Employee Page → Performance Menu.
• Los usuarios pueden agregar descripciones de la infracción, adjuntar documentos de respaldo y enviar amonestaciones para aprobación.
• El flujo de aprobación permite a los aprobadores designados revisar y aprobar amonestaciones a través de Approval Page → Reprimand.
• El modo borrador (Draft) permite ver, editar, eliminar o enviar las amonestaciones para aprobación antes de ser procesadas.

Gestión de Cartas:

• La administración puede generar o subir cartas de amonestación basadas en la plantilla seleccionada.
• Las cartas admiten flujos de firma digital para los firmantes asignados.
• Los firmantes predeterminados incluyen HOD (creador), aprobador(es) y el empleado, con la opción de agregar firmantes adicionales.
• La administración puede revisar, subir o generar el PDF final y establecer el estado de la amonestación como Completed.
• Una vez completado, la administración puede definir la fecha efectiva, mientras que el período de validez y la fecha de expiración seguirán la configuración definida en la plantilla.
• Las cartas pueden previsualizarse y descargarse en cualquier momento, incluso mientras el proceso de firma aún está en curso.

Acceso:

• Management Page: Crear plantillas de amonestación, ver los registros de amonestaciones, generar o subir cartas, establecer el estado de la amonestación como Completed, y descargar documentos de amonestación.
• HOD Page: Asignar o crear amonestaciones, editarlas, eliminarlas y enviarlas para aprobación. Una vez que una amonestación esté Completed y la carta esté disponible, el HOD podrá descargar la carta desde la sección Reprimand Information Details.

Actualizaciones

Reclutamiento: Mejoras en la Gestión de Vacantes

Se han realizado varias mejoras para optimizar la experiencia de creación y gestión de vacantes.

Mejoras en la Lista de Vacantes

• Se agregaron nuevos filtros en la lista de vacantes, incluyendo:
  • Filtro de estado
  • Visualización de checklist

Edición y Eliminación de Vacantes

• Los usuarios ahora pueden eliminar vacantes que aún no han sido publicadas.
• Para vacantes publicadas, primero deben despublicarse (unpublish) antes de que la opción de eliminación esté disponible.
• Los usuarios ahora pueden actualizar el nombre de la vacante cuando el estado de la vacante no sea Published.

Gestión de Candidatos

• Al rechazar una solicitud de candidato, los usuarios ahora pueden agregar comentarios o una razón de rechazo.

Mejoras de UI y Usabilidad

• Se actualizaron varios detalles en la creación de vacantes para hacer el proceso más estandarizado y fácil de usar.

2 de marzo de 2026

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Nuevas Funcionalidades

Nuevas Funcionalidades

Reporte de Empleados

• Un nuevo Reporte Integral de Empleados permite a la gerencia visualizar información detallada de cada empleado individualmente
• Los reportes pueden generarse seleccionando el nombre del empleado y el período de reporte
• Un botón de Descarga estará disponible automáticamente una vez que el reporte sea generado
• Muestra detalles personales y laborales, incluyendo edad, estado del contrato, años de servicio, habilidades y competencias, y estructura de reporte
• El resumen de asistencia incluye porcentaje de puntualidad, asistencia total, duración de trabajo, registros de tardanza, salidas anticipadas e información de horas extra
• El resumen de capacitación puede visualizarse en dos roles: Como Instructor o Como Participante
• Muestra el total de horas de capacitación, total de sesiones y actividades de capacitación detalladas
• Presenta las actividades más recientes del empleado según el período de reporte seleccionado:
  • Último check-in
  • Último registro de tardanza
  • Últimas horas extra
  • Última actividad de permiso/licencia
  • Última capacitación como instructor y como participante
• Visualización del uso de licencias mediante un gráfico circular con la distribución por tipo de licencia
• Muestra las categorías de licencia activadas para el empleado
• Incluye Balance Regular, Balance Extra y Total de Licencias Tomadas

Actualizaciones

Actualizaciones

Mejora del Panel de Gestión

• Mejora en la visibilidad de Solicitudes Pendientes para un monitoreo y aprobaciones más rápidas
• Mejora en la sección de Asistencia del Día con métricas de asistencia en tiempo real y distribución por tipo de trabajo

