Configuration

Преглед

Sentec EMS позволява на компаниите да персонализират всички функции, налични в софтуера, според своите нужди.

ЗАБЕЛЕЖКА

Само за потребители с разрешение „Setup“ в режим Write

Property

На тази страница потребителите могат да попълнят данни за компанията, да създават шаблони на документи за договори и да настройват напомняния.

Property data

Попълнете данните за компанията според наличните полета.

Primary Color и Secondary Color ще се използват като цветове в имейл нотификациите. Logo ще се показва на всички страници в приложението, докато Simple logo ще се използва в имейл нотификациите, checklist документите и фишовете за заплати.

NOTE

Размерът на логото трябва да бъде съобразен с изискванията на формата за качване, за да се постигне добра прецизност.

Document

На тази страница можете да създавате шаблони за Document Checklists и Employee Documents.

Document Checklist

Document Checklist служи като поддържащ документ в рамките на договора на служителя. Той е интегриран в Contract History, където при всяко добавяне или промяна на договор може да бъде създаден или назначен един Document Checklist при необходимост.

Можете да създавате checklist шаблони за различни цели, като например:

• Нови служители
• Напускания
• Повишения
• И много други

Всеки създаден checklist може да бъде назначен на служители, отговорни за верификация. Можете да назначите повече от един служител; процесът на верификация обаче ще бъде завършен само от един човек.

NOTE

Процесът на одобрение за назначения служител се извършва от страницата Employee page.

Employee Document

Employee Document функционира като шаблон или контейнер за съхранение на личните данни на служителя. Тези документи могат да бъдат създавани и персонализирани според типа данни и записи, които желаете да съхранявате като част от историята на служителя.

Management може да добавя неограничен брой employee documents. Всеки документ може да бъде конфигуриран така, че да позволява на служителите да качват файлове и да въвеждат информация директно в Employee Folder чрез активиране на Allow Employee to Upload.

Могат да се добавят допълнителни информационни полета, за да отговарят на изискванията на всеки документ. Management може да дефинира типа данни, които ще се събират. Наличните типове вход включват text, number, option и date.

NOTE

Employee documents могат да бъдат качвани от оторизирани потребители на страницата Employee Profile. След като са налични, служителите могат да изтеглят документите чрез таба Folder в своя Personal Profile. Ако опцията Allow Employee to Upload е активирана, служителите могат също така сами да качват документи и да въвеждат необходимата информация директно.

Notification

В менюто Notification в секцията Property Management на Sentec EMS потребителите могат да активират различни функции за автоматично изпращане на имейл известия. Налични са следните функции:

• New Staff Onboarding Feature: Изпраща автоматично известие, когато нов служител се присъедини към звеното.
• Leave Notification: Позволява на служители с регистрирани имейл адреси да получават известия за одобрение на отпуск от Administrative Superior.
• Extra Leave Request: Изпраща известия до съответните служители при подадена заявка за допълнителен отпуск.
• Recruitment: Позволява на потребители с Write достъп да конфигурират известия за процеса по подбор на персонал. Могат да се добавят имейл адреси за получаване на актуализации относно подбора и статуса на кандидатите.
• Promotion Notification: Нова функция, подобна на Employee Onboarding, която изпраща известия при повишение на служител.

За да активирате дадена функция, натиснете „Active“ и въведете имейл адресите на служителите, които ще получават известията. Няма ограничение за броя на регистрираните имейл адреси.

Reminder

Потребителите могат самостоятелно да конфигурират напомняния. В момента са налични четири типа напомняния.

В таба Reminder можете да попълните следните полета:

• Send Reminder Before: Започва изпращането на напомняния от датата на влизане в сила.
• Number of Reminder: Интервал в дни за периодично изпращане на напомняния, когато е активирана опцията за повторение.
• Reminder Day Projection: График за изпращане на напомняния, базиран на горните настройки, с възможност за редакция от потребителя.
• Emails: Имейл адреси на получателите на напомнянията, разделени със запетая при повече от един адрес.

