Администриране

Тази страница се използва за управление на профилите на отпуските за всички служители. Списъкът със служители е разделен на два раздела: Активни и Неактивни.

Профил на служител – отпуски

Кликнете върху менюто в колоната Действия и изберете „Управление“.

Всички налични типове отпуски са стандартни типове отпуски. Потребителите могат да видят обобщение на добавените и изтеглените баланси. В Администрация на отпуските в профила на служителя потребителите могат да редактират баланса за стандартните типове отпуски, като кликнат върху иконата на молив до типа отпуск с наличен баланс. Това ще отвори изскачащ прозорец „Редактиране на баланс на отпуск“ с полетата:

• Действие: Превключвател с опции Добавяне или Изваждане.
• Общо: Поле за въвеждане на количеството баланс за добавяне или изваждане.
• Бележка: Поле за кратко съобщение.

Освен корекция на баланса, тази функция позволява и създаване на история на добавяния и изваждания на баланса, като осигурява запис на промените във времето.

Потребителите могат да имат достъп и до друга информация като:

• Активен/Неактивен: Показва дали служителят може да използва този тип отпуск при подаване на заявка.

[ИНФО: За типове отпуски с параметър „Activate date after“, те автоматично се активират след като началната дата на договора на служителя надвиши броя дни, зададен в този параметър. Това важи само за нови служители.]

• Право на отпуск: Количеството отпуск, предоставено според параметъра „Automatic Leave Entitlement Type“ на типа отпуск.
• Баланс: Оставащият баланс на отпуска.
• Максимален лимит: Максималният баланс на отпуска, който служителят може да има според типа отпуск. По подразбиране лимитът на баланса в профила на служителя следва максималния лимит на типа отпуск.

Бележка

Профилите на отпуските не се създават автоматично при активиране на нов договор на служител. Препоръчително е потребителите да създадат профила веднага след активиране на договора на новия служител. Не е необходимо да се добавя баланс за типове отпуски с параметър „Balance Deducted“ зададен на False или Не.

История на отпуските на служителя

Кликнете върху менюто в колоната Действия и изберете „История“.

Този раздел показва историята на заявките за отпуск на служителя и техния статус (одобрени, отхвърлени, в очакване на одобрение или оттеглени). Кликнете върху „Детайли“ в колоната Действия, за да видите подробна информация като данни за одобрението, дати на отпуските и тип на отпуска.

Раздел Неактивни – Администрация на отпуските

Разделът Неактивни в страницата Администрация на отпуските показва списък на служители, които вече не са активни, като напуснали или уволнени служители, но чиито данни за отпуски се съхраняват в системата за справка и отчетност.

Разделът Неактивни позволява на администраторите да:

• Преглеждат историческия баланс на отпуски на неактивни служители
• Достъпват детайли за разпределението на отпуските за одит или отчет
• Осигурят проследимост на отпуските след прекратяване на трудовото правоотношение

Функции и компоненти, достъпни в този раздел:

1. Поле за търсене
Можете да търсите неактивен служител по име на служител с полето за търсене в горната част на страницата.

2. Таблица със служители
Таблицата показва следната информация за всеки неактивен служител:

Колона	Описание
№	Пореден номер на служителя в списъка
Пълно име	Пълното име на служителя
Длъжност	Последната длъжност на служителя
Отдел	Отделът на служителя
Крайна дата	Дата на прекратяване на трудовото правоотношение
Общ баланс	Общият оставащ баланс на отпуски (в дни)

3. Разпределение на баланса на отпуските
Всяки ред с информация за служител може да се разшири, за да се покаже Разпределение на баланса на отпуските, което предоставя подробна информация за оставащия баланс по типове отпуск, например:

• Годишен отпуск
• Отпуск по спешни случаи
• Майчинство
• Друг платен отпуск
• Постоянен отпуск
• Болничен
• Неплатен отпуск

Числото до всеки тип отпуск показва оставащия баланс (в дни) към момента, когато служителят е станал неактивен.

4. Само за четене
Всички данни в раздела Неактивни са само за четене. Балансите на отпуските за неактивните служители не могат да се редактират или коригират, което гарантира целостта на историческите записи.

Бележки

• Показаните баланси на отпуските отразяват финалното състояние към датата на прекратяване на трудовото правоотношение.
• Неактивните служители няма да се появяват в процесите на заявки за отпуск или натрупване на отпуски.
• Този раздел е предназначен само за справка, съответствие и отчетност.

Управление на Баланса за Отпуск

В зависимост от настройките на системата, балансът за отпуск ще се актуализира автоматично, когато функцията Auto Entitlement е активирана. Всеки път, когато служител подаде или анулира заявка за отпуск, балансът за отпуск също ще бъде автоматично коригиран и приспаднат.

Въпреки това, има определени ситуации, при които балансът за отпуск трябва да бъде коригиран ръчно, като например:

• Когато статусът на заявката за отпуск бъде променен от HR или ръководството (например от Approved на Rejected или обратно)
• Когато HR или ръководството трябва ръчно да коригират баланса за отпуск на служител

В тези случаи HR или потребители с достъп до Leave модула могат да отидат в Leave → Management.

В страницата Leave Administration можете да актуализирате баланса за отпуск, като натиснете иконата с молив върху типа отпуск, който искате да коригирате.

Във формата Edit Leave Balance можете да изберете следните действия:

• Addition : Добавяне на баланс за отпуск
• Subtraction : Намаляване на баланса за отпуск

Въведете общата стойност на корекцията и добавете бележки относно направените промени. След като актуализацията бъде запазена, промените ще бъдат отразени в историята на баланса за отпуск.

Процесът може да бъде видян в анимацията по-долу:

Масова редакция на баланс на отпуски

В менюто Administration мениджмънтът може лесно да добавя или намалява балансите на отпуските за всички служители или за конкретни групи, като филтрира по работен статус.

Тази функция е достъпна в менюто Administration чрез бутона Bulk Edit Leave Balance, разположен в горния десен ъгъл.

В това меню мениджмънтът може да добавя или намалява баланса на отпуските за конкретни цели, като например прилагане на колективен отпуск (cuti bersama), който обикновено се приспада от годишния отпуск. Основните функции на това меню са:

Добавяне / Намаляване
Позволява увеличаване или намаляване на балансите на отпуските масово.

Филтър по работен статус
Позволява прилагане на промени към избрани групи, като служители на договор, постоянни служители или дневни работници.

Опция за нулиране на баланса (Reset Balance)

• Ако опцията Reset Balance е активирана, всички съществуващи баланси ще бъдат заменени със стойността, въведена в полето Total.
• Ако опцията Reset Balance не е активирана, въведената стойност ще бъде добавена или извадена от текущия баланс.

Масовите актуализации в момента са налични само за стандартни видове отпуск с наличен баланс, като годишен отпуск.

Всяка масова промяна в баланса на отпуските, независимо дали е добавяне или намаляване, се записва и може да бъде прегледана в историята на промените.

Тази функция помага на мениджмънта ефективно да управлява и коригира балансите на отпуските на служителите, особено в ситуации като:

• Корекции на отпуските на ниво компания
• Промени в политиките
• Събития като колективен отпуск, които влияят върху баланса на годишния отпуск