13 de Febrero de 2026

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Nuevas Funciones

Reporte de Empleados

• Un nuevo Reporte de Empleados integral permite a la gerencia visualizar información detallada de cada empleado de forma individual
• Los reportes pueden generarse seleccionando el nombre del empleado y el período del reporte
• Un botón de Descarga estará disponible automáticamente una vez generado el reporte
• Muestra información personal y laboral, incluyendo edad, estado contractual, años de servicio, habilidades y competencias, y estructura de supervisión
• El resumen de asistencia incluye porcentaje de puntualidad, asistencia total, duración de trabajo, registros de retrasos, salidas anticipadas y horas extra
• El resumen de capacitación puede visualizarse en dos roles: Como Instructor o Como Participante
• Muestra el total de horas de capacitación, número total de sesiones y detalles de las actividades de formación
• Presenta las actividades más recientes del empleado según el período seleccionado:
  • Último registro de entrada
  • Último registro de retraso
  • Última actividad de horas extra
  • Último registro de permiso/licencia
  • Última capacitación como instructor y como participante
• Incluye una visualización del uso de licencias mediante un gráfico circular según el tipo de licencia
• Muestra las categorías de licencia activadas para cada empleado
• Incluye Balance Regular, Balance Extra y Total de Licencias Tomadas

Actualizaciones

Mejoras en el Panel de Gestión (Management Dashboard)

• Mejora en la visibilidad de Solicitudes Pendientes para un monitoreo y aprobación más rápidos
• Mejora en la Asistencia del Día con métricas en tiempo real y distribución por tipo de trabajo
• Actualización de las Estadísticas Resumen con información laboral más completa
• Las últimas actualizaciones organizacionales ahora son visibles directamente desde el dashboard
• Cumpleaños, licencias, boletines, hitos, vacantes y actividades de capacitación ahora se agrupan para un acceso más rápido
• Se agregó la Vista de Calendario con opciones de visualización mensual y en lista para facilitar el monitoreo de horarios
• Los hitos de contratos de empleados ahora se muestran completamente con las últimas actualizaciones
• Las actividades de vacantes se trasladaron a una visualización por etiquetas con información más detallada
• Las actualizaciones de capacitación ahora muestran información breve junto con el número de participantes registrados y verificados

Mejora del Balance de Licencias (HOD)

• Mejora en la visualización gráfica del balance de licencias mediante gráficos circulares
• Muestra las licencias tomadas y los balances restantes para Licencias Regulares y Licencias Extra
• Desglose detallado que incluye balance activo y uso de licencias por tipo
• Funcionalidad de exportación disponible en múltiples formatos para reportes y análisis

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6 de Febrero de 2026

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Nuevas Funciones

Reporte de Empleados Renunciados

• Nuevo reporte para ver los registros de asistencia y permisos de empleados que han renunciado
• Permite el seguimiento histórico de empleados que han dejado la empresa

Etiqueta de Ubicación & Asistencia con Código QR

• La asistencia puede configurarse para requerir etiquetas de ubicación y soportar múltiples ubicaciones
• Cada etiqueta de ubicación genera un Código QR único para el check-in y/o check-out
• Los empleados pueden registrar su asistencia escaneando el Código QR en la ubicación designada

Registro de Actividad (Soporte de Código QR)

• La asistencia de los empleados se registrará automáticamente en el registro.
• La gerencia puede ver las actividades del registro de los empleados (entrada y salida) dentro de un solo horario.
• Las actividades del registro ahora incluyen información de la Etiqueta de Ubicación.

Reporte de Asistencia por Ubicación

• Nuevo reporte para monitorear los check-ins y check-outs de empleados por ubicación
• Accesible desde el Menú de Reportes en la sección de Reportes de Asistencia

Rendimiento (Permisos de Usuario & Función de Premios)

• Los permisos ahora controlan el acceso a las funciones de Rendimiento
• La gerencia puede otorgar premios y distintivos para reconocer y valorar los logros de los empleados
• Los premios pueden ser por tiempo determinado o de por vida y se muestran en el perfil del empleado
• Las próximas actualizaciones incluirán Reprimendas y seguimiento de KPI

Actualizaciones

Mensaje de Cumpleaños

• El mensaje de cumpleaños se ha actualizado con un diseño mejorado para los empleados

Actualizaciones de Boletines

• Los boletines ahora se pueden dirigir a departamentos específicos y/o niveles de empleados
• Los boletines también se pueden enviar por correo electrónico a destinatarios seleccionados

Notificaciones de Saldo de Permiso

• Se muestran notificaciones emergentes 7 días antes de que caduquen los saldos de permisos (anual o adicional)
• Ayuda a los empleados a controlar y planificar el uso de sus permisos

Completitud del Perfil para Documentos

• La gerencia puede ver la completitud del perfil de los empleados y los documentos cargados
• Garantiza que los perfiles de los empleados estén siempre actualizados y cumplan con las normas

30 de enero de 2026

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Actualizaciones

Gestión de Formularios Personalizados

• Los Formularios Personalizados ahora pueden asignarse directamente desde la Página de Administración.
• El equipo de Administración o RR. HH. puede asignar formularios a empleados específicos, completar la información requerida y agregar notas o instrucciones.
• Los empleados asignados recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace directo para revisar el formulario.
• Después de completar la información requerida, el empleado puede guardar el formulario. Si se requiere aprobación, el formulario se enviará automáticamente para el proceso de aprobación.

