Glossary

A

• Activate Date : Tanggal aktivasi dari cuti ekstra yang diberikan kepada karyawan. Cuti ekstra bisa digunakan oleh karyawan mulai dari tanggal ini.
• Additional Information : Bagian dari Employee Profile Page yang menampilkan informasi tambahan yang ditentukan melalui custom field di halaman Setup
• Approver (Payroll) : Individu atau kelompok yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan terhadap proses payroll di sistem Sentec EMS. Proses persetujuan menggunakan sistem bertingkat, di mana payroll akan melalui beberapa level approver sebelum statusnya berubah menjadi "Approved". Level approver diurutkan dari 1 hingga 10, dengan level 1 sebagai urutan paling awal. Payroll yang telah disetujui oleh approver di level terakhir akan dianggap final dan disetujui sepenuhnya
• Attendance : Fitur dari Setup yang mengatur kostumisasi Attendance seperti metode Record, lokasi untuk melakukan presensi, pengaturan validasi presensi dan pembuatan jadwal kerja
• Attendance Record : Karyawan dapat menggunakan halaman ini untuk melakukan absensi dengan mengklik tombol hijau, memilih tempat absensi yang sesuai, dan mengambil foto sebagai bukti kehadiran. Ini memudahkan pencatatan kehadiran karyawan secara real-time dan akurat

B

• Bank Account : Bagian dari Employee Profile Page yang menampilkan informasi rekening bank karyawan yang digunakan dalam laporan Payroll. Harus ada satu rekening bank yang ditetapkan sebagai default
• Basic Information : Bagian dari Employee Profile Page yang menampilkan informasi dasar karyawa seperti nama, tanggal lahir dan informasi pribadi lainnya

C

• Configuration : Halaman yang mengatur proses kostumisasi fitur-fitur yang tersedia di Sentec EMS. Terbagi menjadi dua sub menu : Property dan Setup
• Contract History : Bagian dari halaman detail kontrak yang menampilkan riwayat atau status kontrak untuk setiap perubahan yang dilakukan oleh perusahaan.
• Custom Field : Tab yang dapat disesuaikan oleh pengguna di halaman Setup untuk menambahkan informasi tambahan tentang karyawan yang akan ditampilkan di bagian Additional Information pada Employee Profile Page
• Custom Work Hour : Fitur untuk menambahkan jadwal kerja dengan jam masuk dan keluar yang tidak sesuai dengan jadwal kerja standar. Pengaturan ini harus diaktifkan di Configuration - Setup - Attendance

D

• Dashboard Employee : Ketika karyawan login ke Sentec EMS, mereka akan melihat Dashboard Employee yang menampilkan rangkuman informasi penting
• Document : Salah satu fiutr dari Property untuk membuat template dokumen checklist yang digunakan sebagai dokumen tambahan untuk kontrak karyawan. Dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti karyawan baru, karyawan resign, dan promosi. Proses verifikasi dilakukan oleh karyawan yang dipilih

E

• Editing Permission : Izin yang mengatur akses dan kemampuan user dalam mengelola berbagai fitur di Sentec EMS. Ada beberapa jenis izin, masing-masing dengan fungsi spesifik seperti mengelola data karyawan, kontrak, jadwal kerja, absensi, dokumen, payroll, dan cuti
• Employee : Menu yang mengatur data karyawan dan terbagi menjadi beberapa sub menu, yaitu Employee List, Organization Chart, Employee Milestone, Contract Administration dan Document
• Employee Leave Profile : Bagian dari Employee Profile Page yang menampikan profil cuti karyawan, baik yang reguler maupun extra. User dengan izin "Leave" mode "read/write" dapat mengedit jenis cuti dan balance yang diterima karyawan
• Employee List : Halaman untuk menampilkan keseluruhan karyawan dalam perusahaan
• Employee Payroll Profile : Bagian dari Employee Profile Page yang menampilkan profil penggajian karyawan. User dengan izin "Payroll" mode "read/write" dapat mengedit data account yang diperoleh karyawan, seperti BPJS inclusion, nilai Casual Salary dan lainnya
• Employee Profile Page : Halaman profil karyawan yang menampilkan informasi lengkap mengenai karyawan, termasuk data kontak, basic information, kontrak, dan lain-lain
• Employement Level : Fitur dari Setup yang mengatur atribut dalam kontrak yang menentukan level atau grade karyawan
• Expire Date : Tanggal kadaluarsa dari cuti ekstra yang diberikan, secara otomatis diisi berdasarkan parameter "Expiring in" pada konfigurasi jenis cuti. Tanggal ini masih bisa diedit sesuai kebutuhan
• Extra Leave : Halaman yang menampilkan cuti ekstra yang diberikan kepada karyawan. Data bisa difilter berdasarkan periode tanggal yang ditentukan. Kolom "Available" menunjukkan apakah cuti ekstra sudah digunakan oleh karyawan, dan kolom "Status" menunjukkan apakah cuti ekstra sudah disetujui oleh manajemen

F

• Filter : Fitur yang memungkinkan pengguna untuk menyaring data karyawan berdasarkan kriteria tertentu pada halaman Employee List

G

• Give Extra : Fitur yang memungkinkan Kepala Departemen memberikan karyawan tambahan kredit cuti ekstra
• Google Chrome : Rekomendasi web browser untuk mengakses aplikasi Management dan Employee bagi pengguna Andorid

H

• Head of Department (HOD) : Status yang menunjukkan apakah karyawan merupakan kepala dari departemennya. Karyawan dengan status ini, dapat membuat jadwal kerja dan memberikan kredit Extra Leave

