Administration

Halaman ini digunakan untuk mengelola profil cuti seluruh karyawan. Daftar karyawan dibagi ke dalam dua tab, yaitu Active dan Inactive.

Employee Leave Profile

Klik pada menu di kolom "Actions" lalu pilih "Manage".

Semua jenis cuti yang tersedia adalah jenis cuti reguler. User dapat melihat rekapan dari penambahan dan pengurangan balance. Pada Leave Administration di profil cuti karyawan, user dapat melakukan pengeditan untuk balance pada tipe cuti reguler dengan mengklik tanda pensil pada cuti yang memiliki balance. Ini akan memunculkan pop-up 'Edit Leave Balance' dengan field sebagai berikut:

• Action: Toggle dengan status Addition (penambahan) atau Subtraction (pengurangan).
• Total: Field untuk mengisi jumlah balance pengurangan atau penambahan.
• Note: Field untuk memasukkan pesan singkat.

Selain melakukan pengubahan saldo, fungsi ini juga memungkinkan user untuk menyiapkan riwayat penambahan dan pengurangan balance, memberikan catatan perubahan dari waktu ke waktu.

User juga dapat mengakses informasi lain seperti:

• Active/Inactive: Menunjukkan apakah karyawan dapat menggunakan jenis cuti ini saat mengajukan cuti.

[INFO: Untuk jenis cuti yang memiliki nilai “Activate date after” akan aktif secara otomatis setelah tanggal mulai kontrak karyawan melewati jumlah hari dari parameter ini. Ini hanya berlaku untuk karyawan baru.]

• Entitlement: Jumlah hak cuti yang diberikan sesuai dengan parameter “Jenis Otomatis Hak Cuti” dari jenis cuti.
• Balance: Sisa balance cuti.
• Max Limit: Batasan maksimum balance cuti yang dapat dimiliki oleh karyawan sesuai dengan jenis cuti. Secara default, batasan balance cuti dalam profil cuti karyawan akan mengikuti batas maksimum jenis cuti.

Note

Profil cuti tidak dibuat secara otomatis saat kontrak karyawan baru diaktifkan. Disarankan bagi pengguna untuk segera membuat profil cuti setelah menyelesaikan aktivasi kontrak karyawan baru. Pengguna tidak perlu menambahkan saldo untuk jenis cuti yang memiliki nilai "Balance Deducted" berupa False atau Tidak.

Employee Leave History

Klik pada menu di kolom "Actions" lalu pilih "History".

Bagian ini menampilkan riwayat pengajuan permintaan cuti karyawan dan statusnya (disetujui, ditolak, menunggu persetujuan, atau ditarik). Klik "Detail" pada kolom tindakan untuk melihat informasi yang lebih rinci seperti detail persetujuan, tanggal cuti, dan jenis cuti.

Inactive Tab – Leave Administration

Tab Inactive pada halaman Leave Administration menampilkan daftar karyawan yang sudah tidak aktif, seperti karyawan yang telah mengundurkan diri atau diberhentikan, namun data cutinya tetap disimpan di dalam sistem untuk keperluan pencatatan dan pelaporan.

Tab Inactive memungkinkan administrator untuk:

• Meninjau riwayat saldo cuti karyawan yang sudah tidak aktif
• Mengakses detail rincian cuti untuk keperluan audit atau pelaporan
• Memastikan data cuti tetap terdokumentasi dan dapat ditelusuri setelah masa kerja berakhir

Fitur dan komponen yang dapat diakses adalah sebagai berikut:

1. Kolom Pencarian
Anda dapat mencari karyawan tidak aktif berdasarkan nama karyawan menggunakan kolom pencarian di bagian atas halaman.

2. Tabel Daftar Karyawan
Tabel ini menampilkan informasi berikut untuk setiap karyawan tidak aktif:

Nama Kolom	Deskripsi
No	Nomor urut karyawan dalam daftar
Full Name	Nama lengkap karyawan
Job Title	Jabatan terakhir karyawan
Department	Departemen karyawan
End Date	Tanggal berakhirnya masa kerja
Total Balance	Total sisa saldo cuti (dalam hari)

3. Rincian Saldo Cuti
Setiap baris karyawan dapat diperluas untuk menampilkan Leave Balance Breakdown, yang berisi rincian sisa saldo cuti berdasarkan jenis cuti, seperti:

• Cuti Tahunan
• Cuti Duka
• Cuti Melahirkan
• Cuti Berbayar Lainnya
• Cuti Tetap
• Cuti Sakit
• Cuti Tidak Berbayar

Angka yang ditampilkan di setiap jenis cuti menunjukkan sisa saldo (dalam hari) pada saat karyawan menjadi tidak aktif.