Control de Carga de Documentos del Empleado

• La configuración de Documentos del Empleado se ha actualizado para permitir que Administración o RR. HH. habiliten o restrinjan la carga de documentos por parte de los empleados.
• Cuando está habilitado, los empleados pueden cargar y actualizar documentos a través de la pestaña Folder en su perfil.
• Un icono de lápiz aparecerá como indicador de que la carga y edición de documentos están permitidas.
• Administración y RR. HH. mantienen acceso para ver y gestionar todos los documentos cargados.

Asistencia – Restricción de Check-In

• La configuración de Restrict Check-In permite a la Administración controlar el acceso al check-in de los empleados.
• Los empleados solo pueden realizar el check-in dentro de un período de tiempo determinado después del horario laboral programado.
• El límite de tiempo para el check-in se calcula en base a Time In Late + duración de Restrict Check-In.
• Una vez superado el límite, el botón de Check-In se desactivará y el empleado no podrá realizar el clock in.

Mejoras en la Visualización del Calendario

• Los días festivos ahora se resaltan con un color distintivo en el Schedule Calendar y en todas las vistas del calendario.
• Los fines de semana se muestran en color gris, lo que facilita su identificación.

Registro de Actividades de Asistencia

• Todas las actividades de asistencia ahora se registran en el Record Log.
• El check-in solo puede realizarse una vez por horario.
• El check-out puede realizarse más de una vez al día y se registrará como Activity Log.
• El sistema registra el primer check-in y el último check-out del día como el registro oficial de asistencia diaria.
• Las actividades adicionales de check-out se almacenan de forma secuencial en el Activity Log (Log 1, Log 2, y así sucesivamente).

Nómina y Reporte Fiscal (Indonesia)

• El Employee Tax Summary está disponible para respaldar la presentación de informes fiscales en Indonesia.
• El Employee Tax Summary ha sido actualizado para cumplir con el formato de Comprobante Mensual de Retención PPh 21 (Bukti Potong PPh 21 Bulanan).
• Los informes generados están listos para ser cargados en Coretax, de acuerdo con la normativa fiscal vigente.
• Esta función está disponible en el Payroll Report con estado Paid.
• Los informes pueden descargarse en formato XLS para fines de reporte fiscal.

23 de enero de 2026

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Nueva Funcionalidad

Integración de Préstamos con Payroll

• Los préstamos del módulo Finance ahora están completamente integrados con Payroll.
• Para incluir los datos de préstamos en los informes de payroll, los préstamos deben mapearse primero a una cuenta de payroll correspondiente.
• Una vez mapeados, las deducciones de préstamos pueden añadirse al informe de payroll utilizando la función Push Loan. Debe realizar el push del préstamo para que la deducción se incluya en el informe de payroll.
• Esta integración mejora la precisión del payroll, reduce los ajustes manuales y ofrece una mejor visibilidad de las deducciones de préstamos.

Reporte de Saldo de Permisos Adicionales

• Se ha añadido un nuevo Reporte de Saldo de Permisos Adicionales para la gerencia.
• La gerencia ahora puede ver los saldos de permisos adicionales a través de un informe dedicado con filtros por:
  • Período
  • Fecha de activación
  • Fecha de vencimiento
• El informe también puede descargarse para una revisión adicional.

Actualizaciones

Mejora en la Importación de Datos de Payroll

• Ahora puede seleccionar qué componente o cuenta de payroll desea actualizar en los informes de payroll.
• Todas las cuentas disponibles en su Perfil de Payroll se mostrarán, lo que le permitirá elegir fácilmente la cuenta específica que desea actualizar.
• Después de seleccionar la cuenta deseada, puede descargar una plantilla de importación dedicada, ingresar los valores requeridos e importar los datos al informe de payroll.

12 de enero de 2026

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Nueva Funcionalidad

Hemos añadido la funcionalidad Custom Form para mejorar la gestión de cartas de empleados. Esta funcionalidad permite a las empresas crear, personalizar y administrar plantillas de formularios según sus necesidades.

El área de RR. HH. y la Gerencia pueden diseñar formularios personalizados, definir flujos de aprobación y habilitar firmas digitales. Los empleados pueden enviar cartas utilizando las plantillas aprobadas, mientras que los aprobadores designados recibirán notificaciones para revisar y autorizar las solicitudes.

Actualizaciones

• Recordatorio de Asistencia
  Para empleados no regulares (basados en turnos), ahora se muestra un recordatorio de asistencia al iniciar sesión en Sentec EMS si no se ha registrado la asistencia para el turno programado del día. Esto ayuda a garantizar un registro de asistencia oportuno y preciso.

• Mejora de la Interfaz de Registros de Empleados
  La interfaz de Registros de Empleados ha sido mejorada para mostrar el tiempo de trabajo en curso del día y un resumen de la asistencia, lo que permite a los empleados supervisar mejor sus horas de trabajo y el estado de su asistencia.

