Отчет за представянето

Функцията Отчет за представянето позволява на ръководството да дефинира показатели за представяне, да ги възлага на служителите и да оценява тяхното представяне чрез структуриран и измерим процес на оценяване.

Отчетът за представянето се използва за оценяване на представянето на служителите в рамките на определен период за оценка. Той предоставя цялостно обобщение на това доколко ефективно служителят е изпълнил служебните си задължения въз основа на предварително определени показатели, критерии за оценка и методология за оценяване.

Отчетът е създаден с цел да подпомага прозрачни и обективни оценки на представянето, като същевременно предоставя полезна информация както на ръководството, така и на служителите.

Процесът на Отчет за представянето включва следните роли:

• Ръководство: Отговаря за създаването на отчети за представянето, конфигурирането на критериите за оценка, назначаването на оценители и проследяването на резултатите.
• Ръководител на отдел (HOD) или Оценител: Отговаря за създаването, прегледа и оценяването на представянето на служителите въз основа на зададени показатели, данни за представянето и наблюдения.
• Служител: Участва в процеса на оценяване чрез самооценка (ако е активирана), преглед на завършените резултати и потвърждение на обратната връзка.

Преди ръководството да може да създаде Отчет за представянето, трябва първо да бъде конфигуриран Профил на теглата на компонентите (Component Weight Profile) в менюто Configuration.

Профилът на теглата на компонентите определя:

• Кои показатели за представяне ще бъдат оценявани
• Тежестта на всеки компонент
• Структурата на изчисление, използвана за определяне на крайния резултат

Без активен профил на теглата на компонентите не може да бъде създаден отчет за представянето.

Детайли на отчета за представянето

Отчетът за представянето съдържа следната информация:

Информация	Описание
Информация за служителя	Показва данните на оценявания служител.
Информация за оценителя	Показва информация за оценителя или назначения рецензент.
Компоненти / Показатели за представяне	Показва детайли за оценяване на KPI, присъствие, отпуски, обучения, награди и дисциплинарни мерки, задачи и други конфигурирани категории.
Краен резултат / Обобщение	Показва общия резултат от представянето на служителя за периода на оценка.

Информация за служителя и оценителя

Първата секция на страницата Детайли за представянето показва подробна информация за оценявания служител.

Секцията с профила на служителя включва:

• Информация за служителя, като:

  • Длъжност
  • Отдел
  • Информация за трудовото правоотношение
  • Възраст
  • Общ трудов стаж

• Умения на служителя, свързани с неговия профил

• Краен резултат от представянето, който се показва след приключване на оценяването. Крайният резултат се показва в диапазон от 0 до 100 (от общо 100) и е придружен от индикатор със звезди, който визуално представя нивото на представяне.

Секцията също така показва Информация за оценителя, посочвайки лицето, отговорно за провеждането на оценката.

Детайли за оценката по KPI

Ако KPI е включен като компонент за оценяване, ще бъде показана подробна информация.

Секцията KPI включва:

• Оценявани KPI компоненти
• Коментари и обратна връзка от оценителя
• Присъдени оценки
• Тежест в крайния резултат
• Поддържащи документи или прикачени файлове, ако са налични

Тази секция предоставя подробен преглед на постиженията на служителя спрямо предварително определените бизнес цели и показатели.

Детайли за оценката на присъствието

Ако Присъствие е включено като компонент за оценяване, ще бъдат показани съответните данни.

Секцията за присъствие включва:

• Оценка за присъствие, зададена от оценителя
• Принос към крайния резултат
• Обобщение на присъствието за избрания период

Детайлите могат да включват:

Детайл за присъствието	Описание
Общ брой записи за присъствие	Показва общия брой записи за присъствие през периода.
Общ брой закъснения	Показва общия брой случаи на закъснение.
По-ранно напускане	Показва общия брой случаи на по-ранно напускане.
Липсващи записи за изход	Показва общия брой липсващи регистрации при напускане.
Обща продължителност на работа	Показва общия брой отработени часове.
Обща продължителност на закъсненията	Показва натрупаното време на закъсненията.
Допълнителна информация за присъствието	Показва други релевантни данни за периода.

ВАЖНО

Референцията за KPI шаблон за това как да добавяте и създавате KPI шаблон можете да намерите тук:

KPI Template

Тази информация помага на организациите да оценят точността, последователността и дисциплината на служителите.