4. Informasi Bersifat Read-Only
Seluruh data yang ditampilkan pada tab Inactive bersifat read-only. Saldo cuti karyawan yang sudah tidak aktif tidak dapat diedit atau disesuaikan, guna menjaga integritas data historis.

Catatan

• Saldo cuti yang ditampilkan mencerminkan kondisi terakhir pada tanggal berakhirnya masa kerja karyawan.
• Karyawan tidak aktif tidak akan muncul dalam proses pengajuan cuti maupun perhitungan akrual cuti.
• Tab ini hanya digunakan untuk keperluan referensi, kepatuhan, dan pelaporan.

Mengelola Saldo Cuti

Tergantung pada pengaturan sistem, saldo cuti akan diperbarui secara otomatis ketika fitur Auto Entitlement dicentang. Setiap kali karyawan mengajukan atau membatalkan permintaan cuti, saldo cuti juga akan disesuaikan dan dikurangi secara otomatis.

Namun, terdapat beberapa kondisi tertentu di mana saldo cuti perlu disesuaikan secara manual, seperti:

• Ketika status permintaan cuti diubah oleh HR atau manajemen (misalnya dari Approved menjadi Rejected, atau sebaliknya)
• Ketika HR atau manajemen perlu menyesuaikan saldo cuti karyawan secara manual

Dalam kondisi tersebut, HR atau pengguna yang memiliki akses ke modul Leave dapat masuk ke menu Leave → Management.

Pada halaman Leave Administration, Anda dapat memperbarui saldo cuti dengan mengklik ikon pensil pada jenis cuti yang ingin disesuaikan.

Pada form Edit Leave Balance, Anda dapat memilih tindakan berikut:

• Addition : Menambahkan saldo cuti
• Subtraction : Mengurangi saldo cuti

Masukkan jumlah penyesuaian saldo dan tambahkan catatan terkait perubahan yang dilakukan. Setelah pembaruan disimpan, perubahan tersebut akan tercermin pada riwayat saldo cuti.

Prosesnya dapat dilihat pada animasi di bawah ini:

Bulk Edit Leave Balance

Pada menu Administration, manajemen dapat dengan mudah menambah atau mengurangi saldo cuti untuk seluruh karyawan atau kelompok tertentu dengan memfilter berdasarkan status kerja.

Fitur ini tersedia pada menu Administration dengan mengklik tombol Bulk Edit Leave Balance yang terletak di pojok kanan atas.

Melalui menu ini, manajemen dapat menambah atau mengurangi saldo cuti untuk kebutuhan tertentu, seperti penerapan cuti bersama yang biasanya dipotong dari cuti tahunan. Berikut adalah fitur utama dari menu ini:

Penambahan / Pengurangan
Menambah atau mengurangi saldo cuti secara massal.

Filter berdasarkan Status Kerja
Menerapkan perubahan pada status kerja tertentu, seperti karyawan Kontrak, Tetap, atau Harian.

Opsi Reset Balance

• Jika opsi Reset Balance dicentang, seluruh saldo yang ada akan digantikan dengan nilai yang dimasukkan pada kolom Total.
• Jika opsi Reset Balance tidak dicentang, nilai yang dimasukkan akan ditambahkan atau dikurangkan dari saldo saat ini.

Perubahan massal saat ini hanya tersedia untuk jenis cuti reguler yang memiliki saldo, seperti cuti tahunan.

Setiap perubahan saldo cuti secara massal, baik penambahan maupun pengurangan, akan tercatat dan dapat dilihat pada riwayat perubahan.

Fitur ini membantu manajemen dalam mengelola dan menyesuaikan saldo cuti karyawan secara efisien, terutama untuk kondisi seperti:

• Penyesuaian cuti perusahaan
• Perubahan kebijakan
• Event seperti cuti bersama yang memengaruhi saldo cuti tahunan