• Limitación de Asistencia en Temas y Sesiones de Capacitación
  Ahora la asistencia puede limitarse según un departamento específico. Al habilitar la opción Department y seleccionar el departamento correspondiente, la participación quedará restringida. Sin embargo, los participantes de otros departamentos aún pueden unirse activando la opción de alternancia disponible.

• Actualización del Calendario de Pagos de Préstamos
  Se ha añadido un botón Editar en el calendario de pagos del módulo de Préstamos. Los usuarios ahora pueden actualizar los detalles de pago, marcar los pagos como Pagados mediante un interruptor y agregar observaciones adicionales para cada pago. Esta mejora ayuda tanto a los empleados como a la empresa al mejorar el seguimiento de pagos, la transparencia y la precisión de los registros.

• Mejora en la Carga del CV del Candidato
  En Detalles del Candidato, los usuarios ahora pueden actualizar el CV del candidato arrastrando y soltando el archivo en el sistema. Esto ayuda a agilizar el proceso de reclutamiento y garantiza que los documentos de los candidatos estén actualizados y sean fácilmente accesibles.

8 de diciembre de 2025

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Nueva Función

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Hemos añadido una nueva función a la página de Perfil del Empleado.

Novedades

Los usuarios ahora pueden ver las actividades actuales de un empleado directamente desde su perfil, incluyendo:

• Estado de licencia
• Horarios de trabajo
• Otras actividades registradas en EMS

Cómo Funciona

• Aparece una burbuja de estado en la foto de perfil del empleado.
• La burbuja muestra el horario o la actividad actual registrada en el sistema EMS.
• Esto facilita conocer rápidamente la disponibilidad del empleado sin tener que revisar múltiples páginas.

La función de Estado de Actividad también está disponible en la página de Gestión (Management).

Cómo Verlo

1. Ve a la página de Gestión.
2. Abre el perfil del empleado.
3. Una burbuja de estado aparecerá en la foto de perfil, mostrando la actividad actual registrada en EMS.

Actualizaciones

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Dashboard – Mejora de la Interfaz

Hemos actualizado la interfaz del dashboard con una tarjeta de bienvenida que muestra la foto de perfil del empleado.
El dashboard ahora consta de dos pestañas principales: Feeds y My Info.

Novedades

• Tarjeta de bienvenida personalizada con la foto de perfil del empleado
• Nueva estructura de pestañas para una separación más clara de la información
• Cambio sencillo entre:
  • Feeds – vista enfocada en la actividad (asistencia, actualizaciones, boletines)
  • My Info – información personal y datos del empleado

Esta mejora aumenta la personalización y la facilidad de uso al organizar la información del dashboard en pestañas específicas, lo que facilita a los empleados el acceso a las actividades diarias y a su información personal.

Registros de Asistencia – Mejora de la Interfaz

• Interfaz actualizada con un diseño más limpio y moderno.
• Mejor legibilidad y facilidad de uso.
• No hay cambios en el proceso de registro de asistencia.

Actualización de Nómina – Editar Nombre del Informe

• Los usuarios ahora pueden editar el nombre del Informe de Nómina que han creado.
• La edición solo está permitida para el creador del informe y únicamente cuando el estado no esté marcado como "Paid" (Pagado).

Actualización de Nómina – Descargar e Importar Plantilla

• Nuevas funciones disponibles:
  • Descargar una plantilla del Informe de Nómina.
  • Importar datos para completar valores faltantes en la nómina.

Ex Empleados – Función de Comentarios (Remarks)

• Ahora puedes añadir comentarios para cada ex empleado en la lista de Ex Empleados.

Administración de Permisos – Actualización de la Pestaña Inactivos

• Se ha añadido una nueva pestaña Inactivos para ver el saldo de permisos de empleados que han dejado la empresa.
• Ayuda a rastrear saldos restantes, mantener datos históricos y apoyar tus necesidades de informes.

10 de noviembre de 2025

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Nuevas Funcionalidades

• Perfiles de Horas Extra
  Una nueva funcionalidad bajo Gestión → Configuración → Configuración → Asistencia permite crear y administrar Perfiles de Horas Extra.
  Qué hace esta funcionalidad:
  Puedes definir cómo la empresa calcula las horas extra según políticas internas o leyes laborales. Configura parámetros como tarifa, cálculo basado en salario, tiempo de tolerancia, duración máxima y cálculo progresivo para que se ajuste a las normas de la empresa.

• Cálculo de Perfil de Horas Extra
  Las horas extra ahora se pueden calcular mediante dos métodos:

  • Tarifa Fija – Pago fijo por hora extra.
  • Basado en Fórmula – Calculado usando una fórmula definida (por ejemplo, 1/173 × SALARIO).

