Frequently Asked Questions (FAQ)

Halaman ini berisi jawaban atas pertanyaan yang paling sering diajukan terkait penggunaan Sentec EMS.

Login & Akses

Q: Karyawan tidak bisa login di halaman employee?
✅ Pastikan email yang digunakan adalah email personal dan sesuai dengan yang terdaftar di Sentec EMS.

Q: Perangkat apa saja yang tidak bisa mengakses aplikasi Sentec EMS?
✅ Aplikasi Sentec EMS tidak bisa diakses pada perangkat di bawah iPhone 8. ✅ Beberapa fitur mungkin tidak dapat diakses pada sistem Windows 7 atau versi di bawahnya

---

Q: Tidak Dapat Mengakses Aplikasi Karyawan (Magic Link / Login Issue)

✅ Troubleshooting Dasar

1. Logout dari aplikasi.
2. Tutup semua tab yang sedang mengakses Sentec EMS.
3. Buka tab browser baru dan akses halaman login Sentec EMS.
4. Pada halaman login, klik tombol Clear Data.
5. Lakukan hard refresh atau hapus cache browser. Jika menggunakan desktop, tekan: Ctrl + F5. Ini akan memuat ulang halaman dan menghapus cache.
6. Coba login kembali.

Note

Jika masalah masih berlanjut, perlu diketahui bahwa perangkat mobile tidak memiliki opsi hard refresh seperti pada desktop. Anda dapat mencoba metode berikut:

Metode 1: Hapus Cache Browser (Android - Chrome)

1. Buka browser Chrome.
2. Ketuk tiga titik (⋮) di pojok kanan atas.
3. Masuk ke Settings.
4. Pilih Privacy and Security.
5. Pilih Clear Browsing Data.
6. Centang Cached images and files.
7. Ketuk Clear Data.
8. Buka kembali browser dan coba login ulang.

Metode 2: Hapus Data Browser (iPhone - Safari)

1. Buka Settings.
2. Scroll ke bawah, pilih Apps, lalu cari dan pilih Safari.
3. Ketuk Clear History and Website Data.
4. Konfirmasi tindakan tersebut.
5. Buka kembali Safari dan akses halaman login.

Alternatif Cara Cepat

• Tutup browser sepenuhnya lalu buka kembali.
• Atau coba akses sistem menggunakan Incognito / Private Mode.

Jika masalah masih berlanjut, silakan hubungi tim support untuk bantuan lebih lanjut.

Attendance

Q: Karyawan tidak bisa melakukan absensi?
✅ Untuk karyawan regular, di Configuration → Setup → Attendance, pastikan work schedule yang dipilih default sudah sesuai dan jam kerja sudah sesuai dengan harinya.
✅ Untuk karyawan non-regular (shift), harus memiliki jadwal kerja (schedule) yang sesuai sebelum melakukan absensi.

Q: Tidak ada pilihan cuti di form pengajuan cuti?
✅ Pastikan karyawan sudah memiliki leave profile di Leave → Leave Administration, dan jenis cutinya diaktifkan.

Q: Lokasi / Foto tidak muncul ketika melakukan absensi?
✅ Cek kembali permission di web browser. Pastikan akses lokasi, kamera, dan mikrofon sudah diizinkan.

Q: Apakah karyawan harus melakukan absensi (Check in/out) di lokasi yang sama?
✅ Tidak. Karyawan bisa absensi di titik absensi manapun yang sudah ditentukan. Jam absensi akan mengikuti timezone titik absensi tersebut.

Q: Bagaimana cara kalibrasi lokasi pada perangkat Android?
✅ Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka aplikasi Google Maps
   • Jalankan aplikasi Google Maps di perangkat Anda.
2. Ketuk titik biru
   • Titik biru menunjukkan lokasi Anda saat ini.
3. Pilih opsi Kalibrasikan
   • Pilih opsi ini dari menu yang muncul.
4. Ikuti petunjuk kalibrasi
   • Gerakkan ponsel Anda membentuk angka delapan beberapa kali sesuai instruksi.
5. Selesai
   • Kompas akan dikalibrasi, meningkatkan akurasi lokasi.

