Report

List

Halaman ini menampilkan semua laporan penggajian yang telah dibuat. Berikut adalah penjelasan mengenai status laporan:

Status	Description
Processing	Laporan penggajian sedang dalam proses pembuatan oleh sistem. Proses ini memerlukan beberapa saat tergantung pada jumlah karyawan. Jika status tidak berubah setelah beberapa waktu, klik tombol "Set as draft" di kolom "Actions" untuk mengubah status laporan penggajian, sehingga pengguna dapat memeriksa hasilnya.
Draft	Laporan penggajian yang telah berhasil dibuat dan pengguna dapat melakukan pengeditan terhadap laporan ini.
Send to approver	Laporan penggajian telah dikirimkan ke approver dan akan direview sesuai dengan level approver yang ditetapkan.
Approved	Laporan penggajian telah disetujui oleh approver pada level terakhir.
Paid	Laporan penggajian telah disetujui dan dibuat menjadi slip gaji yang dapat diakses oleh semua karyawan melalui halaman karyawan.
Revoked	Laporan penggajian yang telah dibatalkan. Pengguna tidak dapat membuka detail laporan yang telah dibatalkan.

Untuk mendukung pelacakan periode payroll yang lebih jelas, peningkatan transparansi, serta memastikan akurasi dan keandalan laporan payroll, laporan payroll ini juga menampilkan informasi berikut:

• Periode
  Menampilkan periode payroll yang dicakup dalam laporan. Hal ini membantu memastikan bahwa data yang ditampilkan sesuai dengan rentang waktu yang benar.

• Pembaruan Terakhir
  Menampilkan tanggal dan waktu terakhir laporan diperbarui, sehingga Anda dapat memastikan bahwa data yang ditampilkan adalah data terbaru.

Generate

Klik tombol Generate yang terletak di pojok kanan atas halaman Report untuk membuat laporan penggajian (payroll) baru.

Formulir akan muncul menampilkan Payroll Profile yang dipilih beserta semua Accounts yang tersedia, di mana pengguna dapat memasukkan atau menyesuaikan nilai secara manual sesuai kebutuhan.

Saat membuat laporan, pengguna dapat:

• Menambahkan nama laporan di kolom Payroll Report Name.
• Memilih Working Status tertentu (jika tidak dipilih, sistem akan menyertakan semua status kerja).
• Secara opsional memilih Employment Level dan Placement untuk mempersempit cakupan laporan.

Fitur ini memungkinkan unit untuk memproses laporan penggajian hanya untuk karyawan dengan status, level, atau lokasi tertentu, termasuk dalam proses pembuatan slip gaji, ringkasan pajak, dan pembuatan jurnal voucher.

Pemilihan Period dan Timesheet Period bersifat wajib, karena sistem menggunakan data tersebut untuk menghitung gaji, terutama bagi daily worker, di mana penggajian dihitung berdasarkan kehadiran yang tercatat pada periode tersebut.

Kolom Expected Working Days bersifat opsional untuk saat ini.
Ke depannya, kolom ini akan digunakan untuk menghitung gaji prorata bagi karyawan yang memiliki jumlah hari kerja berbeda dari standar periode kerja.

Bagian Accounts dapat disesuaikan sesuai dengan skema penggajian di masing-masing perusahaan. Terdapat toggle opsional yang dapat diaktifkan atau dinonaktifkan sesuai kebutuhan.
Nilai yang dimasukkan pada form ini akan diterapkan untuk semua karyawan sesuai dengan nama Account.
Sebagai contoh, jika nilai Service Charge diatur sebesar 1.000.000 (dalam Rupiah), maka semua karyawan akan menerima 1.000.000 pada akun Service Charge.
Jika seorang karyawan memiliki Employee Payroll Profile, maka nilai tersebut akan diambil dari profil tersebut.

CATATAN

Employee Payroll Profile terhubung dengan Payroll Profile yang dipilih.
Ketika Anda mengganti Payroll Profile, pengaturan pada Employee Payroll Profile akan kembali ke default atau mengikuti profil baru.
Artinya, Employee Payroll Profile selalu mengikuti konfigurasi dari Payroll Profile yang aktif.

Gaji karyawan dan FPSC (Fixed Pay Salary Components) diambil dari data tunjangan karyawan dengan status kontrak aktif.
Karyawan dengan status kontrak tidak aktif dapat ditambahkan ke laporan penggajian setelah laporan dibuat (status: Draft).