Детайли за оценката на отпуските

Ако Отпуските са включени като компонент за оценяване, ще бъде показана съответната информация.

Секцията включва:

• Общ брой използвани отпуски
• Оставащ баланс на отпуските
• Обобщение на използването на отпуските

Тази информация помага на ръководството да разбере моделите на използване на отпуските и поведението, свързано с присъствието.

Обобщение на обученията

Ако Обученията са включени в процеса на оценяване, ще бъде показано обобщение.

Секцията включва:

• Общ брой часове обучение
• Обобщение на участието
• Разпределение по нива/категории на обученията

Тази секция помага да се оцени ангажираността на служителя към обучението, професионалното развитие и участието в обучителни програми.

Награди и дисциплинарни мерки

Ако Награди и дисциплинарни мерки са включени като компоненти за оценяване, свързаните записи ще бъдат показани в отчета.

Секцията включва:

• Получени награди или признания
• Дисциплинарни действия или предупреждения
• Поддържащи детайли и описания

Тази информация предоставя допълнителен контекст относно постиженията, поведението и професионалното представяне на служителя през оценявания период.

Преглед на представянето

Ако Набор от въпроси (Question Set) е включен като част от процеса на оценяване, ще бъде показана секцията Преглед на представянето.

Тази секция представя отговорите и обратната връзка от оценителя въз основа на конфигурирания шаблон с въпроси, предоставяйки допълнителна качествена информация в подкрепа на процеса на оценяване.

Признание, бележки и коментари

Секцията „Признание, бележки и коментари“ се показва в страницата с детайли за представянето, за да предостави допълнителен контекст относно оценката на служителя.

Тази секция може да включва:

• Коментари и препоръки на оценителя
• Признание от служители, ръководители или мениджмънт
• Допълнителни бележки
• Обратна връзка от служители, колеги или оценители

Тази секция подпомага прозрачната комуникация между мениджмънта, оценителите и служителите, като същевременно гарантира, че обратната връзка от оценяването е правилно документирана.

Създаване на нов отчет за представянето

Потребителите с достъп до менюто Performance могат да създават нови отчети за представянето на служителите.

При създаване на нов отчет потребителите могат да следват ръководството, предоставено от системата.

Процес на оценяване

Процесът на оценяване за създаден Performance Report се извършва от определения рецензент (reviewer). Крайната оценка за представяне се изчислява въз основа на компонентите за представяне, избрани по време на създаването на Performance Report.

В момента системата поддържа следните показатели за представяне: KPI, Attendance, Leave, Training, Award & Reprimand и Task.

На всеки избран показател се задава определена тежест (weight), като общата тежест на всички избрани показатели трябва да бъде 100%.

Всеки показател за представяне има:

• Тежест на показателя (Indicator Weight), която определя неговия принос към крайната оценка.
• Оценка за принос към представянето (Performance Contribution Score) в диапазона 0–100, която отразява нивото на постижение на служителя по съответния показател.

Изчислението на претеглената оценка е:

Претеглена оценка =
(Оценка за принос към представянето × Тежест на показателя/компонента) ÷ 100

Изчислението на крайната оценка за представяне е:

Крайна оценка за представяне =
Сума от всички претеглени оценки

Пример за изчисляване на оценка за представяне

Следният пример показва как се изчислява оценката за представяне:

Показател за представяне	Тежест (%)	Оценка за принос	Претеглена оценка
KPI	50	83.98	41.99
Attendance	20	50.00	10.00
Leave	10	100.00	10.00
Training	10	100.00	10.00
Award & Reprimand	5	100.00	5.00
Task	5	100.00	5.00
Общо	100	533.98	81.99

Според горния пример крайната оценка за представяне на служителя е:

81.99 / 100

Процес на оценяване на KPI

Оценката за принос на KPI се изчислява отделно, преди да бъде използвана при общото изчисляване на оценката за представяне.

Един KPI шаблон се състои от една или повече KPI Group, а всяка KPI Group съдържа един или повече KPI Group Item.

• Всяка KPI Group има тежест на групата (Group Weight).
• Общата тежест на всички KPI групи трябва да бъде 100%.
• Всеки KPI Group Item има тежест на елемента (Item Weight).
• Тежестите на KPI елементите могат да бъдат зададени с произволни стойности и не е необходимо да дават сбор 100.
• Рецензентът може да зададе произволна оценка за KPI елемент според представянето на служителя.
• KPI оценката се изчислява въз основа на претегления принос на всяка KPI група.