Q: Bagaimana cara kalibrasi lokasi pada perangkat iPhone?
✅ Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Unduh aplikasi Google Maps dari App Store.
2. Buka aplikasi Google Maps.
3. Ketuk titik biru untuk menunjukkan lokasi Anda.
4. Pilih opsi Kalibrasikan.
5. Ikuti petunjuk kalibrasi (gerakkan ponsel membentuk angka delapan).
6. Selesai – kompas akan dikalibrasi.

Q: Kapan saya harus melakukan kalibrasi lokasi?
✅ Saat menemukan ketidakakuratan dalam lokasi yang tercatat saat absensi.

---

Schedule

Q: Schedule creator tidak bisa membuat rencana jadwal kerja?
✅ Periksa kembali periode jadwal kerja. Setiap periode tidak boleh beririsan dengan periode sebelumnya.

---

Payroll

Q: Apakah payroll report yang sudah dibuat bisa diganti payroll profilnya?
✅ Tidak. Payroll report harus di-revoke terlebih dahulu, lalu digenerate ulang dengan payroll profile yang baru.

Q: Apakah user bisa merubah payroll profile atau formula “Account”?
✅ Tidak. Payroll profile dan formula “Account” tidak dapat diubah oleh user. Hubungi tim Sentec EMS untuk perubahan.

Q: No Rekening karyawan tidak muncul di Payroll Report Transfer List?
✅ Pastikan karyawan sudah memasukkan nomor rekening dan menandainya sebagai rekening default.

---

Contract

Q: Bagaimana cara mengaktifkan kembali kontrak yang sudah inactive (resign, end of contract, dll.)?
✅ Akses Contract Administration pada menu Employee.

• Filter dengan status Inactive, lalu klik Apply.
• Pilih View Contract → Edit Contract → ubah status menjadi Extend atau New Hire.
• Isi tanggal efektif sesuai tanggal mulai kerja.
• Jika Extend, aktifkan dari milestone Extending.
• Jika New Hire, aktifkan dari milestone Onboarding.

---

Manajemen Cuti

Q: Apakah Sentec EMS dapat mengakomodir penambahan balance annual leave setiap bulan?
✅ Ya. Penambahan balance cuti tahunan dapat dilakukan otomatis setiap bulan berdasarkan tanggal mulai kontrak.

Izin Akses & Instalasi

Q: Bagaimana karyawan dapat mengaktifkan izin akses kamera, lokasi, dan mikrofon di Chrome dan Safari untuk check-in/check-out?

✅ Karyawan yang perlu mengaktifkan izin akses kamera, lokasi, dan mikrofon untuk proses check-in/check-out dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

Untuk Chrome:

1. Buka Google Chrome dan akses aplikasi Sentec EMS.
2. Ketuk Tab Overview pada bilah alamat.

3. Pilih menu “Izin”.

4. Aktifkan izin Kamera, Lokasi, dan Mikropon dengan memilih “Izinkan”.

Untuk Safari:

1. Buka Safari dan akses aplikasi Sentec EMS.
2. Klik ikon di sebelah bilah alamat.

3. Klik ikon tiga titik di pojok kanan bawah.

4. Pastikan izin Kamera, Mikropon, dan Lokasi semuanya disetel ke “Izinkan”.

---

Q: Bagaimana cara menginstal aplikasi sebagai shortcut dari browser Chrome?

✅ Anda dapat menginstal aplikasi Sentec EMS (Management atau Employee) sebagai shortcut di layar utama perangkat melalui browser Chrome dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka aplikasi Sentec EMS di browser Google Chrome.
2. Klik tombol menu (ikon tiga titik) di pojok kanan atas browser.
3. Pilih opsi Tambahkan ke Layar Utama.