Selain itu, pengguna dapat mencentang opsi “Automatically generate salary slip when payroll report is marked as paid” untuk mengirim slip gaji secara otomatis kepada setiap karyawan setelah laporan ditandai sebagai Paid.

Proses pembuatan laporan penggajian dapat memakan waktu tergantung pada jumlah karyawan, dan laporan tidak dapat diakses sampai proses selesai.
Pengguna akan menerima notifikasi email setelah laporan berhasil dibuat.

CATATAN

Pengguna hanya dapat membuat satu laporan untuk setiap bulan dan tahun.
Jika terjadi kesalahan dan laporan perlu dibuat ulang, maka laporan sebelumnya harus terlebih dahulu dibatalkan (revoked).
Namun, jika diperlukan laporan tambahan untuk periode yang sama (misalnya untuk memisahkan laporan pekerja harian dan karyawan kontrak), Anda dapat menghubungi Tim Sentec EMS untuk meminta akses agar dapat membuat lebih dari satu laporan dalam periode yang sama.

Untuk panduan visual, tonton video tutorial cara Generate Payroll Report di bawah ini:

View

Untuk melihat detail dari laporan penggajian yang sudah dibuat beserta statusnya, Anda dapat memilih salah satu template report. Bagian timeline akan menampilkan riwayat dari laporan penggajian tersebut.

Tombol Actions:

• Send to approver: Mengirim laporan penggajian ke approver level terendah (Approver akan menerima pemberitahuan melalui email).
• Revoke: Membatalkan laporan (Semua approver akan menerima pemberitahuan melalui email).

Tombol Download:

• Employee Tax Summary: Mendownload laporan untuk menampilkan informasi pajak dari semua karyawan.
• Journal voucher: Mendownload voucher jurnal.

NOTE

Tombol Download akan aktif jika status laporan sudah Set to Paid.

Pada halaman View Report, jika laporan masih berada dalam status Draft, Anda juga dapat memperbarui nama laporan dengan mengklik tombol Edit (ikon pensil).

Dan untuk melihat laporan secara detail, pilih salah satu template laporan untuk menampilkan rincian laporan payroll.

Pada tampilan ini, Anda dapat melihat seluruh komponen payroll secara rinci. Pengguna yang membuat laporan payroll dapat melakukan penyesuaian langsung pada laporan. Jika penyesuaian diperbolehkan, kolom Action akan muncul untuk mengubah nilai pada komponen tertentu.

Catatan

Jika Anda melakukan perubahan pada salah satu laporan, penyesuaian tersebut juga akan diterapkan ke seluruh laporan yang terdaftar.

Pada halaman view report payroll, Anda juga dapat mengakses dan mengunduh slip gaji (payslip) secara langsung dari setiap report payroll. Tab Salary Slip akan selalu terlihat pada halaman Payroll Report. Namun, Anda hanya dapat mengakses dan mengunduh slip gaji setelah status laporan diubah menjadi Paid.

Note

Anda tetap dapat mengakses dan mengunduh slip gaji untuk karyawan yang sudah tidak aktif di perusahaan Anda, karena setiap slip gaji tergenerate dengan laporan payroll yang telah dibuat.

Editing

Melakukan perbaikan atau pembaruan pada hasil payroll dapat dilakukan dengan masuk ke halaman detail dari laporan payroll atau memilih salah satu template laporan payroll dari halaman tampilan laporan.

NOTE

Jika Anda memperbarui data pada salah satu "Account", hal ini juga akan mempengaruhi "Account" tersebut pada template laporan lainnya. Pembaruan ini dilakukan pada "Account" itu sendiri, bukan pada laporan.

Filter Data

Pengguna dapat menyaring data payroll karyawan menggunakan empat jenis filter: Nama Karyawan, Departemen, Agama (Religion), dan Status Kerja (Work Status).

Download Payroll Report

Payroll report dapat diunduh dalam format Excel. Klik tombol download di kanan atas dan pilih "Excel".

Add Employee Into Payroll Report

Jika ada karyawan yang tidak muncul dalam payroll report, pengguna dapat menambahkannya dengan mengklik tombol Edit di kanan atas dan memilih “Add Employee”. Daftar karyawan yang tersedia mencakup semua karyawan dengan status kontrak aktif serta karyawan yang kontraknya sudah tidak aktif dalam 3 bulan terakhir.

Cari karyawan yang ingin dimasukkan ke dalam payroll report, lalu tetapkan nilai untuk semua "Account" seperti saat membuat payroll report.