NOTE

Birthday reminders не следват настройките за напомняния. Напомнянията за рожден ден се изпращат автоматично на имейла на получателя, ако служителят има рожден ден днес.

Form

Custom Form може да бъде конфигуриран и персонализиран според специфичните изисквания на всяка компания. Тази функция позволява централизирано създаване, управление и администриране на различни служебни писма и формуляри в системата.

За да добавите шаблон на формуляр, който може да се използва от служителите, потребителите могат да създадат множество формати на писма, които са достъпни за всички служители.

В Form Profile всички задължителни полета трябва да бъдат попълнени.

Те включват:

• Form Name
  Официалното наименование на формуляра или писмото. Това име се използва за идентифициране на формуляра в системата и трябва ясно да отразява предназначението на документа (напр. Employment Certificate, Salary Statement).

• Description
  Кратко описание на предназначението и използването на формуляра. Това помага на администраторите и потребителите да разберат кога и как трябва да се използва формулярът.

• Module Selection
  Определя модула, към който е свързан формулярът, като Employment, Payroll или други релевантни модули. Този избор е важен, тъй като определя контекста на писмото и контролира кои полета с данни са налични.

Потребителите могат да конфигурират следното съдържание:

• Opening Text и Closing Text за писмото
• Избор на Employee Data, които да бъдат включени в писмото
  

като например:

• Пълно име на служителя
• Длъжност
• Номер на лична карта
• Други релевантни данни според нуждите

Можете да дефинирате настройките за одобрение и оторизация на формуляра, включително:

• Определяне дали формулярът изисква Approver
• Показване на Approver’s Name в писмото
• Активиране на Additional Approver, ако е необходимо допълнително одобрение
• Активиране на Signature, ако е необходим дигитален подпис

Накрая можете да добавите детайлно съдържание между opening и closing текста.
Това съдържание се управлява чрез Group Items, които позволяват включването на структурирана информация като:

• Продължителност на трудовото правоотношение
• Други релевантни данни според целта на писмото

Всеки елемент на формуляра ще бъде попълван по-късно от служителя. Можете да дефинирате field type за всеки елемент, като например:

• Text
• Number
• Date
• Time
• Option

Ако избраният field type е Option, трябва да дефинирате списък с опции.
Натиснете Enter след добавяне на всяка опция, за да я включите в списъка.

Note

Можете да създадете толкова Group Items и Form Items, колкото са необходими, за да се поддържа предназначението на шаблона на формуляра.

За справка, формулярът ще следва структурата, показана по-долу:

Section	Area Name	Description
Section One	Form Name	Показва името на формуляра, както е дефинирано в шаблона, което позволява на потребителите лесно да идентифицират типа на подаденото искане.
Section Two	Logo and Property Details	Показва фирменото лого и информацията за компанията, конфигурирани в Property Configuration, като име на компанията, адрес, телефонен номер и имейл.
Section Three	Employee Data	Показва личната и служебната информация на служителя, включително пълно име, пол, номер на лична карта, длъжност, отдел и данни за контакт.
Section Four	Opening Text	Показва въвеждащия текст на формуляра, който предоставя контекст и обяснява целта на заявката.
Section Five	Group Item 1	Показва първата група от елементи на формуляра въз основа на въведените от служителя данни, като например детайли по заявление за заем или друга свързана информация.
Section Six	Group Item 2	Показва втората група от елементи на формуляра, като например конфигурация за погасяване или допълнителни специфични данни, в зависимост от настройката на формуляра.
Section Seven	Closing Text	Показва заключителния текст на формуляра, който обикновено съдържа потвърждения или декларации от служителя.
Section Eight	Requester and Approver Name & Signature	Показва имената и подписите на заявителя и одобряващия, ако това се изисква от конфигурацията за одобрение и подпис.

За подробен наръчник за конфигурация, моля, вижте видео урока по-долу.

