Компенсации

Профил на компенсацията

Всеки служител, който има право да получава компенсация, трябва да има зададен тип компенсация в своя профил.
Това позволява на системата автоматично да конвертира ползата в баланс на компенсацията според конфигурираните правила.

Служителите могат да бъдат назначени с един или повече видове компенсации според политиката на компанията или приложимите разпоредби.

NOTE

В момента системата поддържа само компенсация за извънреден труд, която може да се конвертира в заплата или отпуск.

Be Reminded

При активиране на профила за компенсация, предишно записаният извънреден труд няма да бъде презаписан от новия профил.

Списък на компенсациите

След като сте дефинирали или добавили компенсацията във всеки профил на служител и извънредният труд е проверен от Ръководството или HR, записите за компенсация на служителя ще се появят в менюто Компенсации.

За да се покаже списъкът, първо трябва да използвате опцията Филтър и да изберете типа компенсация, който е конфигуриран в Конфигурация → Настройка → Финанси.

Стъпки за показване на списък с компенсации:

• Отворете менюто Компенсации.
• Кликнете Филтър.
• Изберете типа компенсация, който сте добавили в Конфигурация → Настройка → Финанси.
• По избор можете да приложите допълнителни филтри като Отдел и Статус на работа.

След прилагане на филтъра системата ще покаже списък с компенсациите на служителите според избрания тип компенсация и другите филтри, които сте задали.

След като филтърът е приложен, ще можете да видите следната информация:

• Име на служител: Името на служителя, който получава компенсацията.
• Отдел: Отделът на служителя.
• Длъжност: Текущата длъжност на служителя.
• Баланс: Остатъчната сума на компенсацията или общата стойност според конфигурацията.
  Това може да представлява парична стойност или часове в зависимост от настройките на финансите.
• Последна актуализация: Дата на последната промяна в записа за компенсация.
• Статус: Показва текущия етап на обработка (например Активен или Неактивен).
• Действие: Налични действия за всеки запис:
  • Преглед на историята: Вижте подробностите за всяка компенсация.
  • Редактиране: Променете детайлите на компенсацията (изисква подходящи разрешения).

Обобщен работен процес:

1. Настройте Тип на компенсацията.
2. Дефинирайте или добавете типа компенсация във всеки профил на служител.
3. HR/Ръководството проверява извънредния труд.
4. Системата автоматично генерира записи за компенсация според настройките на финансите.
5. Потребителят отваря Компенсации → Филтър и избира типа компенсация.
6. Списъкът ще се появи с колони като Служител, Отдел, Длъжност, Баланс, Статус и други.
7. Потребителите могат да преглеждат историята или да редактират записите при необходимост.

Tips & Best Practices

• Уверете се, че всички типове компенсации са правилно конфигурирани в
  Конфигурация → Настройка → Финанси, за да се показват в филтъра.
• Комбинирайте филтри (тип + отдел + статус) за по-бързо извличане на данни.
• Винаги добавяйте бележка при редакция на записи, за да се запази ясен одиторски след.
• Ограничете правата за редакция само за оторизирани потребители.

История на компенсациите

Цялата история на компенсациите, свързана с ТРЗ (Payroll) или Отпуски (Leave), е достъпна в менюто Списък с компенсации (Compensation List).

След като записът за извънреден труд бъде проверен, съответният компенсационен баланс автоматично се добавя към История на компенсациите (Compensation History).

Компенсация към ТРЗ (Compensation to Payroll)

Компенсация към ТРЗ (Compensation to Payroll) показва компенсационния баланс въз основа на приложимия Профил за извънреден труд (Overtime Profile) към проверения запис за извънреден труд.

Балансът се изчислява съгласно тарифата за извънреден труд и правилата за изчисление, конфигурирани в съответния Профил за извънреден труд (Overtime Profile).

Компенсация към отпуск (Compensation to Leave)

Компенсация към отпуск (Compensation to Leave) показва компенсационния баланс въз основа на проверената продължителност на извънредния труд.

Балансът се определя въз основа на общата продължителност на извънредния труд, която е проверена и определена като компенсация за отпуск.

Управление на компенсационния баланс

Когато е необходимо да се извърши корекция или поправка на стойността на компенсационния баланс на служител, балансът може да бъде коригиран чрез иконата с молив в колоната Действие (Action).

Компенсация към ТРЗ (Compensation to Payroll)

Във формуляра Добавяне на история на компенсациите за ТРЗ (Add Compensation History for Payroll) компенсационният баланс може да бъде коригиран чрез следните опции:

• + Добавяне (Addition): Добавя стойност, за да увеличи компенсационния баланс на служителя.
• – Изваждане (Subtraction): Изважда стойност, за да намали компенсационния баланс на служителя, например за коригиране на неправилно начислен или прекомерен баланс.

Примери:

➕ Пример за добавяне

На служител са одобрени 5 часа извънреден труд, но в системата са записани само 3 часа. В резултат на това служителят е трябвало да получи IDR 500 000 като компенсация, но в системата са записани само IDR 250 000.

За да се коригира балансът, добавете IDR 250 000 чрез опцията + Добавяне (Addition).

