Cuti

Pada menu Cuti, karyawan dapat mengajukan permohonan cuti, menyetujui cuti (jika memiliki wewenang), melihat saldo cuti, serta mengakses kalender yang menampilkan seluruh cuti yang telah disetujui atau masih aktif.

Karyawan juga dapat melihat seluruh jadwal cuti dalam satu properti melalui tampilan kalender.

Permohonan

Halaman ini menampilkan seluruh permohonan cuti yang diajukan oleh karyawan dalam rentang tanggal yang dipilih, beserta status setiap permohonan (dikirim ke atasan / sedang diproses oleh atasan).

Fitur baru Kirim Ulang Permohonan Cuti (Resend Leave Request) memungkinkan karyawan untuk mengirim ulang permohonan cuti yang sebelumnya telah diajukan. Sistem akan mengirim ulang notifikasi email ke atasan administratif atau atasan organisasi karyawan.

Gunakan tombol "New Leave Request" untuk membuat permohonan cuti baru.

Mengajukan Permohonan Cuti

Pada bagian atas formulir, ditampilkan jenis cuti yang tersedia untuk karyawan beserta sisa saldo cutinya. Karyawan dapat memilih jenis cuti yang ingin digunakan dan menentukan tanggal cuti melalui kalender. Jika sisa saldo untuk jenis cuti yang dipilih kurang dari 1, maka jenis cuti tersebut tidak dapat digunakan.

Untuk jenis cuti yang berlaku dalam jangka waktu lebih panjang, karyawan dapat memilih rentang tanggal. Dalam satu permohonan cuti, karyawan dapat memilih lebih dari satu jenis cuti.

Pengisian kolom Alasan (Reason) bersifat wajib. Unggah foto atau dokumen pendukung (PDF) bersifat opsional. Karyawan juga dapat menambahkan Catatan (Remarks) untuk setiap tanggal cuti jika diperlukan.
Saldo cuti akan langsung berkurang setelah permohonan cuti diajukan.

Setelah permohonan cuti diajukan, tergantung pada konfigurasi yang ditetapkan oleh manajemen, permohonan akan otomatis dikirim ke atasan administratif atau atasan organisasi, atau karyawan dapat diberikan pilihan untuk memilih salah satu di antaranya.

Catatan

• Jika jenis cuti yang diinginkan tidak tersedia, silakan hubungi manajemen.
• Pastikan tanggal akhir kontrak karyawan lebih lambat dari tanggal cuti yang diajukan. Jika karyawan telah menerima perpanjangan kontrak namun kontrak baru belum aktif, gunakan tanggal akhir kontrak yang baru.

Pembatalan Cuti

Karyawan dapat membatalkan permohonan cuti meskipun cuti tersebut telah disetujui oleh Atasan Administratif atau Atasan Organisasi. Terdapat dua jenis pembatalan cuti:

Membatalkan seluruh permohonan cuti

Proses ini akan membatalkan seluruh tanggal yang tercantum dalam satu permohonan cuti. Sebagai contoh, jika karyawan mengajukan cuti dalam rentang tanggal tertentu, maka seluruh tanggal tersebut akan dibatalkan.

Membatalkan tanggal cuti tertentu

Pembatalan ini hanya berlaku untuk tanggal cuti yang dipilih oleh karyawan. Tidak seluruh permohonan cuti akan dibatalkan, hanya tanggal tertentu saja.

Setiap kali cuti dibatalkan, saldo dari jenis cuti terkait akan dikembalikan kepada karyawan.

Catatan

Pembatalan cuti hanya dapat dilakukan untuk tanggal yang akan datang. Karyawan tidak dapat membatalkan cuti untuk hari berjalan atau tanggal yang telah lewat.

Persetujuan

Pada menu Cuti, telah ditambahkan sub-menu baru bernama Approval. Sub-menu ini dirancang untuk menampilkan dan mengelola seluruh permohonan cuti dari karyawan (associate).

Pengguna dapat menerapkan beberapa filter untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan permohonan cuti.

• Filter Pending : Digunakan untuk menampilkan permohonan cuti yang belum disetujui. Pengguna dapat menentukan rentang tanggal permohonan yang ingin ditampilkan.