Setup

Всяка функция в Sentec EMS може да бъде персонализирана според нуждите на компанията.

Employee

---

Allow Edit

В последната актуализация Sentec EMS въвежда подобрена гъвкавост за управление на правата за редакция на служителските данни в секцията User Management. Администраторите вече могат да контролират достъпа за редактиране на три основни категории данни:

1. Personal information: Включва основни данни за служителя, като име, дата на раждане и информация за контакт.
2. Address: Обхваща данните за настоящия адрес на служителя.
3. Administrative Details: Включва информация като семейно положение, гражданство и други административни записи.

Чрез опцията Allow All администраторите могат да предоставят пълен достъп за редактиране на всички полета в която и да е от тези категории. Обратно, опцията Forbid All ограничава всички възможности за редакция. За по-специфични нужди, достъпът може да бъде персонализиран или частично предоставен, в съответствие с организационните изисквания. Тази нова функция осигурява по-голям контрол и гарантира, че достъпът до данни е съобразен с фирмените политики.

Custom Field

Потребителите могат да добавят нови данни за допълване на информацията за служителите (извън основната информация). Добавените данни могат да бъдат под формата на избори или текстови полета. Тези custom fields ще се показват в секцията за допълнителна информация в профила на служителя. Някои от custom fields, предоставени от Sentec EMS, включват fingerprint ID, NPWP (данъчен номер), кръвна група, BPJS JP (социално осигуряване за старост), BPJS Kesehatan (здравно осигуряване) и последно образование. Налице е превключвател за забрана или разрешаване на редакцията на допълнителната информация от Management или Employee приложението.

Tags

Tagging се използва за групиране на служители въз основа на специфични характеристики, които не са включени в основната информация или атрибутите на договора. Например, можете да създавате групи служители според спортните дейности, в които участват, или според етажа, на който работят.

Employment Level

Атрибутите в договорите се използват за определяне на нивото или степента на служителите.

NOTE

Моля, свържете се с EMS Team support, за да добавите ниво на заетост, което все още не е налично в списъка.

Department

Можете да настройвате и назначавате отдели според наличните във вашата организация. Чрез конфигуриране на отделите, системата автоматично ще класифицира и показва само отделите, свързани с вашата компания.

Можете да добавяте, назначавате или променяте отдели според структурата на вашата организация. След като отделите са конфигурирани, всяка функция, която изисква избор на отдел, ще показва само отделите, които сте дефинирали.

Teams

Sentec EMS въвежда нова функция за създаване и управление на групи от служители чрез функцията Teams.

По подразбиране служителите се групират според йерархията на отделите. Тази функция обаче позволява ръчно прегрупиране на служителите в по-специфични екипи според нуждите.

Тази функция е особено полезна за организиране на служители, които работят на shifts, като прави управлението на графиците по-ефективно.

---

Payroll

Преди създаването на payroll report трябва да бъде дефиниран payroll profile. Потребителите могат да променят payroll profile по всяко време, но тези промени няма да засегнат вече създадените payroll reports.

При конфигуриране на payroll можете също да активирате изчислението Prorate.

Когато превключвателят Prorate е активиран, системата автоматично ще изчислява заплатите на служителите, използвайки метода за пропорционално изчисление въз основа на конфигурирания период на payroll.

Пропорционалното изчисляване на заплатата означава коригиране на възнаграждението на служителя пропорционално според продължителността на неговия трудов договор в рамките на даден payroll период.

Тази функция помага да се:

• Осигури последователен метод за изчисление на payroll в рамките на един payroll период
• Предотвратят конфликти при изчисленията, причинени от едновременното прилагане на различни методи за ставки
• Подобри точността на payroll за служители, които започват работа, напускат или имат непълен работен период
• Опростят настройките на payroll чрез позволяване само на един активен метод за изчисление

Освен Prorate, можете също да конфигурирате Rate Configuration, която включва опциите Daily Rate и Hourly Rate. Тези опции осигуряват гъвкавост при определяне на ставката, която ще се използва при генериране на payroll.

