Offer Letter
Overview
Offer Letter memungkinkan tim recruitment untuk membuat dan mengirimkan offer letter secara langsung dari Applicant Details, sehingga proses pengelolaan Offering dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa harus keluar dari data kandidat.
Pada daftar Offer Letter, berikut adalah informasi yang akan ditampilkan:
| Field | Deskripsi |
|---|---|
| Candidate Name | Nama kandidat yang menerima penawaran. |
| Position Applied | Posisi yang dilamar oleh kandidat. |
| Working Status | Status kepegawaian yang ditawarkan kepada kandidat. |
| Status | Menampilkan status Offer Letter saat ini, seperti Draft, Sent, Rejected, Accepted, atau Viewed. |
| Expire Date | Batas waktu yang ditentukan oleh tim recruitment bagi kandidat untuk memberikan respons atau konfirmasi terhadap penawaran. |
| Expected Join Date | Tanggal yang diharapkan bagi kandidat untuk mulai bekerja. |
| Created By | User yang membuat dan memproses Offer Letter. |
| Action | Menyediakan opsi untuk melihat Offer Letter yang telah dibuat. |
Jika Offer Letter memiliki status Draft, maka tombol Edit dan Send akan tersedia untuk melakukan perubahan atau mengirimkan Offer Letter kepada kandidat.
Setelah Offer Letter berstatus Sent, detail Offer Letter dapat dilihat melalui daftar Offer Letter.
Jika terdapat dokumen yang tersedia, dokumen tersebut dapat diunduh baik ketika Offer Letter masih berstatus Draft maupun Sent.
Cara Membuat Offer Letter
Offer Letter dapat dibuat langsung dari Applicant Details. Pilih kandidat, kemudian akses opsi Offer Letter untuk membuat dan mengirimkan offering letter.
Saat membuat Offer Letter, lengkapi informasi yang diperlukan sebagai berikut:
| Field | Deskripsi |
|---|---|
| Job Details | Terisi secara otomatis berdasarkan detail vacancy yang sedang diproses. |
| Contract Status | Terisi secara otomatis berdasarkan detail vacancy yang sedang diproses. |
| Expire Date | Menentukan sampai kapan penawaran tersedia bagi kandidat. Tanggal ini juga dapat digunakan sebagai batas waktu bagi kandidat untuk memberikan respons terhadap penawaran. |
| Expected Join Date | Tanggal yang diharapkan bagi kandidat untuk mulai bekerja. |
| Contract Period | Durasi kontrak kerja yang diinput dalam bulan. Nilai yang dimasukkan harus berupa angka positif. |
| Placement | Lokasi atau property tempat kandidat akan ditempatkan. |
| Message | Catatan atau pesan tambahan dari tim recruitment terkait penawaran. Field ini juga dapat berisi link yang memungkinkan kandidat untuk langsung mengakses dan menandatangani dokumen. |
| PDF Attachment | Dokumen pendukung atau referensi yang berkaitan dengan penawaran, seperti daftar benefit atau dokumen legal yang perlu ditinjau atau ditandatangani. Dokumen yang tersedia dapat diunduh langsung dari halaman offer. |
| Benefits | Benefit yang ditawarkan kepada kandidat. Beberapa benefit dapat ditambahkan, seperti Basic Salary dan benefit lainnya yang berlaku. Nilai seperti salary harus diinput sebagai angka positif. |
Setelah seluruh informasi yang diperlukan dilengkapi, Offer Letter dapat disimpan sebagai Draft untuk diedit kembali atau langsung Sent kepada kandidat.
Seluruh Offer Letter yang telah dibuat tersedia melalui Recruitment → Offer Letter, sehingga data Offer Letter dapat dilihat dan dikelola lebih secara terpusat.
Mengirimkan Offer Letter
Setelah Offer Letter dikirim, kandidat akan menerima notifikasi melalui email yang berisi detail penawaran dan link untuk mengakses offer letter tersebut.
Kandidat akan diarahkan ke Job Portal, tempat detail penawaran akan ditampilkan.
Jika terdapat dokumen pendukung yang dilampirkan pada Offer Letter, seperti dokumen yang perlu ditandatangani atau dokumen referensi lainnya yang berkaitan dengan penawaran, kandidat dapat mengunduh dokumen tersebut langsung dari halaman offering.
Kandidat kemudian dapat melanjutkan proses Accept jika menerima offering yang ditawarkan, atau Reject jika menolak penawaran yang diberikan, proses ini secara langsung akan dilakukan melalui halaman Job Portal kandidat. Jika diperlukan, kandidat juga dapat memberikan feedback atau pesan tambahan sebelum mengirimkan respon.
Offer yang Diterima
Ketika kandidat menerima penawaran, status Offer Letter akan berubah menjadi Accepted pada daftar Offer Letter.
Detail offer yang telah diselesaikan kemudian dapat dilihat, dan dokumen yang telah dibuat dapat di-preview serta diunduh dalam format PDF.
Proses Selanjutnya
Setelah Offer Letter diterima, proses recruitment dapat dilanjutkan melalui Kanban Board. Tahap selanjutnya dapat berupa proses berikutnya dalam recruitment, seperti Medical Checkup, atau pembuatan Draft Contract jika offering ini merupakan tahap terakhir sebelum kontrak diaktifkan.
Offer yang Ditolak
Jika kandidat menolak penawaran, status Offer Letter akan berubah menjadi Rejected.
Detail Offer Letter tetap dapat dilihat, termasuk respons atau feedback dari kandidat. Namun, preview PDF yang telah selesai tidak akan tersedia untuk offer yang ditolak.