• Duración Máxima y Tolerancia
  Configura límites y periodos de gracia para las horas extra:

  • Duración Máxima (minutos): Máximo permitido por día.
  • Tolerancia (minutos): Periodo de gracia; horas extra por debajo de esto pueden no contarse.

• Cálculo Progresivo y Niveles
  Activa tarifas progresivas para pagar multiplicadores distintos por cada hora extra. Se pueden configurar varios niveles para reflejar diferentes tarifas para la 1ra, 2da, 3ra hora, etc.

• Configuración de Préstamos
  Nueva funcionalidad bajo Gestión → Configuración → Configuración → Finanzas para administrar préstamos de empleados.
  Qué hace esta funcionalidad:
  Permite configurar múltiples préstamos, monto máximo/mínimo y número máximo/mínimo de cuotas. Los empleados pueden gestionar préstamos de manera transparente.

• Configuración de Compensación de Horas Extra
  Los administradores pueden definir cómo se convierten las horas extra en compensación:

  • Horas Extra → Permiso: Convertir horas extra en tipos adicionales de permiso.
  • Horas Extra → Nómina: Mapear horas extra a componentes de nómina para cálculo automático.

• Mapeo de Cuentas de Préstamo
  Configura cómo las transacciones de préstamos se asignan a cuentas maestras en nómina o finanzas.

• Mejoras en el Menú de Finanzas
  Nuevos sub-menús:

  • Préstamos: Administrar préstamos, aprobaciones y pagos de empleados.
  • Compensación: Gestionar la conversión de horas extra a permisos o nómina.

• Menú de Compensación de Empleados
  Los empleados pueden ver sus registros de compensación con filtros por tipo, departamento y estatus laboral.

• Resumen de Préstamos
  Los empleados pueden monitorear:

  • Monto del préstamo, deuda pendiente, tipo de cuenta, calendario de cuotas, tipo de pago y estado de pago.
  • Resumen de pagos: Monto pagado, monto pendiente y calendario de pagos.

• Menú de Horas Extra en Sentec EMS
  Permite administrar todo lo relacionado con horas extra:

  • Gestión de Horas Extra: Crear y configurar perfiles.
  • Control de Elegibilidad: Asignar quién puede recibir horas extra.
  • Flujo de Aprobación: Solicitudes revisadas por Jefes de Departamento.
  • Integración con Nómina: Horas extra aprobadas se reflejan automáticamente en nómina.
  • Monitoreo en Tiempo Real: Seguimiento instantáneo de solicitudes, aprobaciones y cálculos.

• Administración y Asignación de Horas Extra
  Los administradores pueden asignar horas extra con detalles como periodo, perfil, horas solicitadas, máximo por día y notas. Los empleados envían solicitudes que son revisadas por HOD. Los jefes pueden aprobar/rechazar y la gerencia monitorea todos los registros en tiempo real.

Actualizaciones

• Cálculo de Horas Extra – Puede comenzar inmediatamente después del fin del turno o tras un retraso definido en minutos.
• Check In/Out Fuera del Punto de Asistencia – Control de aceptación de asistencia fuera de ubicaciones designadas.
• Aprobación Automática de Cambios de Horario – Cambios de horario o intercambio de turnos pueden auto-aprobarse o requerir aprobación del HOD.
• Plan de Horario Automáticamente Activo – Los planes de horario pueden activarse inmediatamente o requerir aprobación del HOD.
• Tolerancia en Tarifas Horarias – Las horas trabajadas pueden redondearse según un tiempo de tolerancia definido.
• Inicio desde el Horario – Duración de trabajo calculada desde el horario programado o desde los registros reales.
• Reporte de Nómina por Ubicación – Filtrar reportes por ubicación de empleado para seguimiento más preciso.

June 7, 2024

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New Features

• Manual Record Addition: Management users can now add manual check-in and check-out records separately. Each record must be added one by one in the employee's personal calendar.

Updates

• Organization Chart: The organization chart menu now supports horizontal and vertical display modes and has added download formats including SVG, PNG, and PDF.

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July 1, 2024

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New Features

• Employee Contract Fields: Two new fields added to the employee contract:
  • Property Leader (GM): Toggle field (Yes/No) to designate if the employee is a property leader.
  • Join Date: Automatically populated from the employee's first contract with the unit.
• Attendance Schedule Summary: Added a summary of schedules by shift for each date in the Attendance module under the Schedule menu.

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July 5, 2024

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New Features

• Employee Dashboard Updates:
  • Check-In and Check-Out Visibility: Employees can view the check-in and check-out times of others in the same department.
  • My Schedule Tab: Displays the employee's shift schedule for today and the next two days.