Стъпка 1: Изчисляване на KPI Group Item

Всеки KPI Group Item се изчислява чрез умножаване на тежестта на елемента по оценката на рецензента, както следва:

Претеглен принос на елемента =
Тежест на елемента × Оценка на рецензента

Стъпка 2: Изчисляване на средна оценка на KPI група

Сумирайте всички претеглени приноси на елементите в групата и разделете резултата на общата сума на тежестите на KPI елементите:

Средна оценка на KPI група =
Общ претеглен принос на елементите ÷ Обща тежест на елементите

Стъпка 3: Изчисляване на приноса на KPI група

Умножете средната оценка на KPI групата по тежестта на KPI групата.

Принос на KPI група =
Средна оценка на KPI група × Тежест на групата

Стъпка 4: Изчисляване на крайна KPI оценка

Сумирайте приносите на всички KPI групи.

Крайна KPI оценка =
Сума от приносите на всички KPI групи

Пример за KPI изчисление

Следният пример показва как се изчислява KPI оценката въз основа на KPI елементи и тежестите на KPI групите.

KPI Group: Productivity

KPI елемент	Тежест на елемента	Оценка на рецензента	Стойност на приноса
Quality of Work	50	90	4,500
Work Quantity	40	80	3,200
Timeliness	30	85	2,550
Teamwork	25	88	2,200
Initiative	15	75	1,125
Общо	160	-	13,575

Изчисляване на средната оценка на групата

Средна оценка на групата =
Общ принос на елементите ÷ Обща тежест на елементите

13,575 ÷ 160 = 84.84

Изчисляване на приноса на групата

KPI групата Productivity има тежест 40%.

Принос на групата =
84.84 × 40%
= 33.94

Същото изчисление се прилага за всички останали KPI групи.

KPI група	Средна оценка на групата	Тежест на групата	Принос на KPI групата
Productivity	84.84	40%	33.94
Quality	81.25	30%	24.38
Teamwork	88.60	20%	17.72
Leadership	79.40	10%	7.94
Общо	-	100%	83.98

Изчисляване на крайната KPI оценка

Крайна KPI оценка =
33.94 + 24.38 + 17.72 + 7.94

= 83.98

В горния пример:

• Общата тежест на KPI групите е 100%.
• Тежестите на KPI елементите във всяка група не е необходимо да дават сбор 100.
• Оценките се задават от рецензента според представянето на служителя.
• Крайната KPI оценка се изчислява от претегления принос на всички KPI групи.

Процес на оценяване на останалите компоненти

За Attendance, Leave, Training, Award & Reprimand и Task процесът на оценяване се извършва въз основа на преценката на рецензента.

За разлика от KPI, тези компоненти не използват тежести на групи или елементи. Вместо това рецензентът директно задава Оценка за принос към представянето в диапазона 0 до 100, въз основа на представянето на служителя и наличните референтни данни.

Всички референтни данни, свързани със съответния компонент, са достъпни за преглед от рецензента преди поставянето на оценка. Въпреки това крайната оценка се определя изцяло от преценката на рецензента.

Процесът на оценяване е следният:

1. Рецензентът отваря съответния компонент за представяне.
2. Системата показва всички релевантни референтни данни за компонента.
3. Рецензентът оценява представянето на служителя въз основа на наличната информация.
4. Рецензентът задава оценка между 0 и 100.
5. Зададената оценка става Оценка за принос към представянето за съответния компонент.
6. След това оценката се умножава по тежестта на компонента при изчисляването на крайната оценка за представяне.

Например, ако тежестта на компонента Attendance е 20%, а рецензентът зададе следната оценка:

Оценка на рецензента = 50

Тогава претеглената оценка се изчислява по следния начин:

(50 × 20) ÷ 100
= 10.00

Същият подход се прилага за Leave, Training, Award & Reprimand и Task.

NOTE

• Тези компоненти използват подход за оценяване, базиран на преценката на рецензента.
• Не изискват конфигуриране на тежести на групи или елементи.
• Поддържащите данни се предоставят като справочна информация за подпомагане на оценяването.
• Крайната оценка се определя от рецензента.
• Рецензентът може да задава оценка между 0 и 100.

