Manage Attendance

Schedule

Melihat dan mengatur jadwal kerja karyawan untuk tipe pekerja shift.

View

Sub-menu ini akan menampilkan jadwal kerja satu departemen dalam satu bulan dalam mode Kalender atau Daftar (List).

Editing

Karyawan yang menjabat sebagai Kepala Departemen (HOD) dapat mengubah jadwal kerja dari departemennya menggunakan mode kalender. Klik tanggal di Kalender, lalu muncul formulir di sebelah kanan. Pilih karyawan dan atur jadwal kerjanya.

Untuk menghapus jadwal kerja, klik ikon "Trash" di sebelah kanan jadwal kerja karyawan.

Pembuatan jam kerja kustom atau shift terpisah dapat dilihat di sini link.

Note

Tanggal yang sudah berlalu tidak dapat diklik untuk dilakukan pengeditan (penambahan atau pengurangan jadwal). Satu karyawan dapat memiliki lebih dari satu jadwal kerja dalam satu hari.

Create

Fitur ini hanya tersedia untuk karyawan yang menjabat sebagai Kepala Departemen. Membuat jadwal kerja untuk departemen mereka. Tentukan rentang tanggal jadwal kerja, klik "Generate Table". Pembuatan jadwal kerja menggunakan mode tabel. Pilih jenis jadwal kerja, lalu klik di dalam tabel sesuai dengan karyawan dan tanggal kerjanya. Jika ada kesalahan, atau ingin mengganti jadwal kerja karyawan, klik jenis jadwal kerja di atas tabel, lalu timpakan ke jadwal yang ingin diganti di dalam tabel.

Note

Pembuatan jadwal kerja menggunakan mode tabel tidak mendukung jam kerja kustom atau memberikan lebih dari satu jadwal kerja kepada karyawan dalam satu hari.

Plan

Karyawan yang memiliki izin untuk membuat jadwal kerja dapat mengakses menu ini. Mereka dapat membuat jadwal kerja untuk satu atau beberapa departemen, tergantung pada akses yang diberikan.

Proses pembuatan jadwal untuk Creator hampir sama dengan Head of Department (HOD). Namun, jadwal yang direncanakan (planned schedule) harus mendapatkan persetujuan dari kepala departemen atau manajemen sebelum dapat diaktifkan dan digunakan oleh karyawan.

Creator dapat membuat jadwal terencana melalui menu Plan dengan mengklik tombol plus (+) untuk menambahkan jadwal baru.

NOTE

Jika Anda memiliki akses, Anda akan dapat melihat dan menggunakan menu ini. Namun, jika Anda tidak memiliki otorisasi, konten tidak akan dapat diakses.

Pada formulir schedule plan, tentukan rentang tanggal untuk jadwal kerja yang direncanakan, kemudian pilih departemen yang relevan. Anda juga dapat menambahkan judul dan catatan jika diperlukan.

Jadwal Tim

Anda juga dapat membuat jadwal untuk tim. Namun, Anda hanya dapat merencanakan jadwal tim jika Anda telah ditugaskan sebagai leader dan pembuat jadwal untuk tim tersebut.

Perlu diperhatikan bahwa Anda hanya dapat ditugaskan sebagai leader dan pembuat jadwal di dalam departemen Anda sendiri.

Kemudian, masukkan jadwal kerja dengan cara klik dan drop ke tabel yang tersedia sesuai dengan nama karyawan dan tanggal yang ditentukan pada setiap tabel.

Note

Harap pastikan setiap kali membuat jadwal kerja, semua kolom tanggal di dalam tabel diisi dengan jadwal yang sesuai. Ini karena rentang tanggal pada rencana jadwal kerja tidak boleh tumpang tindih. Sebagai contoh, jika sudah ada rencana jadwal kerja dari tanggal 1 hingga 7 Mei, dan Anda ingin membuat rencana jadwal kerja dari tanggal 5 hingga 12 Mei, sistem akan menolaknya jika rencana kerja sebelumnya tidak telah ditolak oleh HOD atau manajemen.

Request

Di Sentec EMS, karyawan dapat mengajukan request untuk mengubah jadwal kerja mereka sendiri atau jadwal yang telah diberikan kepada mereka.

Terdapat dua jenis schedule request yang tersedia untuk karyawan:

• Add / Replace Schedule
• Swap Schedule

---

1. Add & Replace Schedule

Karyawan dapat mengajukan perubahan jadwal dengan menekan tombol Request dan mengisi informasi yang diperlukan, antara lain:

• Date of Schedule Change
• Work Schedule
• Approver (misalnya Department Head)
• Reason for the Schedule Change

Terdapat opsi toggle yang menentukan bagaimana schedule yang diminta akan diterapkan:

• Toggle Disabled (Add Schedule)
  Jika request disetujui, schedule baru akan ditambahkan ke schedule yang sudah ada pada tanggal yang dipilih.

• Toggle Enabled (Replace Schedule)
  Jika request disetujui, schedule baru akan menggantikan schedule yang sudah ada pada tanggal tersebut.

Alur approval akan mengikuti proses berikut:

1. Karyawan mengirimkan request.
2. Request akan dikirim ke Department Head untuk approval.
3. Setelah disetujui, schedule yang diminta akan active dan diterapkan sesuai dengan opsi yang dipilih (Add atau Replace).

---

2. Swap Schedule

Untuk melakukan swap schedule, karyawan dapat masuk ke menu View, kemudian memilih:

• Calendar date
• Employee name yang ingin diajak untuk swap schedule

Proses swap schedule request akan mengikuti alur berikut:

1. Karyawan mengirimkan swap schedule request.
2. Employee yang diajak untuk swap akan menerima notification dan harus memberikan approval.