• Filter Replied : Menampilkan riwayat permohonan cuti yang telah ditindaklanjuti oleh administrator. Pada filter ini, seluruh permohonan dengan status Disetujui atau Ditolak akan ditampilkan sesuai rentang tanggal yang dipilih.

Fitur ini dirancang untuk menyederhanakan proses persetujuan cuti, sehingga pengguna dapat dengan mudah melacak permohonan cuti, melihat status terkini, serta mengelola riwayat persetujuan secara lebih transparan dan efisien.

Proses Persetujuan

Penyetuju, baik atasan organisasi maupun atasan administratif, dapat mengelola persetujuan cuti melalui menu ini.
Permohonan cuti yang memerlukan persetujuan akan muncul pada filter Pending dengan status Waiting for Approval.

Untuk menyetujui atau menolak permohonan cuti, penyetuju dapat menekan tombol Action pada permohonan tersebut. Pada formulir Leave Review, penyetuju dapat menyetujui atau menolak seluruh tanggal cuti dengan memilih Select All, kemudian menekan Process.

Sebagai alternatif, penyetuju juga dapat menyetujui atau menolak tanggal cuti tertentu dengan menekan tombol yang tersedia pada masing-masing tanggal, lalu menekan Process.

Setiap tindakan persetujuan atau penolakan akan memerlukan konfirmasi sebelum diselesaikan.

Perubahan Persetujuan

Penyetuju dapat mengubah keputusan persetujuan meskipun permohonan cuti telah disetujui atau ditolak. Namun, hanya tanggal cuti yang belum berjalan yang dapat diubah; tanggal cuti yang telah lewat tidak dapat dimodifikasi.

Perubahan persetujuan hanya dapat diterapkan untuk seluruh tanggal cuti sekaligus.
Jika cuti sebelumnya telah disetujui, penyetuju dapat mengubah status menjadi Ditolak.

Setelah ditolak, penyetuju dapat menyetujui kembali untuk mengubah status seluruh tanggal cuti menjadi Disetujui.

Perubahan persetujuan tetap dapat dilakukan selama tanggal cuti belum terlewati.

Saldo

Halaman ini menampilkan informasi mengenai jenis cuti yang tersedia untuk karyawan.

Personal

Pada halaman menu Personal, Anda dapat melihat tab Regular Leave dan tab Extra.

Regular Leave

Menampilkan jenis cuti reguler yang tersedia bagi karyawan. Hanya jenis cuti yang berstatus aktif yang dapat digunakan. Kolom "Balance" menunjukkan sisa saldo cuti yang dapat digunakan oleh karyawan, sedangkan "Entitlement" menunjukkan jumlah hak cuti yang diberikan setiap bulan atau tahun sesuai kebijakan perusahaan.

Kolom Status menunjukkan apakah cuti aktif dan dapat digunakan oleh karyawan, sedangkan kolom History memungkinkan karyawan untuk melihat riwayat penambahan dan pengurangan saldo cuti.

Extra Leave Credit

Halaman ini menampilkan saldo cuti tambahan (Extra Leave) yang dimiliki oleh karyawan. Setiap saldo Extra Leave memiliki tanggal kedaluwarsa, dan setelah melewati tanggal tersebut saldo tidak dapat digunakan.

• Kolom "Available" menunjukkan apakah saldo Extra Leave masih dapat digunakan.
• Kolom "Status" menunjukkan apakah saldo Extra Leave telah disetujui oleh manajemen.

Permohonan Day Off Payment & Extra Off oleh Karyawan

Pada pembaruan terbaru, karyawan kini dapat mengajukan Day Off Payment dan/atau Extra Leave langsung dari halaman Extra Leave Balance dengan menekan tombol "+".

Cara Mengajukan Day Off Payment & Extra Off :

1. Klik tombol "+" pada halaman Extra Leave Balance
2. Pilih jenis cuti yang ingin diajukan
3. Masukkan jumlah saldo atau jumlah hari cuti yang diminta
4. Tentukan tanggal mulai berlaku saldo cuti tambahan
5. Isi alasan pengajuan cuti tambahan
6. Kirim permohonan untuk ditinjau dan disetujui oleh manajemen

Proses Aktivasi Extra Leave Balance
Sebelum saldo Extra Leave dapat digunakan, proses persetujuan terdiri dari dua tahap:

1. Persetujuan oleh Head of Department (HOD)

   • Permohonan Extra Leave harus terlebih dahulu disetujui oleh HOD masing-masing departemen.
   • HOD dapat menyetujui atau menolak permohonan melalui menu Approval pada tab Leave.

