Employee Account

Menyediakan akses mudah ke halaman Profile, Calendar, Approval, Settings, dan Logout.

Profile

• Basic Information: Melihat dan memperbarui data pribadi, termasuk informasi dasar dan tambahan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
• Bank Account: Menambahkan minimal satu rekening bank dan menetapkan satu sebagai default.
• Education: Menambahkan data pendidikan (opsional).
• Working Experience: Menambahkan pengalaman kerja (opsional).
• Skills: Menambahkan keahlian (opsional).
• Emergency Contact: Menambahkan informasi kontak darurat (opsional).
• Folder: Memungkinkan karyawan untuk mengunduh dokumen pribadi yang disediakan oleh HR atau Manajemen serta mengunggah dokumen mereka sendiri jika diaktifkan. Seluruh dokumen disimpan dengan aman dan dapat diakses melalui profil pribadi karyawan.
• Training: Melihat seluruh riwayat training yang telah diikuti dan diverifikasi, termasuk total sesi dan jam training.

Anda dapat menambahkan dan memperbarui data dengan mengklik tombol pencil atau plus (+) pada setiap halaman.

My Calendar

Anda dapat melihat kalender dalam tampilan month atau list. Kalender ini menampilkan aktivitas Anda pada bulan berjalan, dan Anda dapat menggunakan tombol navigasi Previous dan Next untuk melihat kalender pada bulan sebelumnya atau bulan berikutnya.

Halaman My Calendar menampilkan:

• Schedule: Untuk karyawan dengan sistem kerja shift.
• Record: Mencatat kehadiran.
• Leave: Melihat dan mengajukan cuti.
• Public Holiday: Melihat hari libur nasional.
• Training: Melihat training yang telah Anda daftarkan.
• Overtime Records: Melihat permintaan lembur yang telah disetujui dan penugasan lembur.
• Bulletin: Melihat pengumuman dan informasi perusahaan.

Approval

Menampilkan seluruh permintaan yang memerlukan persetujuan.

1. Leave

Menampilkan permintaan cuti yang diajukan oleh bawahan. Klik Detail untuk melihat informasi cuti secara lengkap.

Pada halaman Leave Approval:

• Karyawan dengan akses HOD (Head of Department) dapat menyetujui atau menolak seluruh permintaan cuti sekaligus dengan mengklik Select All, lalu memilih Approve atau Reject.
• Alternatifnya, permintaan cuti dapat disetujui atau ditolak per tanggal untuk pengambilan keputusan yang lebih detail dan fleksibel.
• Setiap tanggal cuti harus ditandai sebagai Approve atau Reject sebelum mengklik Process untuk mengirim keputusan akhir.

Note

Karyawan akan menerima notifikasi email ketika permintaan cuti diajukan oleh bawahan.

Persetujuan atau penolakan yang dilakukan melalui email akan berlaku untuk seluruh tanggal cuti dalam permintaan tersebut dan tidak dapat diproses secara terpisah per tanggal.

Dengan memilih tombol View More di pojok kanan atas, Anda akan diarahkan ke Leave Approval List, di mana Anda dapat melihat seluruh permintaan cuti beserta statusnya (Pending, Rejected, dan Approved).

2. Checklist

Seluruh checklist yang memerlukan persetujuan akan ditampilkan pada halaman ini. Terdapat satu aksi yang tersedia, yaitu Verify.
Jika hasil peninjauan tidak memenuhi ketentuan, checklist tidak perlu ditandai sebagai Verify.
Setiap persetujuan checklist dapat disertai dengan Remarks dan dokumen pendukung.

3. Schedule

• Switch Schedule (Shift):
  Hanya dapat diakses oleh Head of Department (HOD). Menampilkan permintaan pergantian jadwal yang diajukan oleh karyawan.
  Klik hamburger button untuk menyetujui atau menolak permintaan.

• Plan:
  Hanya dapat diakses oleh Head of Department (HOD). Menampilkan rencana jadwal yang dibuat oleh schedule creator.
  Klik Detail untuk melihat halaman detail rencana jadwal.
  Untuk menyetujui atau mengaktifkan rencana jadwal, klik tombol checkmark.
  Klik tombol X untuk menolak rencana jadwal.

Note

Rencana jadwal tidak akan muncul di kalender sebelum disetujui oleh Head of Department.

4. Overtime

Klik tombol Detail untuk meninjau, menyetujui, atau menolak permintaan lembur.

5. Recruitment

Pada menu Approval di aplikasi Employee EMS, karyawan yang ditunjuk sebagai Applicant Reviewer dapat mengakses halaman review rekrutmen melalui fitur ini.

Klik View Details untuk melihat informasi lengkap, termasuk detail lowongan pekerjaan, data kandidat, dan kolom Review.
Pada kolom Review, reviewer dapat:

• Memberikan skor
• Menentukan status rekomendasi (Passed, Hired, Rejected, atau Failed)
• Menambahkan remarks dan dokumen pendukung

Setelah review selesai, reviewer dapat melanjutkan proses dengan memilih Approve atau Reject untuk kandidat.

Settings

Menu Settings pada aplikasi Employee EMS memungkinkan karyawan untuk mengelola dua fitur utama terkait visibilitas data pribadi dan proses persetujuan:

• Show/Hide Personal Data
• Approval Delegation

1. Show/Hide Personal Data

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengatur visibilitas data pribadi mereka pada daftar karyawan. Karyawan dapat memilih data mana yang ingin ditampilkan atau disembunyikan sesuai kebutuhan.

Cara Menggunakan:

1. Masuk ke menu Settings dari Profile Account
2. Pilih tab Profile
3. Centang kotak untuk menampilkan data atau hilangkan centang untuk menyembunyikan data
4. Klik Save untuk menyimpan perubahan

Note

Beberapa data tidak dapat disembunyikan, termasuk First Name, Last Name, ID Card Number, dan Personal Email Address.
Pengaturan ini bersifat permanen dan tidak dapat diubah.

2. Approval Delegation

Fitur ini memungkinkan karyawan yang memiliki akses persetujuan untuk mendelegasikan wewenang persetujuan kepada karyawan lain.
Delegasi ini berguna ketika approver utama tidak tersedia karena cuti atau kondisi lainnya.

Cara Menggunakan:

1. Masuk ke menu Settings dari Profile Account
2. Pilih tab Approval
3. Klik tombol +
4. Form Add Designee akan muncul
5. Masukkan nama karyawan (klik Search within the Organization jika karyawan terdaftar di luar properti) dan pilih Authority Type yang sesuai
6. Aktifkan status Active
7. Aktifkan opsi Designee dan klik Submit untuk menyimpan data

Note

Hanya satu karyawan yang dapat ditetapkan sebagai approval delegate dalam satu waktu.
Karyawan yang ditunjuk akan menerima notifikasi email dan dapat menyetujui permintaan atas nama approver utama.
Delegasi dapat dibatalkan kapan saja oleh approver utama.

Dengan fitur akses cepat ini, pengelolaan profil, kalender, dan proses persetujuan menjadi lebih efisien dan praktis.