4. Akan muncul pop-up konfirmasi. Klik Install untuk menyelesaikan proses instalasi.

WARNING

Sebelum menginstal aplikasi Employee, pastikan Anda telah memberikan izin berikut:

• Kamera: Untuk mendukung fitur pengambilan foto saat absensi.
• Lokasi: Untuk memastikan fitur absensi berbasis lokasi berfungsi dengan baik.
• Mikrofon: Diperlukan untuk mendukung fitur yang memerlukan input suara, seperti verifikasi atau rekaman audio (jika diperlukan), serta untuk memastikan kompatibilitas penuh dengan fitur absensi dan fungsi lain di aplikasi.

5. Setelah selesai, ikon aplikasi akan muncul di layar utama perangkat Anda untuk akses cepat ke aplikasi Sentec EMS.

---

Q: Bagaimana cara menginstal aplikasi sebagai shortcut dari browser Safari?

✅ Anda dapat menginstal aplikasi Sentec EMS (Management atau Employee) sebagai shortcut di layar utama perangkat melalui browser Safari dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka aplikasi Sentec EMS di Safari.
2. Klik tombol menu (ikon tiga titik) di pojok kanan bawah browser.

3. Klik Bagikan.

4. Pilih opsi Tambah ke Layar Utama.

5. Akan muncul pop-up konfirmasi. Klik Tambah untuk menyelesaikan proses.
   Anda juga dapat mengubah nama aplikasi jika diperlukan, dan pastikan untuk mengaktifkan toggle “Buka sebagai App Web”.

WARNING

Sebelum menginstal aplikasi Employee, pastikan Anda telah memberikan izin berikut:

• Camera: Untuk mendukung fitur pengambilan foto saat absensi.
• Location: Untuk memastikan fitur absensi berbasis lokasi berfungsi dengan baik.
• Mikrofon: Diperlukan untuk mendukung fitur yang memerlukan input suara, seperti verifikasi atau rekaman audio (jika diperlukan), serta untuk memastikan kompatibilitas penuh dengan fitur absensi dan fungsi lain di aplikasi.

6. Setelah selesai, ikon aplikasi akan muncul di layar utama perangkat Anda untuk akses cepat ke aplikasi Sentec EMS.

Cache & Browser

Q: Bagaimana cara menghapus cache di Chrome (macOS/Windows)?
✅ Langkah-langkah:

1. Buka Chrome → klik menu (tiga titik).
2. Pilih More Tools → Clear Browsing Data.
3. Centang Cached Images and Files → pilih rentang waktu.
4. Klik Clear Data.

Alternatif: tekan Ctrl+Shift+Delete (Windows) atau Command+Shift+Delete (Mac).

---

Q: Bagaimana cara menghapus cache di Safari (iOS)?
✅ Langkah-langkah:

1. Buka Pengaturan → Safari.
2. Pilih Clear History and Website Data.
3. Konfirmasi penghapusan.

---

Q: Bagaimana cara menghapus cache di Chrome (iOS/Android)?
✅ Langkah-langkah:

1. Buka aplikasi Chrome.
2. Buka menu (tiga titik) → pilih Settings.
3. Pilih Privacy → Clear Browsing Data.
4. Centang Cached Images and Files → pilih rentang waktu.
5. Klik Clear Browsing Data.

Superior

Q: Bagaimana Cara Mengubah Atasan untuk Karyawan yang Terkait

✅ Untuk mengubah atasan bagi semua karyawan yang terkait, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Halaman Manajemen dan buka Detail Kontrak dari salah satu karyawan dalam grup.
2. Pada detail kontrak, klik tombol Lihat Karyawan Terkait (View Associate).
   • Ini akan membuka Form Karyawan Terkait, menampilkan hierarki karyawan dan dua tab:
     • Perubahan Atasan Organisasi (Organizational)
     • Perubahan Atasan Administratif (Administrative Superior Change)
3. Untuk mengubah atasan:
   • Klik pada tab yang relevan.
   • Klik panah di samping atasan yang ingin diubah.
   • Akan muncul pop-up, ketik nama atasan baru dan klik Simpan (Save).

Setelah disimpan, semua karyawan yang terkait akan secara otomatis ditempatkan di bawah atasan baru.