Крайно изчисление

След като всички показатели за представяне бъдат оценени, системата изчислява крайната оценка на служителя чрез прилагане на конфигурираните тежести към всяка Оценка за принос към представянето.

Претеглена оценка =
(Оценка за принос към представянето × Тежест на показателя/компонента) ÷ 100

Крайна оценка за представяне =
Сума от всички претеглени оценки

Всички претеглени оценки на избраните показатели за представяне се сумират, за да се получи крайната оценка на служителя.

Моля, вижте примера в предишния раздел за подробности относно изчисляването на KPI и останалите компоненти.

NOTE

• Общата тежест на всички избрани показатели за представяне трябва да бъде 100%.
• Всеки показател допринася към крайната оценка според зададената му тежест.
• Крайната оценка за представяне представлява сбор от всички претеглени оценки.
• Оценката за принос се изчислява независимо, преди да бъде включена в крайното изчисление.

Симулация на резултат от представянето

💡 Примерните данни са предоставени само за демонстрация.
Можете да редактирате или замените стойностите на KPI групите, елементите и оценките на оценителя със собствени данни. Всички изчисления ще се актуализират автоматично.

Стъпка 1 - Определяне на теглото на KPI групите

KPI Група	Тегло (%)	Действия
	%
	%
	%

Общо тегло на KPI групите: 100.00%

💡 Теглата на KPI елементите не е необходимо да са общо 100%
Можете да зададете произволни стойности. Системата ще изчисли приноса на групата чрез формулата: Общ резултат на елементите ÷ Общо тегло на елементите.

Стъпка 2 - Оценяване на KPI елементи: Примерна група 1

KPI Елемент	Тегло на елемента	Оценка на оценителя	Резултат (Тегло × Оценка)	Действие
			4500
			4000

Общо тегло на елементите: 100 |Общ резултат на елементите: 8500

Принос на Примерна група 1: 8500 ÷ 100 = 85.00

💡 Теглата на KPI елементите не е необходимо да са общо 100%
Можете да зададете произволни стойности. Системата ще изчисли приноса на групата чрез формулата: Общ резултат на елементите ÷ Общо тегло на елементите.

Стъпка 2 - Оценяване на KPI елементи: Примерна група 2

KPI Елемент	Тегло на елемента	Оценка на оценителя	Резултат (Тегло × Оценка)	Действие
			5100
			3520

Общо тегло на елементите: 100 |Общ резултат на елементите: 8620

Принос на Примерна група 2: 8620 ÷ 100 = 86.20

💡 Теглата на KPI елементите не е необходимо да са общо 100%
Можете да зададете произволни стойности. Системата ще изчисли приноса на групата чрез формулата: Общ резултат на елементите ÷ Общо тегло на елементите.

Стъпка 2 - Оценяване на KPI елементи: Примерна група 3

KPI Елемент	Тегло на елемента	Оценка на оценителя	Резултат (Тегло × Оценка)	Действие
			9200

Общо тегло на елементите: 100 |Общ резултат на елементите: 9200

Принос на Примерна група 3: 9200 ÷ 100 = 92.00

Стъпка 3 - Теглене на KPI групи

💡 Не променяйте стойностите в таблицата по-долу
Оценката на приноса на групата се взема автоматично от Стъпка 2.
Теглото на групата се взема от Стъпка 1.
KPI приносът е резултат от: Оценка на групата × Тегло на групата (%).

KPI Група	Оценка на приноса	Тегло (%)	KPI принос (Оценка × Тегло %)
Примерна група 1	85.00	%	34.00
Примерна група 2	86.20	%	30.17
Примерна група 3	92.00	%	23.00

Общо тегло на групите: 100.00%

Общ KPI принос:87.17(Сума от всички KPI групи)

Стъпка 4 - Други компоненти на оценяването

💡 Примерните данни са само за демонстрация.
Можете да редактирате теглото и оценките на компонентите (с изключение на KPI). Всички изчисления ще се актуализират автоматично.

Компонент	Тегло (%)	Оценка	Претеглена оценка
KPI	%		0.00
Attendance	%		13.50
Leave	%		8.00
Training	%		8.50
Award & Reprimand	%		4.75
Task	%		8.00

Общо тегло на компонентите: 100.00%

Обща претеглена оценка:86.34(Сума от всички компоненти)

Краен резултат от оценката на представянето

86.34/100