Remove Employee From Payroll Report

Jika Anda perlu menghapus seorang karyawan dari payroll report, silakan klik tombol menu dan pilih opsi "remove employee". Tentukan karyawan yang akan dihapus dari payroll report pada field Pencarian dan klik “Remove”.

Edit Employee Payroll

Untuk melakukan perubahan pada data payroll karyawan, klik tombol pensil di baris karyawan pada payroll report. Anda dapat memperbarui nilai-nilai di "Account" yang tidak memiliki formula (daftar "Account" yang tersedia sama seperti saat pertama kali membuat payroll report).

Import Data

Selain menggunakan fitur Edit Employee Payroll, pengguna juga dapat memperbarui data payroll karyawan melalui menu Import Payroll.

Untuk melakukan import data payroll, klik tombol Edit di pojok kanan atas lalu pilih opsi Import.
Sebelum melakukan import, Anda harus terlebih dahulu mengunduh Data Template.

Langkah untuk mengunduh template:

• Pilih akun payroll yang ingin diperbarui.
• Semua akun yang telah dikonfigurasikan dalam Payroll Profile akan ditampilkan.
• Pilih akun spesifik yang akan diperbarui.
• Unduh template import yang dihasilkan oleh sistem.

Setelah itu, Anda dapat mengisi nilai yang diperlukan ke dalam template sebelum mengimpor data.

Pada template yang diunduh:

• Masukkan nilai yang benar atau nilai terbaru untuk setiap karyawan.
• Semua nama karyawan akan otomatis tercantum dalam file.

Perlu diperhatikan:

• Setiap nilai yang ingin diperbarui harus diisi kembali di dalam template.
• Jika karyawan dihapus dari template atau kolom nilai dibiarkan kosong, sistem akan memproses nilai tersebut sebagai 0.
• Nilai kosong atau data yang dihapus akan menimpa data yang sudah ada dan dianggap sebagai 0.

Pastikan semua nilai diisi dalam bentuk angka murni, tanpa menggunakan:

• Titik (.)
• Koma (,)
• Rumus

Setelah proses pengisian dan pembaruan data selesai, unggah template melalui kolom Import.
Pastikan file yang diunggah sesuai dengan akun yang dipilih.

Untuk melanjutkan proses import:

• Pilih kembali akun payroll.
• Klik tombol Import.

Jika tidak ada akun yang dipilih, tombol Import akan tetap tidak aktif dan sistem akan menampilkan notifikasi.

Setelah data berhasil diimpor, nilai payroll yang telah diperbarui akan langsung tercermin pada laporan.

Push Loan

Selain fitur Loan yang tersedia di modul Finance, kini pinjaman telah terintegrasi sepenuhnya dengan Payroll di Sentec EMS.

Untuk menyertakan data pinjaman ke dalam laporan payroll, Anda harus terlebih dahulu memetakan pinjaman ke akun payroll yang sesuai. Setelah pinjaman dipetakan, potongan pinjaman akan dihitung secara otomatis dan ditampilkan dalam laporan payroll selama proses payroll berjalan.

Integrasi ini membantu memastikan:

• Perhitungan payroll yang lebih akurat
• Mengurangi penyesuaian manual
• Visibilitas yang lebih baik atas potongan pinjaman dalam laporan payroll

Untuk menambahkan atau mengonfigurasi akun khusus untuk potongan pinjaman, silakan hubungi Tim Support untuk mendapatkan bantuan.

Catatan

Untuk menggunakan fitur Push Loan, Anda harus terlebih dahulu melakukan konfigurasi

**Loan Account**.

Untuk informasi lebih detail terkait pengelolaan pinjaman, silakan merujuk ke

**Dokumentasi Loan**.

Untuk melakukan push pinjaman ke payroll:

1. Akses Payroll → Report.
2. Buka laporan payroll dengan status Draft.
3. Klik View pada laporan yang dipilih (misalnya Tax 21 atau Payroll).
4. Klik Edit, kemudian pilih Push Loan.

Jadwal pembayaran pinjaman akan disesuaikan dengan periode payroll yang sedang diproses.

Saat pinjaman ditambahkan ke laporan payroll, nilai pinjaman akan ditampilkan pada:

• Loan Account yang telah dipetakan, atau
• Akun lain yang relevan (misalnya Medical by Employee atau Custom Account),

tergantung pada pengaturan payroll dan pemetaan akun pinjaman Anda.