Updates

• Manual Record Addition: Users (HRM or GM) can now add manual check-in and check-out records separately in the employee's personal calendar, one at a time.
• Record Log Colors: Red indicates late check-in or early check-out.
• Dashboard Enhancements:
  • Pending Request Tab: View and approve regular and extra leave requests, as well as approval schedule plans. HR leaders can approve in urgent situations.
  • Record Today Tab: Displays daily attendance records showing expected and actual employee presence.
  • Birthday Today Tab: Lists employees with birthdays today, showing full name, job title, and department.
  • On Leave Today Tab: Displays employees on leave today.
  • Milestone Tab: Shows contracts needing activation or deactivation based on status.
  • Posted Job Tab: Displays job vacancies uploaded to the Sentec EMS job portal.
  • Statistic Summary Tab:
    • Total Headcount: Pie chart of employee numbers per department.
    • Gender: Gender ratio of employees.
    • Turnover Rate: Turnover rate for the past month.
    • Average Age: Age trends of employees.
    • Average Tenure: Average tenure of employees in the unit.

Removed

• Request Channel Menu: The Request Channel menu has been removed from the employee application. Schedule changes are now handled manually by the Head of Department (HOD).

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July 19, 2024

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New Features

• Leave Module Updates:
  • Management Application:
    • Manage: Access the employee leave profile, including options to adjust the Annual Leave balance.
    • History: View a summary of employee leave requests and their statuses. Clicking "Detail" reveals detailed information such as approval details, leave dates, and leave type.
  • Employee Application:
    • Balance: View the history of balance adjustments, including additions and subtractions.

Updates

• Setup Menu - Employee Tab:

  • Edit Permissions: Toggle to forbid or allow editing of additional information from the Management or Employee applications.

• Setup Menu - Attendance Tab:

  • Selfie Requirement: Toggle to require or disable employee selfies during attendance. If set to False, the camera will not activate; if True, employees must take a selfie.

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August 2, 2024

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Added

• Dynamic Location for Attendance: Added support for dynamic location settings to manage attendance for employees on business trip or working from home. Companies can now activate temporary attendance locations by enabling the "Dynamic Location" option and specifying the location name and timezone.
• Archipelago Membership Activation: Management users can now register employees for Archipelago Membership using personal email. The new "Membership Activation" feature allows users to check and register memberships and update member types as needed.

Updated

• Browser Permissions Guidance: Updated documentation to include information on setting browsers permissions for camera, location and microphone. Detailed guidance on how to configure these permissions can now be found in the FAQ.

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September 6, 2024

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New Features

1. Leave Module - Approval Sub-menu

A new Approval sub-menu has been added under the Leave section to simplify leave request management.

• Pending Filter: Displays all leave requests that have not yet been approved.
• Replied Filter: Displays leave requests that have been either approved or rejected, with the option to filter by date range.

2. Department Leave Balance Visibility

Employees can now view the leave balances of colleagues within the same department, increasing transparency in leave management.

3. Leave Calendar Filter

A filter has been added to the Leave Calendar section, allowing employees to display leave request dates by department, improving planning capabilities.

4. New Hire Announcement Feature

The Announcement button now appears on contracts with New Hire status for 30 days after the contract is activated.

- Allows users to send emails about new employees to designated recipients.
- No limit on the number of emails that can be sent.

Updates

1. Notification Menu

• New Staff Onboarding: Automatically sends email notifications when new employees join.
• Leave Notification: Notifies registered employees about leave request approvals.
• Extra Leave Request: Sends notifications when additional leave requests are made by employees.

2. Leave Balance Updates

Employees can view their Regular Leave and Extra Leave balances in the Balance sub-menu:

• Regular Leave: Shows the available regular leave balance.
• Extra Leave: Displays additional leave balances with expiration dates, including status and usage history.

3. Payroll Module Adjustments

• Revoke: Users must revoke previously generated reports if there are structural changes (such as column additions or deletions).
• Recalculate: Users can recalculate reports if there are only formula changes, without needing to revoke.

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September 13, 2024

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Updates

1. Attendance System Enhancement

Shift Schedule Display : Employees can now view the shift schedule for the previous day, today and the net two days when recording attendance. Employees must select the shift for the current day before proceeding with attendance.

New Features

1. Attendance System Enhancement

Displaying Location and Photo Validation : Management can enable or disable location and photo validation in the Attendance Setup. If set to True, the system will display the validation results in the employess's application; if set To False, the validation results will not be shown during attendance.

Overtime Calculation Setup : A new field, Count Overtime, has been added to Attendance Setup. This field calculates work hours exceeding the scheduled shift. If set to 0, the system will start calculating overtime from the end of the shift until the employees check out.

2. Leave Balance Editing In Leave Administration, users can edit regular leave balances by clicking the pencil icon next to the leave balance. The 'Edit Leave Balance' pop-up allows user to add or substract leave balance and provides a history of balance changes.