Payroll може да бъде изчислен чрез Daily Rate, Hourly Rate или и двете. Просто активирайте желаната опция според работния статус, използван във вашата компания, за да бъде включена в процеса на изчисление на payroll.

Въпреки това, когато Prorate е активиран, опциите за конфигурация Daily Rate и Hourly Rate ще бъдат автоматично деактивирани. В този случай потребителите могат да използват само един метод за изчисление — Prorate или Daily/Hourly Rate.

ЗАБЕЛЕЖКА

• Изчислението Hourly Rate включва както часове, така и минути.
• Ако Prorate и Daily Rate са активирани едновременно, системата ще приложи само изчислението Prorate.
• Ако Prorate е деактивиран и Daily Rate и Hourly Rate са активирани едновременно, системата автоматично ще приложи изчислението Hourly Rate.

Освен това, в менюто Setup Payroll, потребителите с достъп до настройки и конфигурация могат да преглеждат salary slip preview след избор на желания payroll profile. Тази функция позволява проверка на детайлите преди генериране на payroll report, като гарантира точността на данните.

За да се уверите, че избраният payroll profile е правилен, използвайте функцията за симулация.

В менюто accounts потребителите могат да видят списък с наличните акаунти в избрания profile, заедно с описанията и формулите за всеки акаунт. Шаблоните за payroll reports са налични по-долу. Уверете се, че данните за данъци са пълни за целите на данъчното отчитане.

NOTE

Payroll profile ще бъде създаден от EMS team според нуждите на компанията. Ако е необходим нов шаблон за отчет, моля, свържете се с EMS team.

Tax Data Setup (Indonesia Tax Withholding)

За Indonesian tax withholding данъчните данни трябва да бъдат конфигурирани в Payroll Setup.
Тази настройка е задължителна, тъй като информацията ще бъде използвана като tax withholder identity в официални данъчни документи, като Form 1721-A1.

Ако данъчните данни са непълни или невалидни, системата няма да може да генерира правилно данъчния фиш.

Необходимите данъчни данни включват:

• NPWP
  Серийният номер на фирмения NPWP, използван за данъчни удръжки.
  Този NPWP ще се появи като withholder’s NPWP в данъчния фиш.

• NPWP Holder
  Името на лицето, отговорно за данъчните удръжки.
  Обикновено това е General Manager (GM), Finance Controller (FC) или Tax Leader, в зависимост от вътрешната структура на компанията.

• Nama Pemotong
  Официалното име на данъчния удържател, регистрирано за индонезийско данъчно отчитане.
  Това име ще бъде показано в Tax Withholding Slip (Form 1721-A1).

NOTES

• Всички данъчни данни трябва да отговарят на официалния NPWP формат и индонезийските данъчни регулации.
• Конфигурираните данъчни данни се прилагат автоматично към:
  • Annual Recap
  • Tax Withholding Slip (Form 1721-A1)
• При актуализиране на данъчните данни, промените ще се отразят само в новогенерираните документи.

Уверете се, че тази информация е прегледана и валидирана преди генериране на каквито и да е tax withholding slips, за да се избегнат грешки в официалното данъчно отчитане.

Payroll Approver

В менюто Setup Payroll потребителите могат не само да конфигурират payroll компонентите, но и да активират и управляват функцията за верификация. Чрез тази функция могат да се дефинират необходимите нива на одобрение според нуждите.

Подпис в разписката за заплата (Salary Slip Signature)

Като допълнителна функция, потребителите могат да добавят подпис, който ще бъде автоматично генериран и показан в разписката за заплата.