2. Verifikasi dan Aktivasi oleh HR

   • Setelah disetujui oleh HOD, permohonan akan masuk ke Halaman Manajemen untuk diverifikasi oleh HR.
   • HR dapat melakukan verifikasi melalui tab Requests dengan menekan Details pada kolom Actions, lalu memberikan persetujuan (Verify).
   • Setelah HR mengaktifkan saldo, karyawan dapat menggunakan Extra Leave sesuai dengan profil perusahaan.

Riwayat Permohonan Extra Leave

Karyawan juga dapat melihat riwayat permohonan Extra Leave yang telah diajukan dan memfilter data berdasarkan rentang tanggal tertentu.

CATATAN

Jenis Extra Leave ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan peraturan perusahaan, termasuk tanggal kedaluwarsanya.

Departemen

Pada pembaruan terbaru, karyawan dengan status Head of Department (HOD) kini memiliki akses untuk melihat saldo cuti karyawan di dalam departemennya melalui menu Leave pada sub-menu Balance. Fitur ini meningkatkan transparansi dalam pengelolaan cuti di lingkungan kerja.

Pada bagian Department Leave Balance, HOD dapat melihat visualisasi diagram lingkaran (pie chart) dan ringkasan data. Data tersebut juga dapat diekspor dalam berbagai format, sehingga memudahkan proses pelaporan, analisis, dan pengelolaan arsip.

Saldo cuti dibagi menjadi dua kategori:

• Regular Balance: Menampilkan total gabungan saldo dari berbagai jenis cuti yang dikategorikan sebagai Regular Leave. Karyawan dapat melihat total cuti reguler yang tersedia untuk digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Extra Balance: Merupakan total gabungan saldo dari jenis cuti yang dikategorikan sebagai Extra Leave. Ini mencakup pengajuan cuti tambahan atau cuti khusus di luar jatah reguler.

Selain informasi sisa saldo, bagian Leave Details kini memberikan rincian data cuti karyawan yang lebih komprehensif kepada Head of Department (HOD). HOD dapat melihat saldo aktif serta catatan detail cuti yang telah diambil, termasuk Sick Leave, Annual Leave, dan Extra Leave, beserta total keseluruhannya.

Fitur ini memungkinkan HOD untuk lebih memahami penggunaan cuti dan memantau status cuti karyawan dengan lebih akurat.

Memberikan Extra Leave Saldo

Halaman ini hanya dapat diakses oleh karyawan yang memiliki jabatan Head of Department.

Di halaman ini, Anda dapat melihat seluruh pemberian Extra Leave dalam rentang tanggal yang dipilih.

Karyawan dapat menambahkan saldo Extra Leave dengan menekan tombol (+).

• Employee: Pilih nama karyawan yang akan menerima Extra Leave
• Leave Type: Pilih jenis cuti yang akan diberikan
• Day(s): Masukkan jumlah hari cuti tambahan
• Activated date: Tanggal mulai berlaku saldo Extra Leave
• Expire date: Tanggal kedaluwarsa saldo Extra Leave (diatur otomatis sesuai kebijakan perusahaan)

Setiap permohonan pemberian Extra Leave tidak langsung aktif dan memerlukan peninjauan manajemen. Jika disetujui, penerima akan mendapatkan notifikasi email. Jika ditolak, Head of Department akan menerima pemberitahuan.

Kalender

Pada pembaruan terbaru di bagian Leave Calendar, karyawan kini dapat menggunakan fitur filter untuk menampilkan permohonan cuti yang telah disetujui berdasarkan departemen. Fitur ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam memantau jadwal cuti karyawan di seluruh departemen. Karyawan juga dapat menampilkan hanya tanggal cuti milik sendiri dengan mengaktifkan opsi “Show Mine Only”.