Aturan Push Loan ke Payroll

• Pinjaman yang di-push akan selalu mengikuti periode payroll yang sedang dihasilkan.
• Jika nilai pinjaman atau detail cicilan diubah, Anda harus melakukan push ulang agar perubahan tersebut diterapkan.
• Meskipun pinjaman sudah pernah di-push, setiap perubahan setelahnya tidak akan tercermin di payroll kecuali pinjaman di-push ulang.

Setelah klik Push to Payroll Report, pinjaman akan otomatis ditambahkan dan dihitung dalam laporan payroll.

Recalculate

Tombol "Recalculate" digunakan ketika pengguna ingin memperbarui data payroll karyawan atau melakukan perhitungan ulang dengan tetap menggunakan nilai-nilai "Account" yang sudah ada sebelumnya. Fungsi ini berguna jika terjadi kesalahan pada nilai benefit "Salary" atau "FPSC" dalam kontrak karyawan. Sebelum menggunakan tombol "Recalculate" pada payroll report, pengguna harus memperbarui terlebih dahulu nilai benefit dalam kontrak karyawan.

NOTE

Hanya pengguna yang membuat payroll report yang dapat melakukan pengeditan pada report yang dibuatnya. Hanya payroll report dengan status "Draft" yang dapat diperbarui data payroll karyawan.

Approval

Proses persetujuan pada payroll report akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan jumlah approver yang terdaftar. Urutan persetujuan akan mengikuti nomor level dari setiap approver (nomor yang lebih kecil berarti lebih awal).

Approve: Payroll report akan dikirimkan ke approver berikutnya. Jika payroll report disetujui oleh approver terakhir, maka statusnya akan berubah menjadi "Approved".

Reject: Payroll report akan kembali ke status "Draft".

NOTE

Setiap kali ada perubahan status pada payroll, semua approver dan pembuat payroll report akan menerima email pemberitahuan.

Payroll Profile Update

Dalam modul Payroll, terdapat fitur yang memungkinkan penyesuaian laporan (report) ketika terjadi perubahan pada sistem. Fitur ini membantu memastikan laporan yang dihasilkan tetap akurat dan sesuai dengan data terbaru.

• Revoke : Jika ada penambahan atau penghapusan kolom selama berjalannya sistem, pengguna perlu melakukan Revoke pada laporan yang sudah digenerate sebelumnya. Langkah ini diperlukan untuk memperbarui laporan agar mencerminkan perubahan struktur data terbaru.
• Recalculate : Jika perubahan hanya terjadi pada formula perhitungan, pengguna cukup melakukan Recalculate pada laporan tanpa perlu melakukan Revoke. Fitur ini akan memperbarui perhitungan berdasarkan formula baru yang diterapkan tanpa mengubah struktur data.
• Withdraw: Jika laporan telah dikirim untuk persetujuan dan hanya memerlukan penyesuaian atau pembaruan kecil, pengguna dapat melakukan Withdraw pada laporan tersebut. Laporan akan kembali ke status Draft untuk dilakukan pengeditan lebih lanjut.

Fitur ini memastikan bahwa laporan Payroll selalu up-to-date dan sesuai dengan konfigurasi sistem yang berjalan.

Set to Paid

Setelah proses review dan seluruh persetujuan selesai, Anda harus mengatur laporan ke status Paid untuk secara otomatis menghasilkan slip gaji dan ringkasan laporan bulanan.

Untuk mengatur laporan ke status Paid, buka halaman View Report pada laporan yang telah disetujui (Approved), kemudian klik tombol Action dan pilih Set to Paid.

Setelah status laporan menjadi Paid, Anda dapat mengunduh beberapa laporan berikut:

• Employee Tax Summary: Format laporan pemotongan PPh 21 bulanan. Laporan ini digunakan untuk pelaporan pajak resmi dan/atau keperluan pelaporan kepada regulator, sesuai dengan peraturan yang berlaku di Indonesia.
• Journal Voucher: Menyediakan jurnal akuntansi yang dihasilkan dari proses penggajian.

Laporan Desember

Untuk mengakomodasi dan mengimplementasikan payroll bulan Desember, Sentec EMS telah menyesuaikan beberapa fitur guna mendukung perhitungan payroll dan pajak yang akurat.
Implementasi ini mengacu pada Peraturan Pemerintah (PP) No. 58 Tahun 2023 dan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 168 Tahun 2023, yang mengatur bahwa perhitungan Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh Pasal 21) dilakukan menggunakan Tarif Efektif Bulanan (TER Bulanan).
Untuk periode pajak terakhir, yaitu bulan Desember, atau periode pajak saat karyawan berhenti bekerja, perhitungan pajak dilakukan menggunakan tarif pajak progresif sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Pajak Penghasilan.