3. Setelah employee kedua memberikan approval, request akan diteruskan ke Department Head untuk approval lanjutan.
4. Setelah disetujui oleh Department Head, swap schedule akan active untuk kedua employee.

Record

Pada menu ini, karyawan dapat melihat catatan kehadiran mereka sendiri melalui submenu Personal.
Untuk Head of Department (HOD), tersedia submenu tambahan yaitu Department yang digunakan untuk melihat catatan kehadiran karyawan di departemennya.

Personal

Personal

Halaman ini menampilkan catatan kehadiran karyawan berdasarkan rentang tanggal yang dipilih. Karyawan dapat melihat dan mengakses detail jam kerja serta log catatan kehadiran pribadi untuk setiap tanggal.

Department

Hanya Head of Department (HOD) yang dapat melihat record kehadiran karyawan di departemen yang mereka kelola. Untuk melihat catatan kehadiran tersebut, HOD harus menentukan periode kehadiran dengan memilih rentang tanggal dan dapat menambahkan filter opsional berdasarkan nama karyawan. Record kehadiran yang ditampilkan akan sesuai dengan rentang tanggal yang dipilih.

Overtime

Di Sentec EMS, karyawan dapat mengajukan dan mengelola data lembur melalui menu Attendance.
Menu Overtime tersedia sebagai submenu, di mana karyawan dapat mengakses submenu Request, Approval, dan Record.

---

Request Overtime

Submenu Request menampilkan daftar pengajuan lembur Anda. Anda dapat melihat detail pengajuan dengan mengklik View Details, serta status dari setiap pengajuan (Pending, Approved, atau Rejected).

Untuk mengajukan permintaan lembur baru, klik tombol + Add Request.

NOTE

Anda harus memenuhi syarat untuk dapat mengajukan lembur. Jika Anda tidak memenuhi syarat, Anda tidak akan dapat mengirimkan permintaan lembur.

Informasi berikut wajib diisi saat mengajukan permintaan lembur:

• Periode Overtime
  Pilih satu tanggal atau rentang tanggal sesuai dengan pengajuan lembur Anda.

• Profil Overtime
  Jika properti Anda memiliki lebih dari satu profil perhitungan lembur dan fitur pemilihan profil diaktifkan, Anda harus memilih salah satu profil. Profil yang dipilih akan menentukan cara perhitungan jam lembur Anda.

• Jam Overtime yang Diajukan
  Tentukan jumlah jam lembur yang diajukan. Perhitungan lembur akan mengikuti jumlah jam yang Anda ajukan.

• Maksimum Overtime per Hari
  Sistem akan memvalidasi pengajuan berdasarkan batas maksimum lembur per hari.

• Catatan / Alasan
  Anda wajib mengisi catatan atau alasan pengajuan lembur.

• Approver
  Pihak yang akan menyetujui pengajuan lembur Anda akan ditampilkan di bagian bawah formulir.

Setelah menekan Simpan, permintaan lembur Anda akan dikirimkan ke approver. Anda akan menerima notifikasi melalui email setelah pengajuan disetujui atau ditolak.
Jika disetujui, jam lembur akan dihitung dan dicatat berdasarkan data clock-in dan clock-out Anda di Sentec EMS.

---

Approval Overtime

Bagi Head of Department (HOD) atau approver, menu ini menampilkan daftar permintaan lembur yang diajukan oleh karyawan. Anda dapat melihat permintaan yang telah disetujui maupun yang masih berstatus pending. Setiap kartu permintaan menampilkan tanggal pengajuan dan nama karyawan.

Untuk menyetujui atau menolak permintaan, klik tombol View untuk membuka detail permintaan. Dari halaman tersebut, Anda dapat menyetujui atau menolak permintaan lembur.

Setelah mengklik Approve atau Reject, akan muncul dialog konfirmasi yang memungkinkan Anda menambahkan catatan atau remark.

Untuk permintaan yang disetujui, Anda juga dapat menambahkan approver tambahan. Ketika Anda memasukkan nama approver berikutnya, mereka akan menerima notifikasi untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

NOTE

Jika Anda bukan Head of Department atau bukan approver yang ditugaskan, menu ini akan kosong.

---

Assign Overtime

Di dalam menu Approval, Head of Department (HOD) akan melihat tombol + Add Assignment. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menetapkan lembur secara langsung kepada karyawan.

Masukkan nama karyawan untuk menetapkan lembur kepada karyawan tertentu. Anda juga harus mengisi detail tambahan, seperti periode lembur, profil lembur, jumlah jam lembur yang ditetapkan, serta catatan terkait penugasan lembur tersebut.

Setelah menekan Submit, assignment lembur akan otomatis aktif dan notifikasi akan dikirimkan kepada karyawan yang bersangkutan.
Tidak diperlukan persetujuan tambahan.

---

Overtime Record

Karyawan dapat melihat catatan lembur mereka melalui menu Record.
Semua lembur yang akan datang dan telah disetujui akan ditampilkan pada halaman ini.

Untuk melihat detail catatan lembur, klik ikon mata pada kolom Action.

Pada tampilan detail, Anda dapat melihat informasi lembur secara lengkap, termasuk:

• Tanggal lembur
• Waktu mulai dan selesai
• Tarif yang diklaim dan total tarif
• Status lembur

Fitur ini memudahkan Anda untuk melacak dan meninjau riwayat serta status lembur Anda.