Glosario

A

• Activate Date: La fecha de activación del extra de leave otorgado a un empleado. El extra de leave puede ser utilizado por los empleados a partir de esta fecha.
• Additional Information: Una sección en la página de Employee Profile que muestra información adicional especificada a través de campos personalizados en la página de Setup.
• Approver (Payroll): Persona o grupo autorizado para aprobar el proceso de payroll en el sistema Sentec EMS. El proceso de aprobación sigue un sistema jerárquico, donde el payroll pasa por varios niveles de aprobadores antes de que su estado cambie a "Approved". Los aprobadores están clasificados del 1 al 10, siendo el nivel 1 el primero. El payroll aprobado por el aprobador del último nivel se considera final y completamente aprobado.
• Attendance: Función en Setup que personaliza los métodos de Attendance, como el registro, la ubicación para el attendance, la configuración de validación y la creación de schedules.
• Attendance Record: Los empleados pueden usar esta página para registrar su attendance haciendo clic en el botón verde, seleccionando la ubicación adecuada y tomando una foto como comprobante. Esto permite un registro preciso y en tiempo real del attendance de los empleados.

B

• Bank Account: Una sección en la página de Employee Profile que muestra la información de la cuenta bancaria del empleado utilizada en los reportes de Payroll. Una cuenta bancaria debe estar designada como predeterminada.
• Basic Information: Una sección en la página de Employee Profile que muestra información básica del empleado, como nombre, fecha de nacimiento y otros datos personales.

C

• Configuration: Página que permite personalizar las funciones disponibles en Sentec EMS. Dividida en dos submenús: Property y Setup.
• Contract History: Parte de la página de detalles del contrato que muestra el historial o estado del contrato para cada cambio realizado por la empresa.
• Custom Field: Pestañas personalizables en la página de Setup para agregar información adicional sobre los empleados, que se muestra en la sección Additional Information de la Employee Profile Page.
• Custom Work Hour: Función para agregar schedules de trabajo con horarios de entrada y salida no estándar. Esta configuración debe estar activada en Configuration - Setup - Attendance.

D

• Dashboard Employee: Al iniciar sesión en Sentec EMS, los empleados ven el Employee Dashboard que muestra información clave.
• Document: Función de Property para crear plantillas de documentos de checklist que se usan como documentos adicionales para contratos de empleados. Pueden ser utilizados para distintos propósitos como nuevos ingresos, renuncias y promociones. Los procesos de verificación los realizan empleados seleccionados.

E

• Editing Permission: Permisos que gestionan el acceso y las capacidades del usuario para administrar diversas funciones en Sentec EMS. Existen varios tipos de permisos, cada uno con funciones específicas como gestionar datos de empleados, contratos, schedules, attendance, documentos, payroll y leave.
• Employee: Menú que gestiona los datos de los empleados y se divide en varios submenús: Employee List, Organization Chart, Employee Milestone, Contract Administration y Document.
• Employee Leave Profile: Parte de la Employee Profile Page que muestra el perfil de leave del empleado, tanto regular como extra. Los usuarios con permiso de "Leave" en modo "read/write" pueden editar los tipos de leave y los balances recibidos por los empleados.
• Employee List: Página que muestra todos los empleados de la empresa.
• Employee Payroll Profile: Parte de la Employee Profile Page que muestra el perfil de payroll del empleado. Los usuarios con permiso de "Payroll" en modo "read/write" pueden editar datos de cuentas adquiridos por los empleados, como inclusión en BPJS, valor de Casual Salary y otros.
• Employment Level: Función de Setup que gestiona atributos en contratos que determinan niveles o grados de los empleados.
• Expire Date: Fecha de expiración del extra de leave otorgado, completada automáticamente según el parámetro "Expiring in" en la configuración del tipo de leave. Esta fecha aún puede ser editada si es necesario.
• Extra Leave: Página que muestra el extra de leave otorgado a los empleados. Los datos pueden filtrarse según el rango de fechas especificado. La columna "Available" indica si el extra de leave ha sido usado por el empleado, y la columna "Status" indica si el extra de leave ha sido aprobado por la gerencia.

F

• Filter: Función que permite a los usuarios filtrar los datos de los empleados según criterios específicos en la página Employee List.

G

• Give Extra: Función que permite a los Heads of Department otorgar créditos de extra leave adicionales a los empleados.
• Google Chrome: Navegador web recomendado para acceder a las aplicaciones Management y Employee en dispositivos Android.

H

• Head of Department (HOD): Indica si un empleado es jefe de su departamento. Los empleados con este estatus pueden crear schedules de trabajo y otorgar créditos de Extra Leave.

