Evaluasi Kontrak

Fitur Evaluasi Kontrak memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kontrak karyawan saat ini dan menentukan status kontrak berikutnya yang sesuai berdasarkan hasil evaluasi, kinerja karyawan, dan kriteria relevan lainnya.

Di Employee Portal, hanya Head of Department (HOD) dan/atau Property Leader yang berwenang membuat Evaluasi Kontrak untuk karyawan di departemen masing-masing.

Fitur ini dapat diakses melalui Employee Portal dengan memilih:

Employee Menu → Evaluation

Referensi Penggunaan

Membuat Evaluasi Kontrak

Evaluasi Kontrak dapat dibuat melalui dua cara:

• Dibuat oleh Management/HR.
• Dibuat oleh Head of Department (HOD).

Jika Evaluasi Kontrak dibuat oleh HOD, HOD tersebut akan secara otomatis ditetapkan sebagai Reviewer untuk evaluasi tersebut. Hal ini membantu memperlancar proses review dan memastikan evaluasi ditangani oleh pihak yang berwenang di departemen terkait.

Dalam proses pembuatan Evaluasi Kontrak, HOD dapat mengatur dan mengelola beberapa detail evaluasi, termasuk:

• Evaluation Title – Menambahkan judul untuk mengidentifikasi dan mengategorikan Evaluasi Kontrak.
• Contract Status – Menentukan status kontrak karyawan berikutnya berdasarkan hasil evaluasi, seperti Promotion, Demotion, Extension, Renewal, atau Termination.
• Benefits Update – Meninjau dan memperbarui benefit karyawan sebagai bagian dari proses penyesuaian kontrak.
• Question Set Selection – Memilih question set evaluasi yang sesuai dari template yang tersedia berdasarkan kebutuhan evaluasi organisasi.

Review Evaluasi Kontrak

Setelah Evaluasi Kontrak dibuat oleh Management atau HOD, Reviewer yang ditugaskan dapat mengakses evaluasi melalui:

• Notifikasi email yang dikirimkan kepada Reviewer yang ditugaskan.
• Employee Portal dengan memilih Employee Menu → Evaluation.

Menu ini memudahkan akses dan pemantauan Evaluasi Kontrak yang ditugaskan kepada Reviewer.

Reviewer yang ditugaskan dapat mengakses evaluasi secara langsung dari halaman ini untuk melakukan review dan menyelesaikan evaluasi yang diberikan.

Reviewer dapat:

• Meninjau detail kontrak karyawan saat ini.
• Mengisi formulir evaluasi.
• Menjawab pertanyaan evaluasi yang diberikan.
• Memberikan respons dan feedback.
• Meninjau dan memperbarui informasi terkait kontrak.
• Mengunggah dokumen pendukung jika diperlukan.

Aksi Fill Review juga dapat diakses dari halaman Evaluation Details. Hal ini memungkinkan Reviewer untuk menyelesaikan evaluasi sambil melihat seluruh detail evaluasi dan kontrak karyawan.

Mengisi Review

Selama proses review, Reviewer dapat melengkapi informasi berikut:

1. Meninjau Detail Kontrak Saat Ini

Reviewer dapat melihat detail kontrak karyawan saat ini, termasuk informasi kepegawaian, periode kontrak, benefit, gaji, dan struktur pelaporan.

Informasi ini memberikan konteks yang diperlukan untuk mendukung proses evaluasi kontrak yang lebih tepat.

2. Menentukan Status Kontrak Berikutnya

Reviewer dapat menentukan status kontrak karyawan berikutnya berdasarkan hasil evaluasi dan kinerja karyawan secara keseluruhan.

Status kontrak yang tersedia dapat meliputi:

• Promotion
• Demotion
• Extension
• Resign
• Terminated

3. Memperbarui Benefit Karyawan

Jika terdapat perubahan pada benefit karyawan, seperti perubahan gaji pokok atau pembaruan benefit lainnya, Reviewer dapat mengklik Add untuk menambahkan dan mengelola informasi benefit yang diperbarui.

Jika tidak diperlukan perubahan, benefit karyawan yang sudah ada dapat tetap dipertahankan tanpa penyesuaian sebagai bagian dari proses Evaluasi Kontrak.

4. Memberikan Respons dan Feedback

Reviewer dapat memberikan respons, komentar, dan feedback selama proses Evaluasi Kontrak.

Informasi ini dapat digunakan untuk mendukung hasil evaluasi dan memberikan konteks tambahan terkait keputusan kontrak.

5. Mengunggah Dokumen Pendukung

Reviewer dapat mengunggah dokumen pendukung atau referensi jika diperlukan.

Sebagai contoh, dokumen pendukung yang relevan dapat diunggah dalam format PDF untuk memberikan informasi tambahan atau justifikasi terhadap evaluasi.

6. Mengisi Question Set

Reviewer mungkin diwajibkan untuk menjawab pertanyaan evaluasi yang telah ditentukan sebagai bagian dari proses Evaluasi Kontrak.

Pertanyaan tersebut berdasarkan Question Set yang dipilih saat pembuatan Evaluasi Kontrak.

Jika diperlukan, Reviewer juga dapat mengunggah dokumen pendukung, seperti file PDF, untuk memberikan referensi tambahan, justifikasi, atau informasi yang relevan terkait pertanyaan tersebut.

7. Menyimpan sebagai Draft

Reviewer dapat menyimpan evaluasi sebagai Draft sebelum melakukan submit.

Setelah evaluasi disimpan sebagai draft:

• Evaluasi tetap dapat diedit.
• Reviewer dapat melanjutkan pembaruan evaluasi.
• Tombol Submit Evaluation akan tersedia.
• Evaluasi dapat ditinjau dan dilengkapi sebelum dilakukan submit final.

Selama evaluasi masih berstatus Draft, Reviewer dapat memperbarui atau mengubah detail evaluasi.

8. Submit Evaluasi

Untuk menyelesaikan evaluasi, klik tombol Submit Evaluation.

Setelah evaluasi di-submit:

• Evaluasi telah difinalisasi.
• Reviewer atau Evaluator tidak dapat lagi memperbarui atau mengubah detail evaluasi.
• Evaluasi akan dikirimkan kepada Management untuk dilakukan verifikasi.

Verifikasi Evaluasi Kontrak

Setelah evaluasi di-submit, Management harus meninjau dan memverifikasi evaluasi sebelum melanjutkan ke tindakan kontrak berikutnya.

Setelah Management menyelesaikan proses verifikasi, status evaluasi akan berubah menjadi Verified.

Setelah verifikasi, detail evaluasi dapat diakses untuk referensi lebih lanjut dan hasil evaluasi yang telah diverifikasi dapat digunakan sebagai dasar untuk tindakan kontrak berikutnya.

Berdasarkan hasil evaluasi, Management dapat melanjutkan tindakan kontrak yang sesuai, seperti:

• Memperbarui kontrak karyawan yang sedang berjalan.
• Membuat kontrak baru.
• Memperpanjang kontrak.
• Memperbarui atau memperpanjang kontrak.
• Memproses promosi atau demosi.
• Memproses penghentian kontrak.