Employee Reports

Pada Dashboard Laporan, di dalam kategori Laporan Karyawan, manajemen dapat melihat laporan rinci mengenai Analisis Turnover, Laporan Profil, dan Laporan Personal.

Turnover Report

Laporan Turnover memberikan gambaran menyeluruh kepada manajemen mengenai tingkat keluar masuk karyawan dalam periode tertentu. Laporan ini membantu memantau tren tenaga kerja, mengidentifikasi pola attrition (keluar masuk karyawan), serta mendukung pengambilan keputusan strategis di bidang HR.

Di bagian atas halaman, pengguna dapat menentukan parameter laporan sebagai berikut:

• Tanggal Mulai: Pilih tanggal awal periode laporan.
• Tanggal Akhir: Pilih tanggal akhir periode laporan.
• Status Kerja: Menyaring karyawan berdasarkan status kerja (misalnya semua status kerja atau kategori tertentu).
• Tombol View: Klik View untuk menampilkan laporan berdasarkan filter yang dipilih.
• Download As: Mengunduh laporan dalam format file yang tersedia untuk analisis lebih lanjut atau dokumentasi.

Laporan Turnover terdiri dari dua bagian visual utama:

1. Departing (Diagram Pie)

Diagram pie Departing menampilkan distribusi karyawan yang keluar berdasarkan kategori dalam periode yang dipilih.

Kategori turnover meliputi:

• Resign – Karyawan yang mengundurkan diri secara sukarela.
• Terminated – Karyawan yang diberhentikan oleh perusahaan.
• End of Contract – Karyawan yang masa kontraknya berakhir tanpa perpanjangan.
• Deceased / Other – Karyawan yang keluar karena meninggal dunia atau alasan lainnya.

Visualisasi ini membantu manajemen memahami secara cepat penyebab utama keluarnya karyawan.

2. Turnover Rate (%) (Diagram Batang)

Diagram batang Turnover Rate (%) menampilkan tingkat turnover bulanan selama periode yang dipilih.

• Setiap batang mewakili satu bulan tertentu.
• Persentase yang ditampilkan pada setiap batang menunjukkan tingkat turnover pada bulan tersebut.
• Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi tren, lonjakan, atau pola musiman dalam turnover karyawan.

Tingkat turnover umumnya dihitung dengan rumus berikut:

Turnover Rate (%) = (Jumlah Karyawan yang Keluar Selama Periode / Rata-rata Jumlah Karyawan Selama Periode) × 100

3. Catatan Detail (Tabel Rincian)

Selain ringkasan visual, Laporan Turnover juga menyediakan tabel rincian detail dari seluruh karyawan yang termasuk dalam data turnover.

Tabel ini mencakup informasi berikut:

• Nama Karyawan
• Jabatan
• Nama Departemen
• Status Kerja
• Status Saat Ini (misalnya: Resign, Terminated)
• Tanggal Efektif (tanggal perubahan status berlaku)

Tersedia juga kolom pencarian untuk memudahkan pengguna menemukan karyawan tertentu dalam laporan.

Tujuan dan Manfaat

Laporan Turnover membantu manajemen untuk:

• Memantau tren keluar masuk karyawan dari waktu ke waktu.
• Mengidentifikasi departemen atau periode dengan tingkat turnover tinggi.
• Menganalisis alasan keluarnya karyawan.
• Mendukung perencanaan tenaga kerja dan strategi retensi karyawan.
• Meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data.

