Employee Milestones

Halaman ini akan menampilkan karyawan berdasarkan status kontrak mereka. Berikut adalah daftar status kontrak beserta deskripsinya:

Status	Description
New Hire	Digunakan untuk karyawan baru yang baru saja direkrut.
Extend	Digunakan ketika kontrak karyawan diperpanjang.
Resign	Digunakan ketika seorang karyawan mengajukan resign.
Terminated	Digunakan untuk mengakhiri kontrak sebelum tanggal akhir kontrak.
Promotion	Digunakan ketika seorang karyawan mendapatkan promosi.
Demotion	Digunakan ketika seorang karyawan mengalami penurunan jabatan.
End of Contract	Digunakan ketika kontrak karyawan tidak diperpanjang.
Inter Unit Transfer	Digunakan ketika seorang karyawan dipindahkan ke perusahaan lain dalam satu organisasi.
Departmental Transfer	Digunakan ketika seorang karyawan dipindahkan ke departemen lain dalam satu perusahaan.
Deceased & Other	Digunakan untuk perubahan kontrak yang tidak termasuk dalam kategori di atas.
Adjustment	Digunakan untuk perubahan dalam kontrak yang tidak mengubah status kontrak, seperti perubahan atasan.

Status kontrak akan disimpan sebagai riwayat dari kontrak karyawan. Satu kontrak dapat memiliki lebih dari satu riwayat. Setiap riwayat harus mencantumkan tanggal efektif dari perubahan status kontrak karyawan.

Onboarding (New Hire)

Halaman ini akan menampilkan daftar karyawan yang status kontraknya masih belum aktif (artinya tanggal efektif kontrak belum melewati satu minggu). Proses aktivasi kontrak dilakukan secara manual dan pada saat aktivasi akan muncul opsi untuk membuat dokumen checklist terkait.

NOTE

Untuk membatalkan kontrak, Anda dapat memilih opsi "Remove Contract" pada halaman kontrak karyawan yang tersedia dalam daftar Actions.

Announcement Feature

Pada kontrak dengan status New Hire, tombol Announcement akan muncul dan tersedia selama 30 hari setelah kontrak diaktifkan. Fitur ini memungkinkan pengiriman email pemberitahuan terkait karyawan baru yang bergabung di unit, tanpa batasan jumlah pengiriman email.

Fitur ini dapat digunakan jika notifikasi New Staff Onboarding telah diaktifkan dan alamat email yang dituju telah diisi.

Cara kerja fitur ini adalah sebagai berikut :

1. Setelah tombol Announcement diklik, akan muncul menu pop-up.
2. Pada menu tersebut, pengguna dapat mencentang alamat email yang telah dimasukkan di pengaturan notifikasi sebelumnya.
3. Pengguna juga dapat menambahkan alamat email lainnya jika diperlukan.
4. Setelah semua email tujuan diatur, klik tombol Send untuk mengirimkan email pemberitahuan terkait karyawan baru.

Fitur ini memberikan fleksibilitas dalam menginformasikan karyawan baru kepada unit terkait secara efisien selama periode 30 hari pertama kontrak aktif.

Untuk panduan secara visual, akses video tutorial tentang cara mengaktifkan kontrak Untuk Employee baru dibawah ini:

Departing (Resign, Terminated, End of Contract, Deceased & Other)

Halaman ini menampilkan daftar kontrak yang statusnya telah diubah sesuai dengan deskripsi di atas. Proses penonaktifan kontrak dilakukan secara manual berdasarkan tanggal efektif dari kontrak tersebut.

Untuk panduan secara visual, akses video tutorial tentang cara menonaktifkan kontrak dengan status Resign, Terminated, End of Contract, Deceased & Other (Employee Departing) dibawah ini:

Transferring (Inter Unit Transfer)

Halaman ini menampilkan daftar karyawan yang akan dipindahkan ke perusahaan lain atau unit lain dalam organisasi yang sama. Proses penonaktifan kontrak dilakukan secara manual berdasarkan tanggal efektif yang ditentukan pada status kontrak.

Jika unit Anda berada dalam organisasi yang sama dan seorang karyawan akan dipindahkan ke unit lain dalam organisasi tersebut, maka perpindahan tersebut harus dicatat dengan benar melalui kontrak karyawan.

Untuk memproses Inter Unit Transfer, Anda harus terlebih dahulu memperbarui kontrak karyawan dengan mengatur status kontrak menjadi Inter Unit Transfer. Pada tahap ini, Anda juga harus menentukan tanggal efektif, yang merupakan hari kerja terakhir karyawan di unit Anda saat ini.

Setelah karyawan mencapai tanggal efektif (hari kerja terakhir di unit Anda), Anda harus menonaktifkan kontrak karyawan secara manual. Setelah kontrak dinonaktifkan, karyawan akan secara otomatis muncul dalam daftar Former Employees pada unit Anda, sehingga unit penerima dapat melanjutkan proses pembuatan kontrak baru jika diperlukan.

Untuk panduan visual mengenai proses pemindahan karyawan dari unit Anda, silakan merujuk pada video berikut:

Extending

Menampilkan list karyawan yang mendapat perpanjangan kontrak. Proses aktivasi kontrak baru dilakukan secara manual berdasarkan tanggal mulai efektif dari status kontrak tersebut.

NOTE

Diharapkan agar status kontrak karyawan tidak berulang, sehingga setiap kontrak hanya memiliki satu kali riwayat "Resign" untuk mendapatkan laporan yang akurat.

Panduan Menambahkan Kontrak dengan Status 'Extend'

Untuk panduan secara visual, akses video tutorial tentang cara menambahkan kontrak dengan status Extend di bawah ini :

Promosi

Ketika seorang karyawan menerima promosi yang mengakibatkan perubahan pada status, benefit, atau detail kontrak, maka kontrak karyawan dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut.

User dapat memperbarui kontrak karyawan dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Pada kolom Status, pilih Promotion dan tentukan tanggal efektif untuk perubahan kontrak akibat promosi tersebut.

Setelah disimpan, akan muncul konfirmasi, dan user dapat menambahkan checklist dokumen untuk perubahan tersebut.

Perubahan kontrak akibat promosi juga akan tercermin pada detail kontrak di dalam daftar riwayat kontrak.

Announce Employee Promotion

Serupa dengan pengumuman karyawan baru, untuk kontrak dengan status Promotion, tombol Announcement juga akan muncul dan tetap tersedia selama 30 hari setelah kontrak diperbarui. Fitur ini memungkinkan pengiriman notifikasi email terkait karyawan yang mendapatkan promosi, tanpa batas jumlah email yang dapat dikirim.

Fitur ini juga dapat digunakan jika notifikasi Promotion Announcement telah diaktifkan dan alamat email tujuan telah dikonfigurasi.
Pengaturan ini harus dilakukan terlebih dahulu pada menu Configuration.

Penyesuaain Kontrak

Jika terdapat perubahan pada kontrak karyawan yang tidak terkait dengan promosi dan hanya berupa pembaruan detail kontrak, maka kontrak dapat disesuaikan.

Untuk perubahan yang tidak perlu ditampilkan dalam riwayat kontrak, Management dapat memperbarui detail karyawan dan memilih opsi Adjustment pada kolom Status. Kemudian, tentukan tanggal efektif sesuai dengan waktu perubahan mulai berlaku atau telah diterapkan.

Setelah disimpan, kontrak akan diperbarui. Namun, perubahan ini tidak akan tercermin dalam daftar riwayat kontrak.