➖ Пример за изваждане

На служител са одобрени 2 часа извънреден труд, но служителят случайно е работил 5 часа, като всичките 5 часа са записани в системата. Компенсационният баланс показва IDR 500 000, но правилната стойност трябва да бъде IDR 250 000.

За да се коригира балансът, извадете IDR 250 000 чрез опцията – Изваждане (Subtraction).

ЗАБЕЛЕЖКА

Въведената стойност винаги трябва да бъде положително число, независимо дали е избрана опцията + Добавяне (Addition) или – Изваждане (Subtraction). Избраната операция определя дали стойността ще бъде добавена към или извадена от съществуващия баланс.

Компенсация към отпуск (Compensation to Leave)

Процесът за корекция на Компенсация към отпуск (Compensation to Leave) е подобен на корекцията на компенсацията към ТРЗ. Вместо парична стойност обаче корекцията се въвежда като продължителност в минути.

Преглед на новия баланс (New Balance Preview) показва общата продължителност на компенсацията, която ще бъде добавена към или извадена от компенсационния баланс за отпуск на служителя.

За извънреден труд, преобразуван в отпуск, конвертирането се основава на следния стандарт:

• 8 часа извънреден труд = 1 ден отпуск
• 1 ден = 480 минути

Например, ако 960 минути (16 часа) проверен извънреден труд бъдат преобразувани в отпуск, балансът ще бъде равен на 2 дни отпуск.

ЗАБЕЛЕЖКА

Въведената продължителност за Компенсация към отпуск (Compensation to Leave) винаги трябва да бъде положително число, независимо дали корекцията е Добавяне (Addition) или Изваждане (Subtraction).

Осребряване на баланс (Redeem Balance)

Проверената компенсация за извънреден труд с достатъчен баланс може да бъде осребрена (redeemed) и преобразувана в съответното направление за компенсация – ТРЗ (Payroll) или Отпуск (Leave).

За да бъде преобразуван компенсационният баланс от извънреден труд, Management или HR трябва да осребри наличния баланс.

Общият процес на компенсация е следният:

1. Заявка за извънреден труд (Overtime Request) – Извънредният труд се заявява от служителя или се възлага от HOD или Management.
2. Отчитане на извънредния труд (Overtime Recording) – Извънредният труд на служителя се записва в системата.
3. Проверка на извънредния труд (Overtime Verification) – Записът за извънредния труд се преглежда и проверява от Management или HR.
4. Компенсационен баланс (Compensation Balance) – След проверката компенсацията за извънредния труд се добавя към История на компенсациите (Compensation History) на служителя. Балансът може да се натрупва от множество проверени записи за извънреден труд.
5. Осребряване на баланса (Balance Redemption) – След като бъде наличен достатъчен баланс, компенсацията може да бъде осребрена и насочена към ТРЗ (Payroll) или Отпуск (Leave).

Осребряване към ТРЗ (Redeem to Payroll)

Размерът на компенсацията за извънреден труд може да варира в зависимост от приложения Профил за извънреден труд (Overtime Profile).

След като извънредният труд бъде проверен и компенсационният баланс стане наличен, балансът може да бъде осребрен към ТРЗ (Payroll).

За да осребрите баланса:

1. Въведете сумата, която трябва да бъде осребрена, като положителна стойност.
2. Системата ще показва текущия баланс и оставащия баланс в реално време.
3. Потвърдете осребряването, за да бъде приспадната осребрената сума от наличния компенсационен баланс.

ЗАБЕЛЕЖКА

В момента осребреният баланс не се добавя автоматично към ТРЗ (Payroll). Осребрената сума трябва да бъде обработена отделно в процеса на ТРЗ. Автоматичната интеграция с ТРЗ ще бъде налична в бъдеща актуализация.

Осребряване към отпуск (Redeem to Leave)

След като извънредният труд бъде проверен, проверената продължителност на извънредния труд автоматично ще стане налична в История на компенсациите (Compensation History).

Балансът от извънреден труд може да бъде осребрен и преобразуван в баланс за отпуск съгласно конфигурираната връзка между компенсацията и отпуска.

Конвертирането следва следния стандарт:

• 8 часа извънреден труд = 1 ден отпуск
• 1 ден = 480 минути
• Минималното осребряване е 1 ден, еквивалентно на 8 часа (480 минути) извънреден труд.
• Началната дата и датата на изтичане на отпуска могат да бъдат конфигурирани съгласно приложимите изисквания.

За да осребрите баланса:

1. Въведете броя дни, които трябва да бъдат осребрени, като положителна стойност.
2. Системата ще показва оставащия компенсационен баланс в реално време.
3. Осребрената стойност ще бъде приспадната от наличния компенсационен баланс.
4. След приключване на осребряването съответният баланс за отпуск ще бъде автоматично добавен към типа отпуск, свързан с компенсацията.

Например, ако са налични 960 минути (16 часа) проверен извънреден труд и бъдат осребрени 2 дни, еквивалентът от 960 минути ще бъде приспаднат от компенсационния баланс и 2 дни ще бъдат добавени към свързания тип отпуск.