Attendance (Присъствие)

---

Метод на отчитане (Record Method)

Sentec EMS поддържа различни методи за отчитане на присъствието на служителите. В момента са налични две опции:

• Използване на личните устройства на служителите (чекиране чрез мобилен телефон)
• Интеграция с машина за пръстови отпечатъци (проверете дали вашата компания планира интеграция със Sentec EMS)

За да интегрирате машина за пръстови отпечатъци със системата EMS, уверете се, че устройството отговаря на следните изисквания:

• Машината трябва да поддържа функцията ADMS Server (потвърдете това с доставчика на устройството).
• Машината трябва да бъде свързана към интернет/LAN мрежа.
• Трябва да подготвите PC/VM, който може да работи непрекъснато (24/7) като интерфейс.

Пълната документация е достъпна тук:
Документация за интеграция на пръстов отпечатък

Моля, изберете една или и двете опции, за да ги активирате.

INFORMATION

Свържете се с екипа на Sentec EMS, ако вашата машина за пръстови отпечатъци отговаря на всички изисквания и желаете да я интегрирате със Sentec EMS.

Настройки на присъствието (Attendance setup)

По-долу са описани настройките за толеранс на време и радиус на точката за отчитане на присъствието:

• Radius (Радиус): Толеранс за местоположението на присъствието спрямо зададената точка, измерен в метри.

• Time In Late: Допустимо закъснение спрямо планираното работно време, измерено в минути.

• Time Out Early: Допустимо по-ранно напускане спрямо планираното работно време, измерено в минути.

• Time In Early: Допустимо по-ранно пристигане спрямо планираното работно време, измерено в минути.

• Time Out Late: Допустимо по-късно напускане спрямо планираното работно време, измерено в минути.

• Take Photo: Превключвател за изискване или изключване на селфи по време на присъствието. Ако е False, камерата няма да се активира; ако е True, служителят трябва да направи селфи.

• View Record Validation: Позволява на потребителите (мениджмънт) да показват или скриват валидирането на местоположение и снимка по време на отчитане. Ако е True, системата ще показва резултатите от валидацията в приложението на служителя. Ако е False, тези резултати няма да се показват.

• Count Overtime: Настройка за изчисляване на работното време, което надвишава планираната смяна (час на check-out). Стойността е в минути. Ако е зададена 0, системата ще започне да изчислява извънредния труд от края на планираната смяна до момента на check-out.

• Check in/out Outside Attendance Point: Опция за определяне дали присъствие извън зададената локация е позволено (True) или отхвърлено (False).

• Schedule Change Auto Approved: Определя дали заявките за промяна или размяна на график, подадени от служители, се одобряват автоматично. Ако е True, заявката се одобрява автоматично и става активна. Ако е False, заявката трябва първо да бъде одобрена от ръководителя на отдел (HOD).

• Schedule plan auto active/approved without approval from HOD: Ако е True, всеки график, създаден от Creator, автоматично става активен и достъпен за служителите без одобрение от HOD. Ако е False, графикът трябва първо да бъде одобрен от HOD.

• Hourly Rate Tolerance: Определя начина на закръгляне на отработените часове. Стойността е в минути.

  • Например, ако е зададена 25, отработеното време ще се закръгля нагоре след 25 минути.
  • Ако е 0, не се прилага закръгляне.
  • Например, ако служител работи 1 час и 45 минути, ще се отчете като 1 час, когато закръглянето е 0.

• Start From Schedule: Ако е избрано True, продължителността на работата се изчислява въз основа на предварително зададения график. Ако е False, се изчислява въз основа на реалните часове check in и check out.

• Employee Location: Ако е True, местоположението на служителя е задължително при check-in или check-out.

• Record Note: Ако тук са конфигурирани предварително зададени бележки, служителите могат да изберат една от тях като бележка при отчитане на присъствието.

• Restrict Clock-In: Функция, която ограничава възможността за check-in след изтичане на разрешения времеви лимит, със следните настройки:

  • Time In Late – гратисен период.
  • Restrict Check-In – допълнително разрешено време след гратисния период.

  След изтичане на общото разрешено време бутонът Check-In вече няма да бъде достъпен.