3. Attendance Report Changelog A new feature on attendance reports allows users to track changelog records related to employee attendance, including the number of valid/invalid attendance locations and photos, as well as validation details for each attendance record. This feature can be accessed by clicking the graph icon next to the employee's name.

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October 18, 2024

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Updates

1. Attendance Report Update :

• Contract Options : Users can now choose to display attendance reports for employees with either active or inactive contracts. This provides flexibility in monitoring attendance for all employees, regardless of their contract status.
• Addition of Balance Column : A new column called balance has been added, showing the difference between the scheduled work hours and the recorded attendance. This column helps users monitor employee attendance more efficiently.

2. Extra Leave Balance Filter Feature :

Users can now filter extra leave balance allocation by department. This feature is designed to simplify the management of additional leave by allowing users to group data according to departmental needs.

New Features

1. Changelog Notification Feature :

• A new changelog notification feature has been introduced, providing information about updates in the Sentec EMS application.
• This feature can be accessed via the Dashboard menu in the Management section. Users simply need to click the green button on the right side of the dashboard.

• After clicking the button, a pop-up will appear, displaying the list of the latest system changes sorted by update date.

• Users can also view detailed information about each update by clicking on an entry in the changelog, offering greater transparency and understanding of system updates.

Removed

1. Removal of Fingerprint Import Feature :

• The fingerprint import feature has been removed from the system. All units are now required to use the attendance feature provided by Sentec EMS to record employee attendance.

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November 15. 2024

Link to slide for November 15, 2024

New Features

1. Attendance Setup - Check In/Out Outside Attendance Point
   • Added a configuration option in Attendance Setup to manage attendance validation outside designated points.
   • Set True to allow employees to check in/out even if they are outside the defined attendance location.
   • Set False to restrict employees from checking in/out outside the designated attendance point.
2. Organizational Chart Management - Change Superior
   • Introduced a feature in View Associate enabling users with Write permissions to change an employee's superior.
   • This feature is designed for scenarios where an employees is about to leave the unit, ensuring the Organizational Chart remains accurate.
   • To use, click the Change Organizational Superior button, enter the replacement superior's name, and click Save.

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December 17, 2024

Link to slide for December 17, 2024

1. Setup Employee Management - Edit Access

   In the management application, under Configuration > Setup > Employee, theres is now an option to grant edit access for employees' Personal Information, Address and Administrative Details.

   • Allow All : Grants edit access for all fields in Personal Information or other fields.
   • Forbid All : Restricts edit access for all fields.
   • Access can be customized and granted partially or fully based on needs.

2. Turnover Report

   A new report called Turnover is now available, which displays a summary of contract turnover status over a defined period along with the percentage.

3. Leave Report - Extra Leave

   • The Leave Report now allows for further breakdown of Extra Leave, detailing each type individually.

4. User Interface Update

   • Employee Dashboard
     • Leave Information : Displays employees in the same department who have applied for leave.
     • Bulletin Tab : Shows information about availabel Job Vacancies.
   • Approval Menu (Employee Application) The Approval menu in the Employee application has been updated for easier viewing of approval statuses for Leave, Schedule Plans, Document Checklists and Recruitment.

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December 27, 2024

Link for slide of December 27, 2024

New Features

1. Payroll Setup - Salary Slip Preview

In the management application, users with access to Setup and Configuration can now preview salary slips directly after selecting the desired payroll profile. This feature enables administrators to verify the accuracy of salary details before finalizing the payroll process, ensuring greater efficiency and accuracy in payroll management.

2. Employee Application - Resend Leave Request

The employee application now includes a Resend Leave Request feature. Employee can use this feature to resend their leave requests, and the system will automatically trigger an email notification to their administrative superior. This update is designed to ensure leave requests are properly communicated and acknowledged, minimizing the risk of missed notifications.

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January 3, 2025

Link to the slides for January 3, 2025

New Features

1. Setup Attendance - Reorder Work Schedule
   • A new Reorder Work Schedule option has been added to the Setup Attendance menu.
   • Users with Write access can now reorder work schedules using a drag-and-drop interface.
   • To reorder, click the Reorder button located to the right of the "+" button, then adjust the sequence as needed.

Updates

1. Birthday This Month

   • Previously, the system only displayed employee birthdays for the current month. Based on user feedback, this feature has been enhanced to allow viewing birthdays for past or upcoming months.
   • Users can access the Birthday This Month column, select a desired month, and click View to display a list of employees, including their names, job titles, departments, and birth dates.

2. Leave Request - Enhanced Filters

   • The Leave Request feature has been updated with new filters to improve the review process of submitted leave requests.
     • Approval Status: Filter requests by "Waiting for Approval" or "Replied by Approver."
     • Approval Period: View leave requests within a specific date range.
     • Department: Filter leave requests based on the employee's department.
     • Withdrawn Requests: Option to include or exclude withdrawn requests in the results.