Pada Laporan Desember, Sentec EMS menyediakan laporan tambahan untuk mengakomodasi proses payroll bulan Desember. Laporan-laporan ini dirancang untuk mendukung dan memastikan perhitungan pajak yang akurat pada periode pajak Desember.

CATATAN

Laporan yang disesuaikan akan bergantung pada profil payroll yang digunakan.

Pada detail Laporan Desember, Anda akan menemukan kolom tambahan untuk perhitungan tahunan, seperti BPJS Ketenagakerjaan – Tahunan, BPJS Kesehatan – Tahunan, Penghasilan Bruto – Tahunan, PTKP, Netto, PKP, Pajak Setahun, serta komponen lain yang diperlukan untuk perhitungan pajak.

Perhitungan dan nilai bulanan tetap ditampilkan seperti biasa. Kolom perhitungan tahunan merepresentasikan nilai yang digunakan sistem untuk menghitung pajak penghasilan tahunan.
Hal ini karena perhitungan pajak didasarkan pada penghasilan tahunan, dan seluruh komponen penghasilan yang termasuk dalam perhitungan pajak akan ditampilkan.

Pada detail Laporan Desember, sistem juga menyediakan kolom penyesuaian untuk:

• BPJS Karyawan (Penyesuaian Tahunan) untuk JHT (Jaminan Hari Tua) dan JP (Jaminan Pensiun)
• Penghasilan Bruto Tambahan (Penyesuaian Tahunan)

Kolom-kolom ini digunakan untuk mengakomodasi kondisi di mana penghasilan tahunan perlu dihitung dari Januari hingga Desember, meskipun proses payroll di Sentec EMS tidak dimulai sejak awal tahun.

Contoh Penggunaan

Payroll dimulai di tengah tahun
Jika perusahaan Anda baru mulai menggunakan payroll Sentec EMS pada bulan Oktober, Anda dapat menambahkan secara manual nilai BPJS karyawan dan penghasilan bruto tambahan untuk setiap karyawan yang mencakup periode Januari hingga September.
Hal ini memastikan bahwa periode pajak terakhir (Desember) dihitung berdasarkan penghasilan tahunan penuh (Januari–Desember).

Karyawan baru bergabung
Jika seorang karyawan bergabung di tengah tahun dan Anda ingin menghitung penghasilan tahunannya sejak Januari, Anda juga dapat mengisi nilai yang relevan pada kolom penyesuaian untuk karyawan tersebut.

Dalam Laporan Desember, sistem melakukan perhitungan pajak penghasilan tahunan untuk setiap karyawan sesuai dengan ketentuan perpajakan Indonesia untuk periode pajak terakhir (masa pajak terakhir).

Komponen Pajak Tahunan

• PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak)
  Sistem menghitung PTKP yang berlaku untuk setiap karyawan berdasarkan status pajaknya.

• PKP (Penghasilan Kena Pajak)
  PKP dihitung dari penghasilan neto tahunan karyawan setelah dikurangi PTKP, sesuai dengan Pasal 17 Undang-Undang Pajak Penghasilan.

• Pajak Setahun (Tax Per Year / Pajak yang Disetahunkan)
  Merupakan pajak penghasilan tahunan yang terutang, dihitung menggunakan tarif pajak progresif yang berlaku berdasarkan PKP karyawan.

Pajak yang Telah Disetor ke KPP sampai November (Pajak yang Telah Disetor/Dipotong)
Merupakan jumlah PPh Pasal 21 yang telah dipotong dan disetorkan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) hingga bulan-bulan sebelumnya dalam tahun pajak yang sama.

PPh Pasal 21 – Desember
Nilai ini dihitung dengan rumus berikut:

Pajak Setahun − Pajak yang Telah Disetor ke KPP

• Jika hasilnya negatif, maka terjadi lebih bayar (Lebih Bayar).
• Jika hasilnya positif, maka terjadi kurang bayar (Kurang Bayar).

Pajak di Bulan Desember
Jumlah pajak yang dipotong pada bulan Desember mengikuti nilai PPh Pasal 21 – Desember:

• Jika nilai yang dihitung negatif (Lebih Bayar), maka pajak yang dipotong di bulan Desember adalah 0.
• Jika nilai yang dihitung positif (Kurang Bayar), maka sistem akan memotong sisa pajak terutang pada payroll bulan Desember.