  Пример:

  • Time In Late: 10 минути
  • Restrict Check-In: 90 минути

  Служителите могат да се чекират до 100 минути след планирания начален час. След това check-in няма да бъде позволен.

Attendance Location (Локация за присъствие)

Компаниите могат да създадат повече от една точка за отчитане на присъствие в Sentec EMS, което е идеално за организации с няколко сгради или офиси. Sentec EMS поддържа разлики във времето между тези точки за присъствие, като използваното време за отчитане е местното време на всяка точка.

Всяка локация за присъствие трябва да има зададени географски координати и часова зона. Компанията трябва също да избере една основна (default) локация, която ще се използва като главна точка за присъствие, когато има повече от една.

Dynamic Location (Динамична локация)

Sentec EMS поддържа и конфигурация на динамични локации за служители, които са в командировка или работят от вкъщи (WFH).
Функцията Dynamic Location позволява на компаниите да добавят временни точки за присъствие, като изберат опцията Dynamic Location. След активиране могат да се въведат име на локацията и часова зона, които ще важат за служителя.

Work Schedule (Работен график)

Sentec EMS поддържа персонализируеми работни графици. Компаниите могат да създават различни графици според нуждите си. Съществуват два типа работни графици:

• за редовни служители
• за служители на смени

Наличните настройки за конфигуриране на работен график са:

• Schedule Code and Color: Използва се като уникален код за работния график и се прилага и при генериране на отчети. Кодът е ограничен до максимум 5 символа.
• Sort: Числова стойност за подреждане на типовете графици (от най-малък към най-голям).
• Shift: Отбележете, ако създаваният график е график на смени.
• Custom Hour: Отбележете, ако работните часове се определят ръчно при създаване на графика.
• Day Off: Отбележете, ако този график представлява почивен ден.

NOTE

Компанията трябва да определи един график като default (по подразбиране).

За визуално ръководство стъпка по стъпка можете да гледате видео урока за добавяне на нов работен график по-долу:

Location Tag & QR Code

Sentec EMS вече поддържа Location Tag, което позволява на служителите да регистрират присъствието си чрез сканиране на QR код на определено място.

Location Tag може да бъде конфигуриран за всяка зададена локация за присъствие. Всеки таг покрива конкретна зона според конфигурираните настройки на местоположението.

Всяка локация за присъствие вече включва опция Location Tag, която позволява добавяне на множество тагове за различни зони в рамките на една локация.

За всеки Location Tag:

• Автоматично се генерира уникален QR код
• QR кодът може да бъде поставен на съответното физическо място
• Служителите трябва да отбележат присъствието си чрез сканиране на QR кода на определената локация

Можете да добавяте неограничен брой Location Tag. Всеки таг автоматично генерира уникален QR код, който може да бъде поставен на съответната физическа локация. Служителите трябва да сканират QR кода на определеното място, за да регистрират присъствието си.

Правила за Location Tag

• Location Tag определя конкретни точки за чекиране (clock-in) и приключване (clock-out) в рамките на дадена зона.
• За всеки Location Tag се генерира QR код, който може да бъде изтеглен и поставен на съответната физическа локация.
• QR кодовете могат да бъдат обновявани (refresh), за да се генерира нов код, без да се променя същият Location Tag.
• Служителите трябва да активират и разрешат достъп до местоположение на своето устройство преди сканиране на QR кода.
• Служителите трябва да извършват check-in и check-out, използвайки един и същ QR код и Location Tag.
• Ако служител се чекира в няколко Location Tag, всяка активност ще бъде записана като лог.
• Първото чекиране за деня се записва като официално начало на работното време.
• Последното отчекиране за деня се записва като официален край на работното време.
• Ръчно въвеждане на присъствие за записи чрез Location Tag в момента не се поддържа.

