Contract

View

Halaman ini akan menampilkan semua kontrak yang dibuat oleh perusahaan untuk karyawan. Secara default, hanya kontrak yang aktif yang ditampilkan. Pengguna dapat menggunakan filter di bagian kanan atas untuk menyaring kontrak sesuai kebutuhan.

Contract Attributes & Benefits

Attribute	Description
Job Title	Judul pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan untuk karyawan
Property	Nama perusahaan
Start date - end date	Tanggal mulai - berakhir kontrak untuk karyawan
Department	Nama departemen tempat karyawan bekerja
Employment level	Tingkat atau grade karyawan sesuai pengaturan di halaman konfigurasi
Working status	Status kerja dari karyawan : Apprentice(magang) Casual(kerja sesekali) Consultant(konsultan) Contract(kontrak) Daily working(pekerja harian) Foreign worker(pekerja asing) Freelance(pekerja lepas) Outsourcing(kerja outsourcing) Parttime(paruh waktu) Permanent(tetap) Trainee(peserta pelatihan)
Work Schedule	Hanya diisi untuk karyawan regular yang memiliki jadwal kerja bukan regular default
Placement	Lokasi kerja karyawan, seperti nama kota atau kantor tempat karyawan ditempatkan
Organizational superior	Superior dari karyawan yang akan membentuk organization chart
Administrative superior	Superior dari karyawan yang akan memberikan approval mengenai urusan administrasi misalnya pengajuan cuti, dan lainnya. Superior bisa dari unit lain dalam 1 organisasi
Head of department	(YES/NO) Penentuan karyawan merupakan kepala department
Property leader	(YES/NO) Penentuan karyawan merupakan pemimpin propert. Pilih Yes jika Employee adalah General Manager atau memiliki posisi tertinggi di perusahaan
Work Type	Tipe jadwal kerja dari karyawan: Regular, mengikuti jam kerja regular Shift, mengikuti jadwal kerja shift
Official email	Email official yang diberikan oleh perusahaan
Join date	Efective date dari kontrak pertama employee (bisa lebih awal dari kontrak saat ini)
Subordinate	Melihat karyawan lain yang menjadi subordinate

NOTE

"Head of department" akan mempengaruhi struktur organisasi dan persetujuan yang terkait di halaman karyawan. Work Type akan memengaruhi proses absensi, di mana karyawan reguler tidak perlu memiliki jadwal kerja tetap, sementara karyawan shift harus memiliki jadwal kerja yang ditentukan untuk melakukan absensi.

Perubahan Atasan

Ketika terjadi perubahan atasan, misalnya jika atasan saat ini mengundurkan diri, pengguna dengan izin Write dapat memperbarui atasan untuk semua karyawan yang terkait. Perubahan ini akan secara otomatis memperbarui bagan organisasi untuk mencerminkan struktur pelaporan yang baru.

Cara Mengubah Atasan baik untuk Organisasi dan/atau Administratif dapat dilakukan dengan langkah berikut:

1. Buka halaman Detail Kontrak karyawan.
2. Klik tombol Lihat Karyawan Terkait (View Associate).

3. Saat form karyawan terkait ditampilkan, pilih tab Administratif atau Organisasi untuk mengubah atasan yang sesuai.

   • Di setiap tab, Anda dapat mengklik tombol panah (arrow button) untuk Mengubah Atasan.
     

4. Di form pop-up:

   • Ketik nama atasan baru.
   • Pastikan atasan pengganti sudah terdaftar dalam sistem.
   • Jika atasan berasal dari unit lain, centang organisasi agar dapat menemukan karyawan dari unit lain dalam organisasi Anda.

5. Klik Simpan (Save) untuk mengonfirmasi perubahan.

Catatan:

• Tindakan ini akan menugaskan kembali semua karyawan terkait di bawah atasan baru jika karyawan tersebut memiliki bawahan langsung.
• Perubahan dapat berlaku untuk atasan organisasi dan/atau administratif.
• Hanya pengguna dengan izin Write yang dapat melakukan tindakan ini.
• Setelah disimpan, bagan organisasi akan diperbarui secara otomatis untuk mencerminkan atasan baru yang baru diganti.

Benefit

Bagian ini akan menampilkan benefit yang ada di dalam kontrak. Benefit yang wajib diisi:

Benefit	Description
Basic Salary	Wajib diisi dengan nilai numerik, nilai 0 diperbolehkan
FPSC	Bisa diisi dengan nilai 0

Kedua benefit ini mempengaruhi perhitungan payroll. Selain kedua manfaat tersebut, boleh diisi dengan teks.

History

Bagian ini akan menampilkan riwayat dari kontrak karyawan. Contohnya, dalam satu kontrak karyawan bisa memiliki riwayat "New Hire" dan kemudian "Resign".

NOTE

Setiap riwayat kontrak dapat dilengkapi dengan dokumen yang diunggah dalam format PDF, atau dokumen checklist yang sebelumnya telah dibuat di halaman konfigurasi.

Editing

Setiap kali melakukan pembaruan data kontrak, pastikan untuk menentukan status kontraknya dan ini akan dicatat dalam riwayat kontrak. Perubahan status kontrak akan mempengaruhi Employee Milestones, kecuali untuk perubahan dengan status "Adjustment".

NOTE

Tanggal efektif (effective date) harus sesuai dengan saat perubahan status kontrak karyawan berlaku karena akan ditampilkan di "Employee Milestones". Kontrak baru yang tidak migrasi dari EmployeeDB, akan menggunakan tanggal efektif sebagai tanggal bergabung (Join date)

Draft

Menu ini digunakan untuk mengelola draft kontrak bagi kandidat yang telah lolos tahap akhir proses rekrutmen. Pengguna dengan akses 'Write' dapat :

• Mencari draft berdasarkan nama karyawan
• Melakukan filter berdasarkan :
  1. Tanggal kontrak (mulai atau berakhir)
  2. Departemen
  3. Status milestone
  4. Working status (misalnya, permanen atau sementara)
  5. Status kontrak (aktif atau tidak aktif)

Setiap draft menampilkan detail dasar seperti nama karyawan, job title, departemen, working status, dan tanggal kontrak. Untuk mengedit atau melihat detail, klik View di kolom Action.

Detail Draft

Draft kontrak mencakup :

• Data pribadi (foto, nama, email, nomor telepon, alamat, kewarganegaraan)
• Informasi dari Job Portal (pendidikan, keterampilan, dan pengalaman kerja)

Pengguna dapat menyelesaikan draft dengan :

1. Memilih status kontrak dan tanggal efektif pada tab Note.
2. Mengisi informasi kontrak yang diperlukan (misalnya, kode karyawan, atasan, benefit) pada tab Contract Information

Setelah memverifikasi detailnya :

• Klik Save untuk mengirimkan draft untuk persetujuan.
• Gunakan Save and Activate untuk langsung mengaktifkan kontrak, jika tidak memerlukan persetujuan tambahan.

Pengaturan ini menyederhanakan manajemen kontrak sekaligus memastikan alur kerja yang mulus antara rekrutmen dan administrasi karyawan.