I

• Import Record: Función para importar datos de attendance de empleados desde máquinas de huellas dactilares. Los datos importados deben seguir una de las dos plantillas proporcionadas por Sentec EMS. Cada empleado debe registrar previamente su ID de huella en Configuration - Setup - Employee - Custom Field.

L

• Leave Calendar: Página que muestra todas las fechas de leave tomadas por los empleados de la empresa.
• Leave Request: Página en Sentec EMS que muestra todas las solicitudes de leave realizadas por los empleados. Los usuarios pueden aplicar filtros para mostrar datos según el rango de fechas de las solicitudes y su estado.
• Leave Type: Tipos de leave que la empresa puede crear según sea necesario. Consiste en leave regular (asignado automáticamente por el sistema) y extra leave (asignación adicional). Las configuraciones incluyen activación automática, asignación automática, límites máximos, fechas de expiración, reinicio automático y deducción de balances de leave.
• Leave Withdraw: Proceso de cancelar una solicitud de leave por parte de un empleado, ya sea en su totalidad o solo en fechas específicas.

M

• Mandatory Reason: Motivo que debe completarse por el usuario al realizar una solicitud de leave. Sin un motivo válido, la solicitud no puede guardarse.
• My Calendar: Parte del dashboard que muestra los schedules de trabajo y leave del empleado en formato de calendario mensual o semanal.

P

• Payroll: Función de Setup que personaliza el Employee Payroll Profile junto con simulaciones, descripciones de cada cuenta y reportes, y datos fiscales.
• Property: Submenú de Configuration donde los usuarios pueden completar datos relacionados con la empresa, crear plantillas de documentos para contratos y configurar recordatorios.
• Property Data: Función de Property para completar datos de la empresa, como colores primarios y secundarios para notificaciones de correo y logotipos de la compañía.

R

• Record: Menú en Sentec EMS que permite registrar el attendance de los empleados. Actualmente disponible en dos tipos: importando datos de máquinas de huellas y registro de attendance mediante smartphone.
• Reminder: Función de Property para configurar recordatorios, incluyendo el envío de recordatorios antes de la fecha de vigencia, número de repeticiones y destinatarios de correo. Para cumpleaños, los recordatorios se envían directamente en la fecha del cumpleaños del empleado.
• Request: Página que funciona como un conjunto de enlaces directos a todos los asuntos administrativos del empleado, como solicitudes de leave y cambios de schedule.

S

• Safari: Navegador web recomendado para acceder a las aplicaciones Management y Employee en dispositivos iOS.
• Salary Slip: Documento que detalla el pago de salarios, generado automáticamente por el sistema Sentec EMS cuando el reporte de payroll cambia a "Paid". Las empresas pueden reenviar el Salary Slip al correo del empleado o descargarlo directamente desde la página de management.
• Schedule: Menú en Sentec EMS que permite crear y gestionar los schedules de trabajo de los empleados. Ofrece varias funciones para crear, organizar y ver schedules en formato de tabla y calendario, además de permitir solicitudes y aprobaciones de cambios de schedule.
• Schedule Creator: Función para especificar empleados (aparte de los HOD) que pueden crear schedules de trabajo. Los schedules creados por el "Schedule Creator" deben ser aprobados antes de activarse.
• Schedule Plan: Página que muestra todos los schedule plans creados por el "Schedule Creator". Los HODs pueden aprobar o rechazar estos planes.
• Setup: Submenú de Configuration que permite a los usuarios con permiso de "Setup" en modo escritura configurar varias funciones en Sentec EMS según las necesidades de la empresa. Las funciones configurables incluyen custom field para empleados, tagging, employment levels, Employee Payroll Profile, métodos de attendance, ubicaciones de attendance, schedules de trabajo y tipos de leave.
• Signature: Firma que puede agregarse al Salary Slip del empleado (formato PDF). La firma se ubica debajo de la tabla "Account" del Salary Slip.
• Split Shift: Función para crear schedules de trabajo separados dentro de un mismo día. Los usuarios pueden crear schedules con horas divididas activando la opción "Split Shift" al crear schedules de empleados.

T

• Tag: Categorías o etiquetas utilizadas para agrupar empleados.

U

• User: Usuario registrado que accede a la página de management.

V

• View Record: Página para visualizar los datos de attendance de los empleados según el rango de fechas seleccionado. Muestra el estado del attendance (a tiempo, tardío o salida anticipada) con indicadores de color, así como la validación de la ubicación y fotos de attendance. Los usuarios pueden cambiar el estado de validación y ver en detalle la ubicación y fotos de attendance de los empleados.

W

• Working Experience: Parte de la Employee Profile Page que muestra la experiencia laboral previa del empleado.