Overtime Profiles (Профили за извънреден труд)

Функцията Overtime Profiles в Sentec EMS позволява на компаниите напълно да персонализират начина на изчисляване на извънредния труд (OT) според вътрешните политики или изискванията на трудовото законодателство.
Администраторите могат да създават различни профили, които определят правила за ставки, времеви толеранси, прогресивни изчисления и лимити на продължителността.

Наличните настройки включват:

• Max Duration & Tolerance: Контрол на лимитите и гратисния период за извънредния труд.

  
  • Max Duration (Minutes): Определя максималното позволено време за извънреден труд на ден.
    Пример: Стойност 120 означава до 2 часа извънреден труд на ден.
  • Tolerance (Minutes): Минималната продължителност, която ще бъде отчетена като извънреден труд.
    Пример: Ако е зададена 60, извънреден труд под 60 минути няма да се изчислява.

• Progressive Calculation: Когато опцията Is Progressive е активирана, извънредният труд се изчислява прогресивно.
  Пример: първият час – 1.5x, следващите – 2x.

• Rate Configuration: Определя как се изчислява ставката за извънреден труд.
  Има два метода:

  • Fixed Rate – фиксирана ставка или ставка по нива.
  • Formula-Based – изчисление на база основна заплата (например 1/173 * Salary).

• Tiers: Определят различни множители според продължителността на извънредния труд.

⚠️ Important Note About Tier Order

Редът на нивата (tiers) е изключително важен и влияе пряко върху изчисленията.

---

Leave (Отпуски)

---

В менюто Leave Setup ръководството може да конфигурира одобрението на отпуските от организационен или административен ръководител, или да активира опцията Both, за да може служителят да избере.

Компаниите могат да създават различни типове отпуски – редовни и допълнителни (extra leave).

Наличните настройки за типовете отпуски включват:

• Activated After (days): Брой дни след постъпване на работа, след които отпускът може да се използва.
• Auto Entitlement: Автоматично добавяне на право на отпуск.
• Max Limit: Максимален лимит за натрупване.
• Expiring In: Период до изтичане на отпуска.
• Auto Reset: Автоматично нулиране на отпуските.
• Is paid leave: Определя дали отпускът е платен или неплатен.

NOTE

Служителите не могат да използват отпуск автоматично. За всеки служител трябва да бъде създаден leave profile.

За подробен видео урок вижте видеото по-долу:

Recruitment

---

Модулът Recruitment в Sentec EMS е създаден с цел да оптимизира процеса по управление на подбора на персонал във всяко звено. Преди да използвате този модул, е необходимо да се извърши първоначална конфигурация в менюто Сетъп, за да се съобрази с нуждите на звеното.

Конфигурацията на модула Recruitment може да бъде достъпена чрез Конфигуратион > Сетъп. Налични са три основни настройки:

Requirements

Изискванията, които ще се показват при публикуване на свободна позиция в Job Portal. Това са документи или информация, които кандидатите трябва да предоставят при кандидатстване, като например лична снимка, семейна карта, свидетелство за съдимост и др.

Note

Няма ограничение за броя на изискванията

За да добавите нов тип изискване:

• Кликнете върху бутона + от дясната страна
• Въведете следната информация:
  • Name – името на изискването
  • Type – изберете тип на полето (text, selection или document)
  • Activation Status – активиране или деактивиране на изискването

Boards

Създаване на Kanban Board шаблон за процеса по подбор на персонал според конкретни нужди, например подбор за HOD позиции.
За да създадете нов борд:

• Кликнете върху бутона + от дясната страна
• Въведете следната информация:
  1. Board Name – име на шаблона
  2. Description – кратко описание
  3. Activation Status – активиране или деактивиране на борда

• След създаване на борда използвайте бутона Edit Column, за да добавите детайли за колоните. Колоните представляват етапите на процеса по подбор, през които всеки кандидат преминава преди да му бъде предложен договор.