I

• Import Record : Fitur untuk mengimport data absensi karyawan dari mesin fingerprint. Data yang diimport harus mengikuti salah satu dari dua template yang disediakan oleh Sentec EMS. Setiap karyawan harus didaftarkan fingerprint ID-nya terlebih dahulu di Configuration - Setup - Employee - Custom Field

L

• Leave Calendar : Halaman yang menampilkan semua tanggal cuti yang diambil oleh karyawan dalam satu perusahaan
• Leave Request : Halaman dalam Sentec EMS yang menampilkan semua permintaan cuti yang dibuat oleh karyawan. User dapat menggunakan filter untuk menampilkan data berdasarkan periode tanggal pengajuan cuti dan status pengajuan cuti
• Leave Type : Jenis-jenis cuti yang dapat dibuat oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan. Terdiri dari cuti regular (hak cuti ditambahkan otomatis oleh sistem) dan cuti extra (hak cuti tambahan). Pengaturan meliputi aktivasi otomatis, hak cuti otomatis, batas maksimal, kadaluarsa, reset otomatis, dan pengurangan saldo cuti
• Leave Withdraw : Proses pembatalan pengajuan cuti oleh karyawan, baik secara keseluruhan maupun hanya untuk tanggal-tanggal tertentu

M

• Mandatory Reason : Alasan yang wajib diisi oleh user saat membuat pengajuan cuti. Tanpa alasan yang valid, pengajuan cuti tidak dapat disimpan
• My Calendar : Bagian dari dashboard yang menampilkan jadwal kerja dan cuti karyawan dalam format kalender bulanan atau mingguan

P

• Payroll : Fitur dari Setup yang mengatur kostumisasi Payroll Profile beserta simulasi, deskripsi tiap Account dan Report serta Tax Data
• Property : Sub menu dari menu Configuration, dimana user dapat melengkapi data berkaitan perusahaan, membuat tempate dokumen untuk kontrak dan penyetelan pengingat
• Property Data : Salah satu fitur dari Property untuk melengkapi data perusahaan. seperti warna primer dan sekunder untuk email notifikasi dan logo perusahaan

R

• Record : Menu dalam Sentec EMS yang mendukung pencatatan absensi karyawan. Saat ini tersedia dua jenis metode pencatatan absensi: import data dari mesin fingerprint dan absensi menggunakan smartphone karyawan
• Reminder : Salah satu fitur dari Property untuk pengaturan pengingat yang dapat disesuaikan oleh user, termasuk pengiriman pengingat sebelum tanggal efektif, jumlah pengulangan, dan penerima email. Khusus untuk pengingat ulang tahun, pengingat dikirim langsung pada hari ulang tahun karyawan tanpa mengikuti pengaturan lainnya
• Request : Halaman yang berfungsi sebagai kumpulan link shortcut untuk semua urusan administrasi karyawan, seperti pengajuan cuti dan pertukaran jadwal

S

• Safari : Rekomendasi web browser untuk mengases aplikasi Management dan Employee bagi pengguna iOS
• Salary Slip : Dokumen yang merinci pembayaran gaji karyawan, dibuat secara otomatis oleh sistem Sentec EMS ketika payroll report diubah statusnya menjadi “Paid”. Perusahaan memiliki opsi untuk mengirim ulang salary slip ke email karyawan atau mengunduhnya langsung dari halaman management
• Schedule : Menu dalam Sentec EMS yang mendukung pembuatan dan pengelolaan jadwal kerja karyawan. Menu ini menyediakan berbagai fitur untuk membuat, mengatur, dan melihat jadwal kerja dalam bentuk tabel dan kalender, serta memungkinkan pengajuan dan persetujuan pergantian jadwal kerja
• Schedule Creator : Fitur untuk menentukan karyawan (selain Head of Department) yang bisa membuat jadwal kerja. Jadwal kerja yang dibuat oleh "Schedule Creator" harus mendapatkan persetujuan sebelum menjadi aktif
• Schedule Plan : Halaman yang menampilkan semua rencana jadwal kerja yang dibuat oleh "Schedule Creator". HOD bisa menyetujui atau menolak rencana jadwal kerja tersebut
• Setup : Sub menu dalam Configuration yang memungkinkan user dengan izin “Setup” mode write untuk melakukan konfigurasi berbagai fitur di Sentec EMS sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Fitur-fitur yang dapat dikonfigurasi melalui menu ini mencakup pengaturan custom field karyawan, tagging, level karyawan, profil payroll, metode absensi, lokasi absensi, jadwal kerja, dan jenis cuti
• Signature : Tanda tangan yang dapat ditambahkan oleh user ke dalam salary slip karyawan (dalam format PDF). Letak signature berada di bawah tabel "Account" pada salary slip
• Split Shift : Fitur untuk membuat jadwal kerja terpisah dalam satu hari. User dapat membuat jadwal dengan jam kerja terpisah dengan mengaktifkan pilihan "Split Shift" ketika membuat jadwal kerja karyawan

T

• Tag : Kategori atau label yang digunakan untuk mengelompokkan karyawan

U

• User : Pengguna yang terdaftar untuk mengakses halaman management
• User Profile : Kumpulan permission yang dimiliki User

V

• View Record : Halaman untuk melihat data absensi karyawan berdasarkan periode tanggal yang dipilih. Menampilkan status kehadiran (tepat waktu, terlambat, atau pulang lebih awal) dengan indikator warna, serta validasi lokasi dan foto absensi. User dapat mengubah status validasi ini dan melihat lokasi serta foto absensi karyawan secara lebih jelas

W

• Working Experience : Bagian dari Employee Profile Page yang menampilkan pengalaman kerja sebelumnya dari karyawan