Evaluación de Contrato
La función Evaluación de Contrato permite a la empresa evaluar el contrato actual de un empleado y determinar el estado del próximo contrato en función de los resultados de la evaluación, el desempeño del empleado y otros criterios relevantes.
En el Employee Portal, únicamente el Head of Department (HOD) y/o Property Leader están autorizados para crear Evaluaciones de Contrato para los empleados de sus respectivos departamentos.
Esta función puede accederse desde el Employee Portal mediante:
Employee Menu → Evaluation
Crear Evaluación de Contrato
La Evaluación de Contrato puede crearse de dos maneras:
- Creada por Management/HR.
- Creada por el Head of Department (HOD).
Cuando la Evaluación de Contrato es creada por el HOD, el HOD será asignado automáticamente como Reviewer de la evaluación. Esto ayuda a agilizar el proceso de revisión y garantiza que la evaluación sea gestionada por la autoridad correspondiente del departamento.
Durante el proceso de creación de la Evaluación de Contrato, el HOD puede configurar y gestionar varios detalles de la evaluación, incluyendo:
- Evaluation Title – Añade un título para identificar y categorizar claramente la Evaluación de Contrato.
- Contract Status – Determina el próximo estado del contrato del empleado en función del resultado de la evaluación, como Promotion, Demotion, Extension, Renewal o Termination.
- Benefits Update – Permite revisar y actualizar los beneficios del empleado como parte del proceso de ajuste del contrato.
- Question Set Selection – Permite seleccionar el conjunto de preguntas de evaluación adecuado entre las plantillas disponibles, según los requisitos de evaluación de la organización.
Revisar la Evaluación de Contrato
Una vez creada la Evaluación de Contrato por Management o el HOD, el Reviewer asignado puede acceder a la evaluación mediante:
- La notificación por correo electrónico enviada al Reviewer asignado.
- El Employee Portal, accediendo a Employee Menu → Evaluation.
Este menú facilita el acceso y seguimiento de las Evaluaciones de Contrato asignadas al Reviewer.
El Reviewer asignado puede acceder directamente a la evaluación desde esta página para revisar y completar la evaluación asignada.
El Reviewer puede:
- Revisar los detalles del contrato actual del empleado.
- Completar el formulario de evaluación.
- Responder las preguntas de evaluación asignadas.
- Proporcionar respuestas y comentarios.
- Revisar y actualizar información relacionada con el contrato.
- Cargar documentos de respaldo cuando sea necesario.
La acción Fill Review también puede accederse desde la página Evaluation Details. Esto permite al Reviewer completar la evaluación mientras consulta todos los detalles de la evaluación y del contrato del empleado.
Completar la Revisión
Durante el proceso de revisión, el Reviewer puede completar la siguiente información:
1. Revisar los Detalles del Contrato Actual
El Reviewer puede consultar los detalles del contrato actual del empleado, incluyendo información laboral, período del contrato, beneficios, salario y estructura de reporte.
Esta información proporciona el contexto necesario para respaldar un proceso de evaluación de contrato más informado.
2. Determinar el Próximo Estado del Contrato
El Reviewer puede determinar el próximo estado del contrato del empleado en función de los resultados de la evaluación y del desempeño general del empleado.
Los estados de contrato disponibles pueden incluir:
- Promotion
- Demotion
- Extension
- Resign
- Terminated
3. Actualizar los Beneficios del Empleado
Si existen cambios en los beneficios del empleado, como una modificación del salario básico u otras actualizaciones de beneficios, el Reviewer puede hacer clic en Add para añadir y gestionar la información de los beneficios actualizados.
Si no se requieren cambios, los beneficios existentes del empleado pueden mantenerse sin modificaciones como parte del proceso de Evaluación de Contrato.
4. Proporcionar Respuestas y Comentarios
El Reviewer puede proporcionar respuestas, comentarios y feedback durante el proceso de Evaluación de Contrato.
Esta información puede utilizarse para respaldar el resultado de la evaluación y proporcionar contexto adicional relacionado con la decisión sobre el contrato.
5. Cargar Documentos de Respaldo
El Reviewer puede cargar documentos de respaldo o referencias cuando sea necesario.
Por ejemplo, se pueden cargar documentos relevantes en formato PDF para proporcionar información adicional o justificación para la evaluación.
6. Completar el Question Set
El Reviewer puede estar obligado a responder las preguntas de evaluación asignadas como parte del proceso de Evaluación de Contrato.
Las preguntas se basan en el Question Set seleccionado durante la creación de la Evaluación de Contrato.
Si es necesario, el Reviewer también puede cargar documentos de respaldo, como archivos PDF, para proporcionar referencias adicionales, justificaciones o información relevante relacionada con las preguntas.
7. Guardar como Borrador
El Reviewer puede guardar la evaluación como Draft antes de enviarla.
Una vez que la evaluación se guarda como borrador:
- La evaluación permanece editable.
- El Reviewer puede continuar actualizando la evaluación.
- El botón Submit Evaluation estará disponible.
- La evaluación puede revisarse y completarse antes del envío final.
Mientras la evaluación permanezca en estado Draft, el Reviewer podrá actualizar o modificar los detalles de la evaluación.
8. Enviar la Evaluación
Para finalizar la evaluación, haga clic en el botón Submit Evaluation.
Una vez enviada la evaluación:
- La evaluación queda finalizada.
- El Reviewer o Evaluator ya no podrá actualizar ni modificar los detalles de la evaluación.
- La evaluación se enviará a Management para su verificación.
Verificación de la Evaluación de Contrato
Una vez enviada la evaluación, Management debe revisar y verificar la evaluación antes de proceder con la siguiente acción relacionada con el contrato.
Una vez que Management complete el proceso de verificación, el estado de la evaluación cambiará a Verified.
Después de la verificación, los detalles de la evaluación estarán disponibles para futuras referencias y la evaluación verificada podrá utilizarse como base para la siguiente acción relacionada con el contrato.
Según el resultado de la evaluación, Management puede proceder con la acción contractual correspondiente, como:
- Actualizar el contrato actual del empleado.
- Crear un nuevo contrato.
- Extender el contrato.
- Renovar el contrato.
- Procesar una promoción o democión.
- Procesar la terminación del contrato.