Profile Reports

Laporan karyawan menyediakan informasi mendetail tentang data karyawan, termasuk informasi pribadi, jabatan, departemen, dan riwayat kerja. Fitur utama dalam sub-modul ini meliputi:

• Statistik Karyawan: Menyajikan data statistik mengenai jumlah karyawan berdasarkan departemen, jabatan, dan status pekerjaan.
• Jumlah Karyawan per Departemen: Menampilkan jumlah karyawan di setiap departemen.
• Perbandingan Karyawan Berdasarkan Gender: Menyediakan analisis perbandingan jumlah karyawan laki-laki dan perempuan.
• Tren Usia Karyawan: Memberikan informasi tentang distribusi usia karyawan.
• Lama Masa Kerja: Menampilkan data yang dikelompokkan berdasarkan durasi masa kerja karyawan.
• Pendidikan Terakhir: Memberikan gambaran distribusi tingkat pendidikan terakhir karyawan di dalam organisasi.
• Profile Completeness : Memantau kelengkapan data profil karyawan, termasuk foto profil, pengalaman kerja, rekap pendidikanm dan kontak darurat. Data yang sudah terisi akan ditandai dengan ikon centang berwarna biru.
• End Date Contract: Menampilkan tanggal berakhirnya kontrak karyawan beserta jumlah hari sebelum kontrak berakhir. Jika kontrak telah berakhir, jumlah hari sejak tanggal kontrak berakhir juga akan ditampilkan.
• Perbandingan Profil Karyawan : Memungkinkan user untuk membandingakan persentase karyawan yang telah melengkapi data profil mereka dengan total jumlah karyawan.

Profile Completeness

Fitur Profile Completeness pada modul Employee Report menyediakan dashboard terpusat untuk memantau dan mengevaluasi kelengkapan data profile karyawan.

Fitur ini melakukan validasi terhadap field wajib yang telah ditentukan dalam profil karyawan serta menampilkan status kelengkapannya.

Sistem melakukan validasi terhadap komponen wajib berikut:

• Contract End Date (Tanggal Berakhir Kontrak)
• DTE (Days to Expire) Indicator
• Profile Picture (Foto Profil)
• Working Experience Records (Riwayat Pengalaman Kerja)
• Education Records (Riwayat Pendidikan)
• Emergency Contact Information (Kontak Darurat)
• Additional Employee Information Fields (Informasi Tambahan Karyawan)

Selain data inti profil, laporan ini juga memberikan visibilitas terhadap:

• Status kelengkapan field Additional Information
• Kelengkapan dokumen pada folder dokumen karyawan, baik yang diunggah oleh Management maupun oleh Employee

Setiap item yang dievaluasi ditampilkan dengan indikator visual sebagai berikut:

• ✅ : Seluruh data wajib telah diisi dengan benar dan/atau dokumen telah diunggah.
• ❌ : Data wajib belum diisi atau dokumen yang dipersyaratkan belum diunggah.

Validasi terstruktur ini memungkinkan Management untuk secara proaktif memantau kekurangan data, memastikan kepatuhan terhadap ketentuan internal, serta menjaga akurasi data karyawan.

Di bagian bawah laporan, sistem juga menampilkan persentase ketidaklengkapan (incompletion percentage) beserta total jumlah field atau dokumen yang belum diperbarui atau diunggah.

Persentase tersebut merepresentasikan proporsi field dan dokumen wajib yang masih belum lengkap. Hal ini juga tercermin pada total jumlah data yang menunjukkan item yang masih outstanding.

Ringkasan ini memberikan gambaran kuantitatif mengenai kesenjangan data profil, sehingga Management dapat dengan cepat menilai tingkat kepatuhan data secara keseluruhan dan mengidentifikasi area yang memerlukan tindak lanjut.

Personal Report

Dalam Personal Report, manajemen dapat melihat laporan terperinci untuk setiap karyawan secara individual, sehingga memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap informasi dan catatan pribadi karyawan.

Fitur ini memungkinkan proses pemantauan, peninjauan, dan pengelolaan data karyawan menjadi lebih mudah dalam format yang terpusat dan terstruktur.

Untuk melihat laporan, pengguna diwajibkan memasukkan nama karyawan dan memilih periode laporan. Setelah dikirimkan, sistem akan menghasilkan laporan karyawan berdasarkan kriteria yang dipilih, sehingga manajemen dapat meninjau data karyawan secara spesifik dalam rentang waktu yang dipilih.