1. Кликнете Add Column, за да добавите процесна колона
2. Въведете Column Name и Description, след което активирайте колоната, за да се показва в Kanban
3. Добавете колони според нуждите на процеса (няма ограничение за броя колони)

• Назначете Reviewer за всяка колона, като кликнете Add Reviewer. Reviewer-ите са служители, упълномощени да проверяват или интервюират кандидати.

1. Въведете името на служителя (разрешени са cross-property назначения)
2. Reviewer-ите могат да бъдат променяни при създаване на свободна позиция

Job Portal

Персонализирайте настройките за визуализация на компанията в Job Portal:

• Header Photo – качете хедър снимка във формат JPG/PNG
• Company Profile – попълнете описание на компанията
• Employee Range – въведете диапазон на броя служители

Конфигурацията на модула Recruitment е изключително гъвкава и може да бъде адаптирана към нуждите на всяка локация. Уверете се, че всички настройки са коректни преди създаване на свободни позиции в Job Portal. При промяна на изискванията настройките могат да бъдат актуализирани по всяко време.

Разгледайте визуалното ръководство във видеото по-долу:

Finance

---

Модулът Finance в Sentec EMS е създаден, за да подпомогне компаниите при ефективното управление на политиките за заеми. Той позволява управление и проследяване на процеса по отпускане на заеми и погасяванията за всеки служител.

В настройките на Finance е добавена и функцията Compensation Conversion, която позволява конфигуриране на компенсацията за извънреден труд според нуждите на компанията.

Можете да настроите модула Finance чрез Конфигуратион → Сетъп, като наличните функции са:

• Multiple Loan – позволява на служителите да имат повече от един активен заем едновременно
  (Задайте True, ако това е разрешено)
• Max Loan – максимална сума на заема за едно заявление
• Min Loan – минимална сума на заема за едно заявление
• Max Installment – максимален брой вноски
• Min Installment – минимален брой вноски
  (Ако е зададено 1, заемът трябва да бъде изплатен поне за един месец)

Compensation

Компаниите могат да определят как се компенсират извънредните часове – като допълнителен отпуск или като част от заплатата.

В Sentec EMS могат да бъдат конфигурирани два типа компенсации:

• Overtime → Leave – преобразува одобрените извънредни часове в допълнителен отпуск
  Компанията може да избере наличен тип отпуск (например Annual Leave, Compensation Leave и др.)

• Overtime → Payroll – позволява конфигуриране на начина, по който извънредният труд се отразява в payroll компонентите

Настройка на Overtime to Leave:

1. Кликнете върху бутона +
2. Въведете:
   • Name – име на компенсацията
   • Type – изберете Overtime to Leave
   • Compensation Mapping – изберете тип отпуск
   • Description – описание
   • Active Toggle – активиране/деактивиране

Настройката за Overtime to Payroll следва същите стъпки и може да бъде свързана с всеки наличен payroll компонент.

Пример:
Ако е свързано с Other Allowance, компенсацията ще се появи като Other Allowance във фиша за заплата и ще бъде включена в изчисленията.

NOTE

Ако желаете извънредният труд да има собствен акаунт, свържете се с екипа по поддръжка на Sentec EMS.

Loan Account

Функцията Loan Account позволява свързване на заемите с master accounts в payroll системата.
Можете да добавите собствен loan account и да го използвате едновременно в модулите payroll и finance.

NOTE

Можете да се свържете със Sentec EMS Support Team, ако е необходимо създаване на нов loan account.

Пример:
Ако loan account е свързан с Deduction, сумата за погасяване ще се отчете като удръжка в payroll.

NOTE

При добавяне на нов заем за служител, създадените тук акаунти ще се показват като опции в Loan Account модула Finance.

Настройка на Loan Account:

1. Кликнете върху +
2. Въведете:
   • Account Name – име на акаунта
   • Master Account – изберете master account
   • Active Toggle – активиране/деактивиране

NOTE

Можете да деактивирате, редактирате или изтриете loan account, ако все още не се използва.
Промени не са възможни за акаунти, които вече са в употреба.