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January 23, 2025

Link to the slides for January 23, 2025

Updates

1. Menu Report - Payroll Module

   • Users with Write access can now filter employees by working status when using the Generate feature. This filter is useful for units that only want to process payroll reports for employees with specific statuses, including generating salary slips, tax summaries, and journal vouchers.

2. Menu Calendar - Leave Module

   • When selecting an employee's name on the date cell, users can now view the employee's leave profile, which includes their name, active leave type, and remaining leave balance.

3. Menu Calendar - Leave Module (Employee App)

   • Employees now have the option to filter and display only their own leave requests by checking the 'Show Mine Only' option. This feature enhances privacy and simplifies the user experience, allowing employees to focus on their personal leave data without being distracted by requests from colleagues. Additionally, it helps employees track their remaining leave balance, approval status, and upcoming leave dates more efficiently.

4. Leave Request Form

   • The design for applied leave dates and the display of active leave types has been updated to make them more visually distinguishable for users. The applied leave dates are now more prominent, and the active leave types are clearly marked with icons and color indicators, improving clarity and making it easier for users to identify important leave-related information.

New Features

1. Menu Report - Employee Module

   • The Profile Completeness feature has been added, allowing users to:
     • Track the progress of employee profile data completion, including profile photo, work experience, education recap, and emergency contact. Completed data will be marked with a blue check icon.
     • View the end date contract and the number of days remaining before the contract ends. For contracts that have already ended, the number of days since the contract end date will also be displayed.
     • Compare the percentage of employees who have completed their profile data with the total number of employees.

2. Department Record Module (Employee App)

   • Access to view the attendance data of other employees within the department is now restricted. Only employees with Head of Department (HOD) status can access this data.

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February 14, 2025

Link to the slides for February 14, 2025

Updates

1. Users Menu (Management Application)

   The Users module has been updated with the Grouping Permissions feature, allowing acccess to be categorized based on job functions. Available access groups include :

   • Administrator (access to Setup and User)
   • Employee & Contract
   • Attendance (Schedule dan Record)
   • Leave (Leave, Leave Administrtion, Leave Extra)
   • Recruitment (Vacancy, Applicant)
   • Basic (Document, Property, Report)

   HR or other authorized personnel can manually assign user access or use role templated that have been provided. Each role has specific pemissions to support the user's responsibilities.

2. Dashboard Menu (Management Application)

   • The Statistic Summary section now displays Working Status, showing the comparison of employees based on their employment status.

3. Employee Menu

   = Employee Profile : The left tab now displays the Join Date and the total years of service in the company. = Employee Contract : Added a Placement filed, allowing HR to specify the employee's work location (such as the city or office name).

4. Recruitment Menu

   • HR can now download a barcode containing a link to published job vacancies.
   • When drafting employee contracts, HR can now previewed attached documents before saving them.

New Features

Employee Page

Two new features have been added to Employee Settings, accessible through the Profile Account

1. Peronal Data Display Settings

   • Employees can choose which personal data to display or hide.
   • Data that cannot be hidden : First name, Last name, ID Card number, Personal Email Address.
   • This settings cannot be changed by management

2. Approval Delegation

   • Available for employees with leave approval accesss
   • Employee can delegate their approval access to another employee.
   • Only one employee can be assigned as an approval delegate a time.

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March 7, 2025

Link to the slides for March 7, 2025

Updates

1. Extra Leave Approval Process in The Management Page

   The Management Page now has two new tabs for handling Extra Leave approvals :

   • Manage Tab : Used to activate Extra Leave balance requests submitted by the HOD.
   • Requests Tab : Used to verify Extra Leave Balance requests submitted by employees and approved by the HOD before activation.

2. Attendance Note Now Visible

   • Employee can now add noted when clocking in/out.
   • These notes will also appear in the Attendance Report, allowing HR and management to review additional information related to employee attendance.

3. Enhance Leave Type Settings

   The Leave Setup page has been updated with additional configurations :

   • Grace Period settings for annual leave resets.
   • More flexible controls for setting leave validity periods and reset methods.

New Features

1. Employees Can Now Submit Extra Leave Balance Requests

   • Employees can submit Extra Leave Balance requests directly from the Employee Page by clicking the "+" button.
   • In the request form, employees can select the leave type, balance amount, effective date, and reason for the requests.
   • Requets must first be approved by the HOD and then verified and activated by HR in the Management Page

2. Recruitment Reports Now Available

   • The Recruitment Reports Menu is now accesible in the Reports section.
   • This report provides insights into the recruitment process, applicant status, and hiring progresss

3. Incative User Timeout Feature

   To enhance security, the system now includes a User Idle Timeout features :

   • If a uses is inactive for 13 minutes, a pop-up notification will appear asking if the are still active.
   • If no response or activity occurs within 15 minutes, the system will automatically log the user out