Setelah laporan berhasil dibuat, tombol Download akan muncul secara otomatis. Tombol ini memungkinkan pengguna untuk mengunduh laporan karyawan dalam format PDF.

Bagian Employee Report Profile Overview memberikan ringkasan menyeluruh mengenai informasi utama seorang karyawan dalam format yang terstruktur dan mudah dibaca. Bagian ini memungkinkan manajemen untuk dengan cepat memahami profil karyawan, detail pekerjaan, serta posisi karyawan dalam organisasi secara sekilas.

Laporan ini juga mencakup Ringkasan Kehadiran (Attendance Summary) dan Ringkasan Pelatihan (Training Summary) yang memberikan wawasan terperinci mengenai partisipasi dan kinerja karyawan dalam periode laporan yang dipilih.

Bagian Attendance Summary menyajikan gambaran lengkap mengenai catatan kehadiran karyawan, termasuk:

• On-Time Percentage: Menampilkan tingkat ketepatan waktu karyawan.
• Total Attendance: Jumlah total kehadiran yang tercatat.
• Work Duration: Total akumulasi jam kerja.
• Late In: Jumlah keterlambatan saat check-in.
• Early Out: Jumlah check-out lebih awal.
• Overtime: Total jam lembur yang tercatat.

Bagian Training Summary memberikan ringkasan aktivitas pelatihan karyawan, dengan opsi untuk beralih antara dua tab: As Trainer dan As Audience, tergantung pada peran karyawan dalam pelatihan tersebut.

Bagian ini mencakup:

• Total Training Hours: Total jam yang dihabiskan dalam sesi pelatihan.
• Total Sessions: Jumlah program pelatihan yang diikuti atau diselenggarakan.
• Training Details: Rincian lengkap aktivitas pelatihan dalam periode laporan yang dipilih.

Laporan ini juga menampilkan bagian Latest Stats, yang memberikan gambaran cepat mengenai aktivitas dan catatan terbaru karyawan. Fitur ini memungkinkan manajemen untuk dengan mudah memantau pembaruan terbaru terkait tenaga kerja tanpa harus meninjau seluruh laporan.

Aktivitas dan kejadian penting karyawan ditampilkan dalam format kronologis yang mudah dibaca.

Bagian ini mencakup informasi berikut berdasarkan periode laporan yang dipilih:

• Last Check-in: Menampilkan tanggal dan waktu check-in kehadiran terbaru yang tercatat untuk karyawan.
• Last Late: Menunjukkan kejadian keterlambatan terbaru yang tercatat.
• Last Overtime: Menunjukkan aktivitas lembur terbaru, jika tersedia.
• Last Leave: Menampilkan catatan cuti terbaru, termasuk tanggal cuti dan jenis cuti (misalnya Cuti Tahunan).
• Last Training as Trainer: Menampilkan sesi pelatihan terbaru yang dipimpin oleh karyawan sebagai trainer, termasuk judul pelatihan dan tanggalnya.
• Last Training as Audience: Menampilkan pelatihan terbaru yang diikuti oleh karyawan sebagai peserta, beserta detail pelatihannya.

Terakhir, laporan ini juga mencakup bagian Leave Summary. Bagian ini memberikan gambaran visual dan detail mengenai penggunaan cuti karyawan dalam periode laporan yang dipilih.

Visualisasi diagram pie menunjukkan proporsi cuti yang diambil berdasarkan jenis cuti, sehingga memberikan gambaran yang jelas mengenai distribusi cuti.

Di bawah diagram, informasi detail mengenai cuti ditampilkan berdasarkan kategori cuti yang diaktifkan untuk masing-masing karyawan. Setiap jenis cuti menampilkan:

• Regular Balance
• Extra Balance
• Total Leave Taken

Bagian ini membantu manajemen memantau penggunaan cuti, memahami pola pengambilan cuti, serta meninjau status cuti karyawan secara jelas dan terstruktur.